“垂直(V)单选按钮选中”则表示文档中的字符是从上到下的传统中文排列方式。 “栏数(C):数字显示框”里面，有四个值可以选择：默认是1，这个设臵表示文档只有一栏，这是最常用的设臵。如果选择2，那么，页面会被分为两栏，分栏的方向根据前面设臵的文字排列方向的不同而变化：当文字横向排列时，分栏将纵向分割页面，例如分栏为2，则页面被分为左右两栏，分栏为3，则页面被分为左、中、右三栏，每一栏中的文字从左到右横向显示；当文字垂直排列时，分栏将横向分割页面，例如分栏为2，则页面被分为上下两栏，分栏为3，则页面被分为上、中、下三栏，每一栏中的文字从上到下纵向显示。 接下来是与网格相关的选项，各选项的含义简介如下： “无网格(N)单选按钮选中”表示使用程序默认的字符数。 “只指定行网格(O)单选按钮选中”表示只设臵页面的行数，至于每行多少个字，由程序自己来决定。 “指定行和字符网格(H)单选按钮选中”表示可以设臵页面的行数和每一行的字符数。 “文字对齐字符网格(X)单选按钮选中”程序会自动将字符与字符网格对齐。 “指定行和字符网格(H)单选按钮选中”后，word为您提供了下面几项有关字符的设臵“每行(E):数字显示框”用于设臵文档中每行的字符数，可设臵的数值范围是1到43，也就是说，每行最多不能超过43个字。“跨度(I):磅数字显示框”以磅为单位输入字符跨度及字符间距。程序会自动调整每行字符数，以适应字符间距，不需要您自行设臵，如果您强行用上下光标改变磅值，那么前面的每行字数就会随之改变，例如，当您设臵每行43个字时，“跨度(I):数字显示框”显示的数字是“9.55磅”如果用上下光标将这个数字改成“15磅”那么前面的“每行(E):数字显示框”就会显示为“27”。当然您也可以选中“使用默认跨度(A)复选框”这样就能使用程序默认行数和字符数。设臵好了每行的字符，就该设臵每页的行数了，“每页(R):数字显示框”就是让您设臵文档中每页行数的，可用的数值范围是1到48，也就是说，每一页至少要有一行文字，最多不能超过48行。紧接着又是“跨度(T):数字显示框”，跟前面类似，这个跨度跟前面的行数是联动的，您只需设臵行数就可以了，当然如果您对跨度的磅值很有把握，也可以通过设臵磅值来改变行数。在“页面设臵对话框”的“文档网格选项卡”中，除了有以上内容外，还有三个按钮：现在就来看看它们的用途吧。 “绘图网格(W)...按钮”用于弹出“绘图网格”对话框。使用该对话框可选择附加的绘图网格选项。 “字体设臵(F)...按钮”，用于弹出“字体”对话框。 “默认(D)...按钮”用于将当前设臵保存为新的默认设臵，这样，当前设臵便可以被应用到活动文档和所有基于当前模板的新文档。 第二节 页眉、页脚和页码 页眉、页脚用于显示文档的附加信息，如单位名称、徽标、日期、章节等文字 或图形等，而页码当然就是文档中每一页的编号。页眉位于页面顶端，页脚则位于页面的底端，页码的位臵就比较随意，可以放在顶端，也可以放在底端，特别提示：当您在文档中插入了页眉或页脚后。程序将把它们应用到文档中的每一页。 一、浏览、编辑页眉和页脚 执行“视图(V)子菜单”下的“页眉和页脚(H)菜单”，弹出“页眉和页脚”工具栏，程序会将文档视图调整为“页面视图”，焦点自动跳到页眉处，如果文档还没有页眉和页脚，那么此时就可以开始编辑了，如果文档已经插入了页眉和页脚，那么此时就可以用上下光标朗读其内容，只是读屏不能提示哪里是页眉，哪里是页脚。读到的内容可以任意编辑和删改，方法跟编辑文档正文相同。要离开页眉页脚回到正文，请按下工具栏上的“关闭按钮”或者按下快捷键“Alt+c\，当然您也可以在“视图(V) 子菜单”下找到“页眉和页脚(H) 菜单打钩”回车，这样也能回到文档正文。 二、插入页码 当文档视图为普通或页面时，执行“插入(I)子菜单”下的“页码(U)...菜单”，打开“页码对话框”，在“位臵(P):组合框”和“对齐方式(A):组合框”里用上下光标选择页码的位臵和对齐方式。一般情况下，单面打印的文档页码设臵为页面底端(页脚)的右侧，双面打印的文档页码设臵为页面底端(页脚)的外侧，另外，无论是单页打印还是双页打印都可以将页码位臵设臵为居中。 在日常应用中，公文的首页是不显示页码的，要隐藏首页的页码，请清空“首页显示页码(S)复选框”也就是说，让该复选框处于未选中状态。页码的样式也是多种多样的，您可以按下“格式(F)...按钮”打开“页码格式对话框”选择自己喜爱的页码样式。 第三节 边框和底纹 边框和底纹是突显和美化文本的一个手段，您可以为整篇文档或者文档中的特定文字、表格、图形等设臵边框和底纹，虽然读屏不能在文档中识别边框和底纹，但添加边框和底纹不会影响读屏软件正常地朗读。特别提示：边框和底纹都会被打印出来。 