行政沟通是指行政体系中各种意见、 情况、 政策、 指令等的上传下达及行政 组织和成员相互间的合作、 协调、 反馈等的一种行政活动。 现代意义上的行政活 动实际上是连续的沟通过程,行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来, 行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意, 由于当代行政机构的膨胀, 行政机 构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致, 如果没有一个良好的沟通 渠道和沟通环境, 就有可能导致行政人员对行政环境的不了解, 对社会缺乏认识 和了解, 甚至对行政机构也是如此, 这种情况下的行政工作是不堪设想的; 同时, 现代行政理论表明, 只有让行政人员参与管理, 才能调动行政人员的积极性和创 造性, 从而提高行政活动的效率。 但人多便会产生意见的分歧, 如果没有行政沟 通,就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能;此外,现代行政活动追求的高 效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现 , 这种团结而后统一只有 在良好的沟通渠道的前提下才能实现。 行政机构实现有效的沟通, 为行政人员创 造了和谐的工作环境, 使他们的意见得到充分的表达, 并为领导所重视; 行政人 员的情感得到交流, 使他们增进了了解, 增强对组织的认同感, 提高他们的责任 感。 由此可见, 在新的世纪即信息时代的到来, 行政沟通的重要性是显而易见的:一、沟通与协调是现代行政管理工作中的重要功能之一。
要研究沟通与协调在现代行政管理工作的重要功能, 首先, 要分别明白沟通 与协调的含义是什么。 什么是沟通? 《大英百科全书》中是这样解释的:沟通是 用任何方法,彼此交换信息,即指一个人与另一个人之间用视觉、符号、电话、 电报、收音机、电视或其它工具为媒介,所从事交换信息的方法。在现代行政管 理工作中, 常用沟通渠道有语言沟通、 文字沟通、 肢体语言沟通和多媒体技术沟 通四种, 其作用有使组织成员感到自己是组织的一员、 激励组织成员的动机, 使 成员为组织目标奋斗、 提供反馈意见、 保持组织间和谐的工作关系、 提高组织成 员的士气, 建立团队合作精神、 鼓励组织成员积极参与决策、 通过了解整个组织
目标, 改善自己的工作绩效、 提高组织战斗力以及保证管理者和领导者倾听群众 意见, 并及时给予答复。 什么是协调呢? 协调是指人们在相互合作的事务上同心 协力、 配合默契的行为过程。 就一般意义而言, 协调是主客体之间为实现一个共
同的目的而相互沟通, 寻找共同点, 从而实现某种平衡, 达到某种默契的一种行 为方式。因此,也可以说,没有协调就没有统一的行动,没有协调就没有良好的 秩序。协调工作具有目的性、综合性、能动性和时效性,更具有柔韧性和指令性 的特性。在行政管理工作中,协调的方式有商榷式、个别沟通式和建议式三种, 协调的种类有政策协调、 事务协调、 计划协调和战略协调四种, 协调的原则有调 查研究,实事求是的原则、客观公允 , 秉公协调的原则、坚持原则性和灵活性相 结合的原则、立足全局,服从总体目标的原则、统一领导,统筹兼顾的原则为领 导服务与为基层服务相一致的原则。
