行政管理制度
一、 总则
为加强公司行政后勤规范化管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，给员工创造一个舒适的生活环境，公司现制定本制度。
二、 礼仪纪律
（一）遵守国家法律、法规，遵守公司的各项规章制度及所属部门的管理实施细则
（二）热爱公司，热爱本职工作，关心并积极参与公司的各项管理。
（三）树立全局观念，服从指挥，主动配合，共同搞好相关工作，充分发挥团队精神。
（四）遵守社会公德，团结友爱，相互尊重，礼貌待人，树立公司良好形象。 （五）保守公司商业机密，爱惜公司财物，自觉维护公司的团结稳定及良性运
作。
（六）不营私舞弊，不滥用职权，不拉帮结派，自觉维护公司的团结稳定及良性运作。
（七）恪守职责，不越权行事，如遇紧急情况，妥善处理后要及时向上级报告。 （八）实事求是，不搞形式主义;坚持原则，不以工作之便谋私利。
（九）不得将公司物品擅自带出公司，不得将公司资料据为已有，对内封锁，对外泄露。
（十）不任意翻阅、复制不属于本职范围的文件、函电。
（十一）工作时间要精神饱满，穿着得体，谈吐文明，举止庄重。
（十二）在办公场合不允许大声喧讲、交谈、接听电话影响他人工作。 （十三）严格要求自己，积极进取，努力钻研业务，与公司共同成长。
二、会议管理 （一）会议分类： 1、周会
时间：每周一上午九点。 与会人员：公司全体员工 会议安排：
（1） 总结本周的工作完成情况及需要解决的重大问题，下周工作计
划；
（2） 集中解决各部门的协调问题、疑难问题； （3） 安排下周工作； 2、年终销售总结会 时间：（待定）
与会人员：总经理、营销部全体员工等。 会议安排：
（1） 总经理组织，提前安排内容，办公室应在会议召开日一周以前向
与会人员发出会议通知，并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。各参会人员需提前准备总结材料及上报，以备讨论。
（2） 总结本年度业务情况及对每个业务人员进行业绩点评，公布业
绩，评选销售能手并予以奖励，对未完成公司销售任务的实施相应惩罚或补救措施。
（3） 对下一年度销售工作进行预测，研讨行业发展趋势及销售工作的
对策，安排下达下一年度工作计划。
3、临时会议
总经理根据实际情况，临时组织召开，由办公室负责通知参会人员，对重大事宜须专题讨论研究。
（二）会议纪律
1、办公室须及时发出会议通知，并向与会者明确会议召开的时间、地点、参加人员、会议内容以及与会人员须携带的文件材料和其他相关事项。
2、会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。
3、办公室须认真做好会议记录，并做到会议结束后的会议记录的整理备案、文件退收工作、会议文件的汇编，完善会务工作。
4、所有与会人员要严格遵守会议的开始时间，无故不得迟到、早退。迟到人员计入会议记录。
5、不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。
6、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。 7、会议期间须将手机关掉。
8、会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席。 9、内部会议内容须做到保密。
10、 与会人员须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。
（三）会议记录
1、会议由办公室制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议时间，地点，与会人员，会议所议事项。
2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。
3、会议纪要的结论经与会人员确认无误，经办公室审核后，存档。
（四）会议跟进
1、会议议定事项由办公室主持分解到相关部门落实办理。 2、办公室指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。 3、办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。 4、重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。
三、 文件收发管理 （一） 公司的文件由办公室拟稿，由总经理签发。 （二） 业务文件由有关部门拟稿，部门经理审核，签发。 （三） 属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密管理规定，由专人印制、报送。 （四） 经签发的文件原稿送办公室存档。
（五） 外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办。
四、 文件打印、复印及传真管理 （一） 公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子版文件。 （二） 除重要文件打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。 （三） 禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件，禁止私自为外单位打印或传真文件资料。特殊情况需经总经理批准。 （四） 在外打字复印等所发生的费用，须做出详细登记（登记内容：日期、页数？全额？用途），报经办公室，给予报销。
五、 档案管理 （一） 归档范围：公司的业务计划、经营情况、项目情况、通告、通知、会议记录、简报、重要电话记录、接待来访记录、决议、决定、协议、合同、公司发文、客户资料、各类规章制度、办法、人事档案、工资资料、财务资料、公司行政文件以及添置设备、财产的产权等具有参考价值的文件材料。 （二） 档案统一由办公室指定专人负责管理，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 （三） 档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。 （四） 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到破坏）。 （五） 加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。 （六） 档案的借阅与索取
1、向办公室保管人员办理相关的借阅手续后，方可提档。
2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，属机密档案的，须经总经理批准后方可摘录和复制。
