北京北大方正电子有限公司
印章管理规则
目录
第一章 总则
第二章 印章管理机制 第三章 印章使用范围 第四章 印章刻制和使用 第五章 印章使用审批 第六章 附则
第一章 总则
第一条 【本规则的宗旨】
为了有效防范风险，加强北京北大方正电子有限公司（以下简称“公司”）的印章管理，规范印章使用程序，特制订本规则。
第二条 【本规则的适用范围】
本规则适用于北京北大方正电子有限公司全体员工及京外分支机构的印章使用管理。
第三条 【印章的样式】
执行国家公安机关和当地管理部门及公司要求，印章刻制具体要求由制发机关根据实际需要确定。
第四条 【列入管理的印章】
本规则所规范的印章种类，包括按照主管部门审批的规格、外形、尺度和样式刻制的标明公司法定全称（工商行政管理机关颁发营业执照上登记的名称）的印章和专门刻制用于某 种特定用途的印章（仅用于印章上标明的使用范围）。
具体列入北京北大方正电子有限公司管理的印章包括： 公章：公司公章、所辖各分支机构公章； 法定代表人签名章：公司法定代表人签名章； 支票专用名章：公司支票专用法定代表人印章； 合同专用章：公司及所辖各分支机构合同专用章； 财务专用章：公司及所辖各分支机构财务专用章； 发票专用章：公司及所辖各分支机构发票专用章； 部门章：刻有公司各职能部门名称的印章；
专项业务章：公司专项业务用章，如投标专用章、报关专用章、库房签收专用章、技术服务专用章，以及其他专项业务用章等。
第二章 印章管理机制
1 / 17
第五条 【印章事务管理部门】
公司行政部为公司印章事务的主管部门，统一管理公司的印章事务。
公司各职能部门和相关人员管理印章的具体事务。各职能部门应当指定专人管理印章，并将管理员名单送交公司行政部备案。
第六条 【印章管理具体分工】
公章：由公司行政部专人负责管理；
法定代表人签名章：由公司法定代表人助理或秘书负责管理；
财务专用章、支票专用名章、发票专用章：由公司财务部负责管理； 合同专用章：由公司运营管理部负责管理； 部门章：由公司各部门指定专人负责管理；
投标专用章、库房签收专用章：由运营管理部负责管理； 报关专用章、技术服务专用章：由行政部负责管理；
第七条 【印章管理要求】
（一）各类印章的保管部门须定期向行政部提交印章使用情况的相关资料；
（二）根据印章使用情况，行政部可以授权其他职能部门对相关印章进行保管和使用，并对其使用情况进行备案和监管；
（三）印章的保管部门须设立印章管理员，签署《印章管理员职责确认书》。印章管理员是印章管理的直接责任人，须协助行政部开展印章管理工作； （四）印章管理员工作职责：
1、印章管理员必须严格执行用印审批制度，认真审查，照章办事；
2、妥善保管公司印章，执行公司印章使用规定并按要求填写《用印登记表》。对于不符合审批规定和手续的，印章管理员有权利拒绝盖章；
3、遵守印章管理员职责确认书的内容；
4、对公司印章管理制度提出改进、完善相关意见和建议；
5、印章管理员应将《印鉴使用审批表》、《用印登记表》和所盖章文件的原件或复印件编号归档，妥善保管，并定期向行政部提交印章使用情况；
6、不得擅自使用印章、携带印章外出；
7、用印过程中涉及到公司重要文件、资料时，应做好保密工作；
8、印章意外遗失、毁损时，立即向主管领导报告，迅速采取补救措施，并协助相关调查工作；
9、印章管理员因工作调动离开本岗位，必须在部门内办理印章交接手续，并书面报行政部备案。
（五）印章实行双人配合管理，印章保管部门负责人为监印人，其工作职责： 1、监督印章管理员用印执行情况；
2、参与公司印章管理制度及相关附表的制定、修改、废止及起草工作； 3、对印章管理人员进行考核和评估，对发现未按制度执行的现象出具意见。 （六）印章审批人员职责：
1、审批人要按公司有关规定审核用印文件的真实性、合理性、可行性以及是否符合公司要求；
2、审核文件中（特别是合同类文件）涉及财务、运营方面的内容，必须由财务部、运营管理部部门负责人签字确认；
3、审核文件中（特别是合同类文件）涉及法律方面的内容，必须由法务合规部门出具
2 / 17
审核意见，部门负责人签字确认。
第八条 【责任】
违反本规则的规定使用印章，或者发生印章丢失、盗用、仿制以及其他此类情形给公司带来损害的，应当视情节轻重，追究相关人员的责任。
第三章 印章使用范围
第九条 【公章的使用范围】
下列事项可以使用公司公章：
（一）以公司名义对外报送或发布的公文、文件资料；
（二）以公司名义签署的与公司经营有重大关系的文件资料； （三）以公司名义对外发送联系工作的公函或者介绍信； （四）其他应当以公司名义实施的事项。
第十条 【法定代表人签名章的使用范围】
下列事项可以使用公司法定代表人签名章： （一）以法人代表名义签署公文、文件资料；
（二）法定代表人本人授权秘书使用签字章签署的其他文件资料。
第十一条 【合同专用章的使用范围】
下列事项可以使用公司合同专用章：
（一）以公司名义对外签署的各类合同、协议； （二）其他应当使用公司合同专用章的文件资料。
第十二条 【部门章的使用范围】
下列事项可以使用公司部门章：
（一）以部门名义签署的向法定代表人的请示报告以及其他文件资料；
（二）以部门名义向其他部门、下属公司发送的公函、通知以及其他文件资料； （三）其他应当以公司部门名义实施的事项。
第四章 印章刻制和使用
第十三条 【印章刻制】
公司管控印章的刻制，必须按印章刻制流程，填写《印章刻制申请表》进行申请，由行政部负责刻制，刻制单位为公安部门指定的正规刻制单位。
印章刻制前必须由申请部门负责人审核，经由印章主管部门负责人、行政部负责人、公司总裁或其授权有审批权限的人批示同意后方能刻制。
第十四条 【印章的形式、文字和质料】
印章所刊文字应当为国务院公布的简化字，字体为宋体。 印章的质料由行政部根据实际需要确定。
第十五条 【印章的启用】
3 / 17
北京北大方正电子有限公司印章管理规则(2014修订版)