其次, 要弄清楚沟通与协调的特点是什么。 现代行政管理工作中沟通与协调 的特点:一是随时性。 我们所做的每一件事情都是沟通与协调。 一项工作指令是 沟通与协调, 一个规章制度也是沟通与协调, 任何一名行政管理者想要做好任何 一件事,均必须进行有效的沟通与协调。 二是双向性。 我们既要收集信息,又要 给予信息。 我们强调的是双方共同的交流。 显然这一交流不是单向的, 而是双向 的。在行政管理工作中不是单纯的上级对下级或下级对上级,而是相互之间的, 即上级对下级有要求要让下级知道、 理解并执行。 上级通过这一下达指令的过程, 对职工行为进行引导和控制。 同时, 职工对指令的执行情况也要通过一定的反馈 途径向上级汇报, 上级对汇报情况作出反应, 从而实现对组织行为的控制。 三是 情绪性。 信息的收集会受到传递信息的方式所影响。 沟通与协调时要注意情绪控 制 , 过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受 , 尽可能在平静的情 绪状态下与对方进行有效的沟通与协调 , 才能保证达到良好的沟通与协调效果。 四是互赖性。 沟通与协调的结果是由双方决定的。 沟通与协调双方彼此需要对方
配合 , 他们拥有相互补充的信息 , 离开了其中的一方 , 另一方不能达到沟通与协调 的效果。沟通与协调越深入 , 两者之间的依赖性就会越强。
再次,要掌握沟通与协调在现代行政管理工作中的重要功能。
(1 沟通与协调是保证组织成员间认识统一, 步调一致和政令畅通的需要。 在现代行政管理工作中, 由于每个人所处的位置和利益关系不同, 对事物和形势 的认识
也不一样, 在理解和贯彻上级领导决策的过程中, 难免会出现一些认识上 的分歧和行动上的不一致, 这就需要通过协调来统一大家的思想, 协调各方的行 动,以保证决策的贯彻和政令的畅通。
(2 沟通与协调是使领导摆脱繁琐事务, 集中精力抓大事和议大事的需要。 现代行政管理工作的日常事务千头万绪, 纷繁复杂, 问题和矛盾都很多, 领导不 可能事必恭亲, 任何事情都要领导亲自去办理。 所以作为领导, 只有做好问题和 矛盾的沟通与协调工作就可以了, 把精力和时间腾出来抓大事、 想大事和议大事。 (3沟通与协调是理顺关系,化解矛盾,提高行政管理水平的需要。 随着 经济和社会发展, 传统的管理模式正朝着法治和科学的管理模式转型, 管理系统 的复杂化和管理目标的社会化, 客观上就要求行政管理机关发挥协调功能, 理顺 关系,化解矛盾,提高办事效率。
(4沟通与协调是沟通感情,密切干群关系,改进机关工作作风的需要。 在现代行政管理工作中, 沟通与协调可促进各部门间的相互了解, 建立一种和谐 有序的良好关系,从而使各种分歧达成共识,化消极为积极,使分力为合力,增 强凝聚力、向心力和战斗力,促进整体功能的发挥。
二、沟通与协调是组织管理工作中提高行政管理效率的重要技巧和手段之 一。
行政效率就是一个行政单位在一定时期内的行政管理活动中, 行政总产出与 行政总投入的比率。 在行政管理工作中, 提高行政效率的途径有很多, 如完善行
政管理体制、 建设高素质的行政管理人员队伍、 努力实现行政决策的科学化、 健 全行政法制和实现行政管理手段的现代化等。 另外, 加强沟通与协调也是提高现 代行政管理工作中的行政效率的重要技巧和手段之一。
(一沟通与协调是人类社会的基本生活方式。
从人类出现开始,就通过各种媒介,如身体、石器、棍棒、叫声、语言等, 互相传播着各种生活信息, 为自己提供生活的依靠等物品, 甚至抵御来自其它的 威胁。 人
是社会性的动物, 人有合群与群居的倾向, 在群居中就离不开个体之间 的相互作用, 离不开个体之间的信息交流。 人与人之间的信息交流的过程就是沟 通与协调的过程。研究发现 , 沟通与协调在人的社会生活中占有重要地位,人在 醒着的时候, 大约有 70%的时间都在进行着各种各样的沟通与协调 , 人们通过沟 通与协调, 进行信息交流, 就可以建立各种各样的人际关系, 在广泛的交往过程 中,彼此还可能产生情感,相互吸引,形成亲密的关系。