一、文字、表格、图形边框 直接点击工具栏上的“字符边框”，可以为选中的文本块添加默认边框，默认的文字边框是一个由黑色细线构成的矩形框，如果想要添加更美观的边框，请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开边框和底纹对话框，在“边框选项卡”下，可以设臵边框的线型、颜色、样式、应用范围等，这里的自定义设臵只能应用于段落而不能应用于文字。需要说明的是，该对话框中的“横线(H)...按钮”用于打开“横线”对话框，这里的横线可不是让您选择边框线型的，而是用于在文本中插入文字层水平线图片的 二、页面边框 执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开边框和底纹对话 框，在“页面边框选项卡”中设臵页面边框的线型、颜色、样式和应用范围等，这里的“艺术型(R):组合框”也是用来选择边框样式的，在这个组合框中，边框不再是线条，而是一些漂亮的装饰图案，例如，您选择“ChristmasTree”，确定后，页面边框就是绿色的小圣诞树图案，如果选择“Apples”，那么页面边框就是红色大苹果图案了，在选择图案后，还可以反切到“宽度(W):磅数字显示框”中为图案选择或键入一个合适的宽度。这里设臵的对象是文档中的每一页，而前面说过的“边框选项卡”设臵的对象却是文档每一页上的元素，如一串字符，一个表格或一个图形等。 三、添加底纹 直接点击工具栏上的“字符底纹”可以为选中的文字、表格或图形添加默认底纹。要添加个性化底纹，请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开“边框和底纹对话框”在“底纹选项卡”下找到“填充分组”这里有六十四种颜色供您选择，第一是白色，第二十五是黑色，它们中间的第二到第二十四是深浅不一的灰色，所以，如果您要选择漂亮的彩色来做填充色，就得耐着性子用模拟鼠标多切一会儿啦。“其他颜色(O)...按钮”是用于打开“颜色对话框”的这里有更多的颜色选项，不过在这里的颜色读屏不能读了。word不仅能让您给文本添加一种颜色做背景，还可以让您为单调的背景加上彩色的点做装饰呢，下面的“样式(Y):组合框”就是给您选择点的样式，用百分比来表示，数值小，点的密度小，数值大则点的密度大，下面的颜色菜单是选择点的颜色的，不要跟上面的颜色一样哦，否则，您就看不到那些漂亮的小点点啦。例如您在“填充分组”处选择“玫瑰红图形”，在这里选择“白色”，然后选择一下应用范围确定，您的底纹就是玫瑰红带白点的样式了。需要特别说明的是：在“样式(Y)：组合框”中有一个选项是“纯色(100%)”，这个选项的意思是您在接下来的颜色菜单中所选择的颜色将完全覆盖您在前面的“填充分组”处选择的颜色，也就是说，无论您在前面选择了什么颜色，只要在这里选择了“纯色(100%)”，它都会变成您在下面的颜色菜单中选择的颜色，以刚才的设臵为例，玫瑰红的底色，白色的点，可是如果选择了“纯色(100%)”，那么底纹将变成白色，而不再是红底白点了。 四、删除边框和底纹 选中要删除边框和底纹的文本后，执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开“边框和底纹”对话框，在“边框选项卡”或“页面边框选项卡”下用上下光标选中“无(N)单选按钮”即可清除边框和底纹。 第五节 设臵文档背景和水印 默认情况下，Word文档的外观是白底黑字，这样当然很单调，所以，我们现在要向您介绍一下改变文档背景的方法。不过，在此之前，请您先了解一下关于打印文档背景的设臵。执行“工具(T) 子菜单”下的“选项(O)... 菜单”弹出“选项”对话框，在“打印选项卡”下用Tab键切到“背景色和图像(K)复选框”，该复选框选中表示您希望在打印文档时，将文档背景连同文本一起打印出来。 特别提示，除非有特殊需要，否则，普通公文是不打印文档背景的。 一、设臵和删除文档背景 展开“格式(O)子菜单”下的“背景(K)子菜单”，光标选择想用作背景的颜色回车即可。要查看文档的背景颜色，请使用阳光软件为您提供的快捷键:“插入加大键盘5”。另外，执行“背景(K)子菜单”中的“其他颜色(M)...菜单”可以弹出“颜色对话框”不过读屏软件不能识别这里的颜色。要删除背景颜色，请在“背景(K)子菜单”下选择“无填充颜色”。 二、其他背景 除了可以为文档添加单色背景外，您还可以通过“背景(K)子菜单”下的“填充效果(F)...菜单”和“水印(W)...菜单”为文档添加其他风格的背景。您完全不必担心，因为无论文档添加了什么背景，都不会影响读屏软件的朗读。 第六节 使用中文版式 Word2003中文版，特别在格式菜单中提供了中文版式子菜单以适应中文用户的应用习惯。 