(4)公司知识产权管理体系文件的管理应根据文件类别及秘密级别的不同分别进行； (5)文件应按企业文件管理的规定进行管理，对文件的发布、标识、更改、使用、保存、废止进行控制，以保证体系的有效实施。
形成的相关文件： 序号 1 2 3 4 5 6 7
4.2.3外来文件与记录文件
应根据知识产权管理要求进行记录，为知识产权管理体系有效运行提供客观依据，记录应有部门和记录人落款和时间，确保过程实施的可追溯性，并按记录管理要求进行管理，记录应满足下列要求：
(1)公司对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件根据外来文件控制程序进行有效管理，确保其来源和取得时间可识别；
(2)记录填写应做到详细、准确、及时、字迹清晰、内容完整，易于识别和检索； (3)记录可以采用文字（表格）、照片、电子媒体等：
(4)记录的形成、保管、使用、废弃应按企业的记录管理规定要求进行；
(5)对于外来文件与记录文件，企业应采取措施保证其完整性，并明确保管方式和保管期限。
形成的相关文件： 序号 1 2 3 4 文件编号 IP/KUKA GL 423-01 IP/KUKA GL 423-02 IP/KUKA JL 423-01 IP/KUKA JL 423-02 文件名称 外来文件管理控制程序 记录文件管理控制程序 外来文件清单台账 外来文件销毁记录表 15 文件编号 IP/KUKA GL 422-01 IP/KUKA JL 422-01 IP/KUKA JL 422-02 IP/KUKA JL 422-03 IP/KUKA JL 422-04 IP/KUKA JL 422-05 IP/KUKA JL 422-06 文件名称 文件控制程序 文件目录 文件发放回收登记表 文件借阅表 文件更改单 文件审批单 记录文件清单台账 所属部门 行政部 行政部 行政部 行政部 行政部 行政部 行政部 所属部门 行政部 行政部 行政部 行政部 5 6 7
IP/KUKA JL 423-03 IP/KUKA JL 423-04 IP/KUKA JL 423-05 记录文件汇总表 文件销毁处理单 记录归档登记表 行政部 行政部 行政部 5管理职责
5.1管理承诺
最高管理者（董事长）是公司知识产权管理的第一责任人，其职责主要有： (1)制定知识产权方针、目标，确保为实施知识产权管理提供适宜的组织机构，并配备必要的资源；
(2)建立和健全各级知识产权管理责任，落实职能，就知识产权管理的有关事宜予以授权；
(3)贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规，制定公司知识产权管理方针和目标，并使之在全体员工中理解贯彻。 （4）负责组织知识产权体系的管理评审。
5.2知识产权方针
(1)公司知识产权方针
以自主创新及知识产权保护作为第一竞争力 (2)方针为知识产权目标的制定提供总体框架；
(3)知识产权机构通过培训、教育、宣传等方式，向全体员工宣贯知识产权方针； (4)方针由最高管理者（董事长）批准，发布实施(详见0.4)；
(5)公司根据内外部环境的变化，组织对知识产权方针的适宜性进行评审，必要时进行修改。
5.3策划
5.3.1知识产权管理体系策划
(1) 公司根据本企业制定的《知识产权管理总则》对公司所涉及的知识产权种类（如专利权、商标权、著作权、域名、商业秘密及商号权等）、来源及其作用进行识别和管理。
(2)公司按标准的要求建立知识产权管理机构和相应的管理程序，规范工作职责，使之形成文件加以实施和保持，并持续改进；（详见5.4.2）
(3)知识产权管理机构牵头，依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体
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目标，由相关部门负责实施。实施过程中形成的文件应落款可追溯，以实现对企业生产经营活动中各环节知识产权创造、运用、保护和管理的有效运行和控制；
(4)定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采取纠正和预防措施，对体系进行及时调整、修订和完善，促进知识产权目标的实现。
形成的相关文件： 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9
5.3.2知识产权目标
最高管理者（董事长）根据企业的实际情况，确定知识产权目标。
(1)由最高管理者（董事长）组织制定企业的知识产权管理目标，知识产权管理部门负责在企业的相关职能部门和各作业层次上建立知识产权目标；
