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人事档案管理制度
一、目的
将企业人事档案管理工作制度化,规范化;维护人事档案材料完整,防止档案丢失、损坏;便于相关人事档案材料的借阅和使用。 二、适用范围
适合公司总部及分(子)公司 三、人事档案分类
员工人事档案分为以下五大类: 1、入职档案
(1)个人简历、员工信息表(2-3-1附件2)、面试结果评价表(2-1-1附件5)、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 (2)劳动合同(2-5-1附件1)、保密协议(2-5-1附件6)、补充协议、实习协议等。 2、培训档案
新员工入职培训试卷、试用期工作记录;参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表;培训服务协议等。 3、岗位档案
岗位说明书(2-3-1附件3)、职务任命书;岗位变动申请、岗位变更记录等。 4、薪酬考核档案
员工转正审核表(2-1-1附件9)、员工试用期总结表;季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录;工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 5、其他档案
个人党、团相关资料;各类奖励、处罚记录;辞职(离职)申请表(2-1-1附件10)、离职移交表(2-1-1附件11)、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、 四、人事档案的归档管理 (一)、归档程序
1、首先对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合归档的要求。 2、按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。 3、在目录上补登材料名称及有关内容。 4、将新材料放入档案。 (二)、人事档案的核查核对 检查和核对是保证人事档案管理完整、安全的重要手段。
1、检查的内容:查看有无霉烂,虫蛀;查看档案室环境是否良好,有无其他存放错误等; 2、检查时间:每月定期进行一次。但在下列情况下,也要进行检查核对; (1)、突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后; (2)、对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。 (3)、发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。 (三)、人事档案的转递
1、档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递程序如下: 2、取出应转走的档案,在档案底账上注销。
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3、填写《转递人事档案材料的通知单》。
4、按发文要求包装、密封。
5、在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。 6、收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。 五、人事档案利用的方式 1、查阅
设立档案查阅资料室以供查阅。各级员工可以申请查阅自己的档案;各级管理人员可以查阅权限内所属下级人员的人事档案;无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 2、借出使用
相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,基础时间不能超过一周,需要在“借阅登记表”上进行登记,逾期未归还者,续办延长借阅手续,并到期归还。 3、出具证明材料
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖公章后方能生效。 4、人事档案利用的手续
通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。 5、查阅手续
查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档申请,在申请中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人力资源部审核批准。人力资源部对申请进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。 6、外借手续遵循以下流程: (1)、借档人员写出借档申请,内容与查档报告相似; (2)、借档人员(部门)盖章,负责人签字; (3)、人力资源部对其进行审核、批准然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、
理由等填清楚并由借档人员签字; (4)、归还时,及时在外借登记上注销。 7、出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人力资源部出具证明材料时,需履行以下手续: (1)、由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证明材料的理由; (2)、人力资源部按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料; (3)、证明材料由人力资源部有关领导审阅,加盖公章,然后登记、发出。 六、人事档案保密规定及保存期限
(一)公司设专人负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩散。
(二)公司的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退人员的个人档案,自员工离职之日起3年后方可销毁。
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七、本制度由人力资源部负责解释
本制度经公司总经理审签后生效。原来的相关规定与此不相符的,一律以本规定为准。 审签意见:
签发人:公司总经理 签 署: 日 期:
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人事档案管理制度
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