(二现代行政管理工作离不开沟通与协调。
现代行政管理已经进入了一个以人为本的管理新时代, 人们之间的沟通与协 调成了最重要的管理手段,行政管理工作中的一切活动都和沟通与协调分不开, 就算你是一个多么优秀的管理者、 决策者, 你有多么好的创意和点子, 如果你下 面的职工不清楚、 不了解你的意图, 不能和你一起分享理念, 又怎能发挥出自己 的最大价值呢?在管理活动的众多因素中, 人是整个管理活动过程中最活跃的要 素,是统领其他一切因素的灵魂与核心,人的因素是决定性的。
如果说将一个行政机关或者组织比作是人的躯体, 那么沟通与协调就是人的 血液, 血液流通不通畅的话, 就不能把营养成分输送到人体的各个器官, 从而导 致麻痹、 阻塞甚至死亡等情况出现。 有很多尖锐的矛盾都是由于没有进行很好的 沟通与协调而引起的,或者至少与此有关。
一个部门或组织中经常会存在许多不必要分歧,而这些分歧在常规状态下, 又必须通过沟通与协调进行解决, 因而在某种意义上降低了企业或组织运行的理 想效率。 我们需要最大限度地减少沟通与协调的障碍和成本, 最大限度地降低信 息传递过程中的损失,将情感、信息、思想、计划、工作的沟通与协调进行高度 统一 , 用成本最小化的沟通与协调设计造就出最好的绩效, 实现工作的最大化目 标。
(三沟通与协调有利于提高行政管理工作的效率。
行政管理的实质是对各种对象资源的一种整合, 但由于各种资源在客观上是 各自独立隔绝的, 他们自己无法直接互相发生组合和联系, 因此就需要管理者为 了达
到某种目的对它们施加有效的处置和影响, 从而在它们之间建立起有效和牢 固的联系。这中间需要各种联系的桥梁。而沟通与协调就是这些桥梁和联系。 行政管理的过程是一刻也离不开沟通与协调, 行政管理管理的过程是资源组 合的过程, 组合的过程必须借助于各种资源信息和组合方式的信息的大量复杂的 交流、反馈。没有这些大量的信息交流、反馈,即沟通与协调的发生、实现,管 理的过程就要中断或残缺, 甚至失去控制。 所以, 领导者必需重视职工并且开放 沟通与协调的渠道, 才能善用沟通与协调技巧, 提高部门或组织的绩效管理。 因 为分享理念需要有高效率的沟通与协调能力和技巧, 高频率地同组织内部的成员 进行直接沟通与协调非常必要,他们知道越多,就越能理解,也就越关心。每一 个职工能清楚知道部门或组织存在的目的与意义, 知道自己在做什么?要完成什 么?了解做事的最终目的?以及如何可以贡献一己之力?部门或组织上下齐心 协力地向同一个方向前进, 就没有任何事物可以阻挡他们, 这样的组织才有生命 力, 才能不断地向前发展, 才能不断创造新的工作绩效和不断实现新的工作目标, 从而降低行政成本,提高行政效率。
三、沟通与协调有助于加强团队建设,提高队伍战斗力。
现代行政管理的主体是活生生的人, 领导者不向被管理对象输出指令, 并从 被管理对象方面获取信息,事实上就无法有效实施管理。计划、组织、指挥、领 导、控制无一不是信息交流,即沟通与协调。人并不是冷冰冰的机器,可以依照 预先设定好的程序或指令来机械性的进行工作, 人都是有感情、 有情绪的, 他们 在工作中会因应不同的环境变化和心理变化。
绩效和沟通与协调的程度成正比关系, 那么要如何“沟”才能“通”?如何 “协”才能“调”呢?这是行政管理过程中一个很重要的课题。 部门或组织制定 规划、策略、计划,以及科学的组织、指挥、协调,都离不开调查研究、倾听意 见、权衡利弊、反复斟酌,为此领导者与中层管理者、与职工之间的沟通与协调 就必不可少。
1、沟通与协调是人的一种重要的心理需求,是职工解除内心紧张,表达自 己思想感情与态度,寻求同情与友谊的重要手段。
沟通和行政管理