3、一般内部档案经办公室负责人批准后可摘录和复制。 （七） 档案的销毁 1、 任何组织和个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 2、 对超过保存期限的档案，档案管理人员需填写档案销毁申请单，经总经理批准后方可销毁。 3、 经批准销毁的公司档案，档案人员须认真核对，将批准的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档，并由专人监督销毁。
六、 保密管理 （一） 保密范围：
1、 公司重大决策中的秘密事项；
2、 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
3、 公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；
4、 公司的客户信息及资料； 5、 公司的项目信息及资料；
6、 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表； 7、 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息； 8、 公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料； 9、 公司内部管理制度；
10、 其他经公司确定应当保密的事项。
（二） 保密措施 1、 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、手法、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或部门负责人指定专人执行； 2、 非总经理批准，不得复制和摘抄； 3、 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密； 4、 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理。 5、 对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，并且公司有权追究当事人的经济和法律责任。
七、 印鉴管理 （一） 公司现有公章（公司行政章）、公司合同专用章。 （二） 印章由办公室保管，印章应妥善保管，不得随便放置。需要施印时按程序由总经理签字后方可施印。 （三） 公司行政章（以下简称公章）是代表公司对外联系的主要印鉴，凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章，使用时需经总经理（或总经理委托授权）签发。 （四） 公章合同专用章适用于公司与客户签订的业务合同，使用时需经总经理（或总经理委托授权）签发。 （五） 印章原则上不得外借、外带，如需外带，必须经总经理批准后，到办公室办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能再工作时间以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。 （六） 使用印章必须由用印人严格履行登记手续，由他人代替登记的，需做出详细说明。实行谁用印，谁登记，谁负责。 （七） 公司所有加盖印鉴的文书应统一编号登记，以备查询，存档。 （八） 在公章使用中，如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理，造成的一切经济损失，由有关人员承担责任。 （九） 不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章，特殊情况需经总经理签批方可借出。归还公章时，须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查。凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任。 （十） 印章保管人外出时，应将印章交给指定的临时代管人保管。
（十一） 印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向总经理汇报予以备案，办理补刻手续并在报刊上发表遗失声明。
（十二） 各部门新刻或改制印章，须报公司总经理批准后方可办理，并由办
公室登记备案。
（十三） 印章管理人员应做到坚持原则，立场坚定，严格管理，保守秘密。印章持有人违反管理制度，造成印章遗失或使用不当，公司将按严重违规处罚，并追究相应的经济责任和法律责任。
八、 办公用品管理
（一）本制度中的办公用品指日常办公用品及一些低值易消耗品，包括办公文具用品、打字（复印）用纸、待客物品等。
（二）购置
1、凡公司购买的办公用品，原则上均纳入公司年度购物计划，并添置年度购物呈报表。各部负责人将该部门年度所需要的办公用品指定计划提交办公室，由办公室人员核对购买物品，查阅“供应商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价并进行议价，再整理报价资料，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后，方可购买。
2、 办公用品由办公室统一购置，未经批准不得随意购置（特殊情况除外）。 3、 临时急需购买之物品，在保证质量的前提下，价格要低于或等于市场价，不得以高于市场的价格购买物品。在购买物品前要填写办公用品请购单，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后方可购买，并作为报账的原始凭证之一。 4、 物品的采购原则上不得由一个人购买。
5、 如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品，由采购的人员负责退货，若给公司造成经济损失，由采购人员照价赔偿。
6、 采购人员将物品购回后要填写物品入库单，凭销货发票和入库单按规定办理报销手续。
7、 负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、
（三）发放
1、办公室严格执行办公用品领用手续，厉行节约，遵循领用定时、限额、限量原则。领用者应妥善保管并节约使用办公用品。
2、根据实际工作需要分发给各个部门，各部门要由专人负责领取物品，并在领取单上签字，由办公室登记造册保管。 3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室负责人批准后方可领用。
4、公司新聘员工的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。新员工需在领用表中签字确认。
（四）保管
1、公司办公用品均由办公室统一管理。
2、各部门办公用品或财产要认真管理，实行部门领导负责制，办公财产在保修期内如有损坏由保修单位负责维修，保修期后如因部门原因或个人原因损坏、丢失，由部门或个人负责。
3、单位任何办公用品及财产不得流失或据为己有，否则，将追究相关人员责任。 4、因工作需要配备给个人的用品，在工作调动或离岗之前，必须归还单位办公
小型公司行政管理制度
