第5章
文件的格式化与打印
本章内容：
? ? ?
?
自定义视图并预览其打印样式 绘制“甘特图”视图的图部分 更改项目计划中文本的格式 编辑和打印报表
在本章中，您将使用Microsoft Office Project 2007的格式化功能来改变数据显示方式，并在“打印预览”窗口中预览结果。第1章曾介绍过，Project计划实际上是信息数据库，不同于Microsoft Office Access数据库文件。通常无法一次看到项目计划中的所有数据。您通常只关注想查看的那部分计划。视图和报表是查看和打印计划数据的最常见方式。在这两种情况下(特别是在使用视图时)，您都可以不断地格式化数据以满足需要。
Project图形化表示任务的主要方式是用“甘特图”视图图部分的条形图。它们被称为甘特条形图。在甘特图中，任务、摘要任务和里程碑都以甘特条形图或符号表示，每一种类
型的条形图都有自己的格式。无论何时使用甘特图，要牢记它用于表示项目计划中的 任务。
提示 本章介绍Project中一些较简单的视图和报表格式化功能。在第10～12章会介绍更多
关于格式化、打印和发布项目计划的内容。需要特别注意的是新版本的Project引入的可视报表。在本书的第Ⅱ部分中，您会使用可视报表。
重要提示 在使用本章的练习文件之前，需要先将它们安装到默认位置，参见前言获得安装
提示。
5.1 创建“自定义甘特图”视图
甘特图已成为可视化项目计划的标准方式。在20世纪早期，美国工程师Henry Gantt开发了条形图，用它显示随着时间的流逝资源的使用情况。对于许多人而言，甘特图就是项目计划的代名词。在Project中，默认视图就是“甘特图”视图。在Project中工作时，大部分时间都是使用这种视图。
“甘特图”视图由两部分组成：左边的表和右边的条形图。条形图包括一个横跨顶部的时间刻度，它表明时间单位。图中的条形是表中任务的图形化表示，表示的内容有开始时间和完成时间、工期及状态(例如，任务中的工作是否已经开始进行)。图中的其他元素如链接线，代表任务间的关系。甘特图是在项目管理业界广泛应用并为人们充分理解的项目信息的表示形式。
提示 默认情况下，在启动Project时，会显示“甘特图”视图。但是，可以更改设置，将
任意视图作为启动视图。在“工具”菜单中，单击“选项”。在“选项”对话框中，单击“视图”标签。在“默认视图”框中，单击想要设置的视图。下一次启动Project
及新建项目计划时，就会出现您选择的视图。
“甘特图”视图的默认格式适合在屏幕上查看、与其他程序共享以及打印。但是，可以更改甘特图中几乎所有元素的格式。在下面的练习中，将着重修改甘特条。
格式化甘特条有以下三种截然不同的方法。 ? 使用“条形图样式”对话框(单击“格式”菜单中的“条形图样式”命令打开此对
话框)格式化一类甘特条。在此情况下，对特定类型的甘特条(如摘要任务)所做的格式修改会应用于甘特图中所有此类型的条形图。 ? 使用甘特图向导(单击“格式”菜单中的“甘特图向导”命令)格式化一类甘特条。
此向导包括一系列的页面，在其中可为甘特图中最常用的甘特条选择格式选项。使用甘特图向导使您按步骤执行一些格式化操作，而这些操作在“条形图样式”对话框中也可执行。 ? 直接格式化单个甘特条。此种格式修改不会影响甘特图中的其他条形图。可以双击
甘特图中的某一甘特条，或单击“格式”菜单中的“条形图”命令来查看该条形图的格式选项。
在下面的练习中将创建自定义甘特图并使用甘特图向导对它应用预定义的格式，然后预览打印结果。
确保已启动Microsoft Office Project 2007。 重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的设置，使用“计算机”账
户并脱机工作。这样确保使用的本章练习文件不会影响Project Server数据，详情参见1.3节。 打开\\Documents\\Microsoft Press\\Project 2007 SBS\\Chapter 5 Simple Formatting 文件夹下的Wingtip Toys Commercial 5a。也可以通过下述方法访问本书的练习文件：单击“开始”|“所有程序”|Microsoft Press| Project 2007 SBS，然后选择想打开的文件所属章的文件夹。
(1) 在“文件”菜单下，单击“另存为”，出现“另存为”对话框。
(2) 在“文件名”框中，输入Wingtip Toys Commercial 5，然后单击“保存”。 接下来将显示项目摘要任务来查看项目的顶层或汇总的详细信息。Project会自动
产生项目摘要任务，但默认情况下是不显示的。 (3) 在“工具”菜单下，单击“选项”。 (4) 在“选项”对话中，单击“视图”标签。
(5) 在““Wingtip Toys Commercial 5.mpp”的大纲选项”下，勾选“显示项目摘要任
务”复选框，然后单击“确认”。 Project在“甘特图”视图的顶部显示项目摘要任务。在项目摘要任务的“工期”
域中有可能显示#号，或是部分值。如果是这样，完成步骤(6)。 (6) 双击“工期”列列标题的右边缘，扩展该列以便看到完整值。 提示 也可双击列标题的任何一处，在出现的“列定义”对话框中，单击“最佳匹配”按钮。
要快速移动垂直分隔条到表中最近列的边缘，双击分隔条。
“工期”列变宽，可以显示列中最宽的值，如图5.1所示。
双击列标题的右边缘来加宽列 拖动分隔条可改变“甘特图”视图的表和图部分的大小
图5.1 加宽列显示完整值
接下来将创建“甘特图”视图的副本以使对格式的修改不会影响原始的“甘特图”视图。
(7) 在“视图”菜单下，单击“其他视图”。 出现“其他视图”对话框，在其中，当前视图(“甘特图”视图)是选中的。 (8) 单击“复制”按钮。出现视图定义对话框，如图5.2所示。 “名称”域包含新视图的建议名称，新视图的名称将会出现在“其他视图”对话框
中，选定后还会出现在“视图”菜单中。注意“名称”域中的符号&，它是表示新
视图名称键盘快捷符号的代码，如果希望创建键盘快捷方式，需要包含此 符号。
(9) 在“名称”域中，输入“自定义甘特图”，然后单击“确定”。 视图定义对话框关闭。在“其他视图”对话框中会出现“自定义甘特图”视图并且
被选中，如图5.3所示。
(10) 在“其他视图”对话框中，单击“应用”按钮。 (11) 在“标准”工具栏中，单击“滚动到任务”。
图5.2 视图定义对话框
图5.3 自定义甘特图
project第五章文件的格式化与打印