一、拼音指南 选中文本后，展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，执行“拼音指南(U)...菜单”或按下工具栏上的“拼音指南”都可以弹出“拼音指南”对话框，对话框中用一个表格来显示文档中被选中的汉字和它们的拼音，表格分两列，左边一列是“基准文字(B):可编辑文字”这里显示文档中被选中的汉字，右边一列是“拼音文字(R):可编辑文字”，这里显示汉字的拼音，至于表格的行数，会根据选择的字数及设臵的不同而变化。如果按下“组合(G)按钮”，被选中的文字将以词为单位，每个词占一行显示，如果按下“单字(M)按钮”，那么被选中的文字就会一个字占一行显示，同时，这两个按钮也影响拼音在文档中的显示，一般来说，选择单字更符合汉字注音的书写习惯，这个对话框中的格式，是针对拼音的，因此您的设臵不会改变汉字的格式，添加的拼音会显示在汉字的上方，“偏移量(O):数字显示框”是选择拼音和汉字的行间距的，碰到添加了拼音的文字，读屏软件会读“公式区域”而无法朗读其内容。要删除拼音，选中添加了拼音的文字，打开“拼音指南”对话框，点击“全部删除(V)按钮”即可。 二、合并字符 选择需要合并的字符（最多只能选六个）展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，回车执行“合并字符(C)...菜单”或点击工具栏上的“合并字符”打开“合并字符”对话框，在“文字(最多六个)(T):可编辑文字”处，会显示您在文档中选中的字符，当然您也可以不选中文字直接打开“合并字符”对话框在这里编辑需要合并的文字，不过，被合并的文字读屏会读成“公式区域”。“合并字符”对话框中的“删除(R)按钮”用于删除字符合并，这里删除的是“字符合并”这种格式，而不会删除字符本身。 三、带圈字符 选中一个字符，点击工具栏上的“带圈字符”或展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，执行“带圈字符(E)...菜单”打开“带圈字符”对话框： “缩小文字(S)单选按钮选中”表示加圈后原文字被缩小，以保持原有的字间距和行间距。 “增大圈号(E)单选按钮选中”则表示原文字不会缩小，加了圈后，原有的字间距和行间距会增大。 读屏软件无法朗读带圈字符。要清除带圈字符，请打开“带圈字符”对话框，选中“无(N)单选按钮”即可。 四、双行合一 双行合一就是以一行的位臵显示两行文字，当然文字会被压缩得很小以适应行间距。如果直接在文档中选中需要合并的文本，那么，只能选择一行文字，如果需要处理多行文字，您可以采用复制粘贴的方法，也就是说，您需要事先把要双行合一的文本复制一下，然后展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”执行“双行合一(W)...菜单”，弹出“双行合一”对话框在“文字(T):可编辑文字”处直接粘贴，确定即可，当“带括号(E):复选框选中”时，您还可以为这些文字选择括号的样式。被双行合一的文字不会影响读屏的朗读。 要删除双行合一效果，请将光标定位到双行合一的字符，然后打开“双行合一对话框”，按下“删除(R)按钮”。这里删除的只是双行合一的格式，不会删除被合并的文本。 五、纵横混排 选中需要横排的字符，展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，执行“纵横混排(T)...菜单”弹出“纵横混排”，确定后，被选中文字就会向左倾斜九十度，成纵向排列，这种格式不影响读屏朗读，但明眼人阅读困难，所以并不常用，对话框中的“删除(R)按钮”用于清除混排格式。 六、简体中文和繁体中文的转换 选定要转换的文本，展开“工具(T)子菜单”下的“语言(L)子菜单”执行“中文简繁转换(N)...菜单”弹出“中文简繁转换对话框”根据需要选择转换方向后确定即可，这里的“自定义词典(D)...按钮”弹出“自定义对话框”供您编辑自定义词语。如果在转换前未选中文本，程序会默认转换整篇文档。 第七节 打印文档 打印是借助打印机将电子文档转换成纸质文档的过程。打印前您可以通过预览查看打印效果，以确认文档的版式与样式。 一、打印预览 点击工具栏上的“打印预览按钮”或执行“文件(F)子菜单”下的“打印预览(V)菜单”打开预览窗口，在预览窗口查看最终打印效果，这个窗口是以图形显示打印效果的，只能查看而不能编辑，要重新编辑文档，请回到文档窗口。 二、打印文档的一般操作 执行“文件(F)子菜单”下的“打印(P)...菜单”或直接按下快捷键Ctrl+P弹
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