(2)公司知识产权目标应与公司的知识产权方针保持一致，内容包括对持续改进的承诺； (3)公司知识产权目标分解到各职能部门，部门指标应力求量化且可以测量； (4)公司对知识产权目标应实施动态管理，各职能部门定期对本部门目标实施情况进行检查、考核评价，并报知识产权管理部门。
（5）公司的知识产权战略目标和近期管理目标见0.4，各职能和层次分解目标见“年度知识产权目标分解落实表”。
形成的相关文件： 序号 1 文件编号 IP/KUKA JL 532-01 文件名称 所属部门 文件编号 IP/KUKA GL 531-01 IP/KUKA GL 531-02 IP/KUKA GL 531-03 IP/KUKA GL 531-04 IP/KUKA GL 531-05 IP/KUKA JL 531-01 IP/KUKA JL 531-02 IP/KUKA JL 531-03 IP/KUKA JL 53-01 文件名称 知识产权管理总则 专利管理制度 商标管理制度 著作权和域名管理 所属部门 知识产权部 知识产权部 知识产权部 知识产权部 技术秘密与商业秘密管理制度 知识产权部 专利台帐 商标管理台帐 著作权管理台帐 现状分析和需求改进 知识产权部 知识产权部 知识产权部 知识产权部 年度知识产权目标分解及考核记录 知识产权部 17
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IP/KUKA JL 532-02 IP/KUKA JL 532-03 IP/KUKA JL 532-04 公司级知识产权战略目标 公司级知识产权中期目标 年度公司级知识产权目标 知识产权部 知识产权部 知识产权部 5.3.3法律法规和其他要求
(1)法律、法规及其他要求包括下列内容：
1)国家颁布的有关的知识产权法律法规（如专利法、商标法等）； 2)涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）； 3)我国签订的国际条约（如专利合作条约）；
4)各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策； 5)其他相关方所提出的要求。 (2)建立信息获取渠道
知识产权部通过订阅杂志报刊，或关注政府（国家、省、市各级）、部门（如知识产权局）、行业（如本行业）等相关网站，及时有效的获得法律、法规和其他要求：
(3) 知识产权部对收集到的法律、法规及其他要求的相关内容应及时向相关部门及相关人员进行传达；
(4)知识产权部建立法律、法规及其他要求的台帐，对法律、法规及其他要求的变化、更新情况进行跟踪，获取最新信息，并及时向相关部门及相关人员进行传达。
形成的相关文件： 序号 1
文件编号 IP/KUKA JL 533-01 文件名称 法律法规及其他要求一览表 所属部门 知识产权部 5.4职责、权限和沟通
5.4.1管理者代表
最高管理者（董事长）应在最高管理层中指定一名成员作为管理者代表，授予其权利负责以下知识产权工作：
(1)建立、实施并保持知识产权管理体系的运行；
(2)领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作； (3)向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求； (4)确保全体员工对知识产权方针和目标的认知；
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(5)确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实； (6)协调企业内外有关的知识产权工作； (7)确保知识产权外部沟通的有效性。
5.4.2机构
公司建立知识产权管理机构，配备专职或兼职工作人员，负责落实总体工作；其他职能部门负责落实与本部门相关的知识产权工作。
知识产权管理体系组织机构图
5.4.2.1董事长
董事长是知识产权管理的第一责任人，其主要职责见5.1。 5.4.2.2知识产权主管
公司最高管理者任命知识产权主管（管代），其主要职责见5.4.1。 5.4.2.3 知识产权管理职能部门
公司建立知识产权部，牵头协调企业内外知识产权管理全过程，知识产权主管负责其各项工作，各职能部门配合知识产权部做好相关知识产权管理工作。
各职能部门职责如下： （1) 知识产权部
——组织编制公司知识产权战略、目标、制度、工作计划； ——执行公司知识产权内部控制制度；
——负责公司知识产权的获得、使用、保护和日常管理工作； ——负责公司各种获得、使用与转让、许可知识产权的合同管理； ——防范与应对知识产权风险，依法协调企业内外部知识产权纠纷； ——负责公司知识产权信息资源的建设、管理和运用；
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知识产权管理手册
