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(2)处理中的电报或信件, 存于待办卷, 随时查阅催办, 已经处理的电报或信件, 依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7), 粘附处理。
(3)客户电报限当日回电, 客户信件, 除按经理指示期限外, 限三日内回函。
(4)接到客户电话, 应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8), 呈经理批阅, 并依指示处理。电话记录一式两联, 处理程序同电报、 信件。处理完成后, 第一联依顺序归入电话记录档, 第二联按客户别归入客户档。
4.报价:
(1)业务科接到客户询价之电报或信件, 应立即按客户需求指派人员洽询厂商后, 挑选产品ITEM, 呈经理核可后, 打报价单(附表18.2.9), 必要时修剪样品照片, 贴于报价单上。 (2)报价单一式两联, 第一联寄客户, 第二联存客户档。5.订单确认:
(1)业务科接到客户订单, 即依订单内容, 填成交卡(附表18.2.10)交专业人员, 让厂商确认买价及交货期后, 打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11), S／C一式五联, 第一、 二、 三联寄客户, 第四联存业务科待办卷, 第五联存客户档, 并将订购品名、 数量、 单价、 金额、 交货期、 生产厂商填入客户档。6.开立境内订单:
(1)
业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。
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(2)
订货单一式四联, 第一联交售方存查, 第二联存业务科待办卷,
第三联交专专业
人员, 据以协调厂商填写生产及验货进度表, 第四联交售方签认后存厂商档, 并将订购品名、 数量厂价、 交货期等, 记入厂商档。(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。7．生产督促及催开L／C:
(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促, 填写实际生产进度, 于每周业务会报时提出报告, 必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期, 催开L／C。
(3)收到客户开来之L／C, 应立即核对交易内容是否相符, 若与原来的S／C内容不符, 应即要求客户修改L／C, 或协调厂商修改订货单内容, 修改订货单处理程序与开立境内订单相同。8．出货:
(1)出货前, 业务科联络船公司确定船期, 填写装船预计表, 同时联络专业人员, 确定装柜日期及地点, 通知拖车公司将货柜拖到指定地点, 以备装柜。
(2)装船预计表一式三联, 第一联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O), 第二联业务科存查, 第三联交专业人员据以验货。
(3)装柜完成后, 专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、 箱号、 净重、 毛重、 材数、 及退税方式, 由业务科通知报关行修改, 并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司, 汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。
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9．押汇(出货通知):
(1)结关后三日内, 业务科自报关行取得提单及押汇文件, 经与L／C条款核对相符, 呈经理签名后送银行办理押汇, 并随时追踪押汇程序, 确定银行已经拨款后, 通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计, 影本存待办卷。
(2)每笔货品出口后, 业务科依出口内容, 套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER), 一式三联, 第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户, 第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C, CBC第六联, 装船预计表第二联)存入出货文件档, 第三联(副本)存入客户档。
(3)业务科依据实际出口内容, 分别填入客户档、 产品档及厂商档。
1．付款:
(1)每笔货品出口后, 业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、 销货发票、 及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联, 核对无误后送会计。
(2)会计复核业务科转来的付款凭证, 确定该笔出口已经押汇入帐后, 即开立付款传票, 呈经理核示后, 开立结关后11天之支票支付货款, 并于所有付款凭证上加盖”付讫”戳记。
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