营运部资料管理制度1
深圳市益田商业管理有限公司营运部资料管理制度 编制部门：营运部
编制时间：二○○七年十月二十日修订时间：二○○九年二月十二日
深圳市益田商业管理有限公司 营运部资料管理制度 第一章总则
第一条为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。
第二章文件的管理 第二条需归档的文件
（一）政府下发的重要文件及相关部门来函； （二）公司下发的重要文件 （三）商户资料
1、商户基本信息资料（公司背景资料、营业执照、卫生许可证等）
2、商户日常往来文件（包括传真、联络函、申请书等）； 3、文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等； 4、商户公共场地租用协议、VIP折扣协议等；
（四）部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；
（五）内部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结）；
（六）场地租赁收费标准； （七）部门年度工作计划； （八）部门制度建设及人员配置； （九）其它重要资料。 第三条文件的收、发管理
营运部收发文件管理以租户和楼层为单位进行归档管理，由专人负责租户资料管理
及保存工作。
（一）收文：部门文件统一由资料管理员进行收取、登记，然后交由部门长签批处理意见，再由资料管理员进行分发。
1、资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；
2、资料管理员须跟进需要回复的文件处理情况，进行存档； （二）发文：发文分为两种情况：
1、对内发文：对内发文是指发给公司内部的工作联络单、工作请示等，对内发文根据文件分为两类：
（1）需说明的文件：经办人在资料管理员处取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程——经办人将处理文件原件进行存档；
（2）无需说明的文件：经办人在资料管理员处取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程，需集团领导签批的文件交资料管理员——资料管理员统一将文件交集团总裁办——集团领导签批意见后，由资料管理员统一领取，存档后再分发；
（二）对外发文：对外发文是指以公司名义或部门名义对外发文，包括通知、复函等。
（1）公司名义：经办人在行政人事部取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程(需集团领导签批的参照对内发文流程二)——经办人将签批文件复印件进行存档；
（2）部门名义：经办人在行政人事部取号，登记文件名称——经办人草拟文件，交部门长审批——经办人将签批文件复印件进行存档；
第四条文件的传阅、借阅管理
营运部资料管理制度1通用.doc
