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对做好档案管理工作问题的几点思考
作者：孙贺
来源：《当代旅游（下旬）》2018年第07期
摘要：关于档案管理工作，一要主管领导重视；二要专职工作人员爱岗敬业，且具有较高素质；三重要的条件是计算机等软硬件配套齐全。 关键词：信息开放；优化环境；档案管理；档案法 一、从领导做起，充分重视档案管理工作
在当今社会主义现代化建设中，档案所具有的重要作用是相当明显的。之所以应当重视抓好档案管理这项工作，因为档案是生产建设和科技研究成果的真实纪录，是继续生产、搞好建设和深入科研工作的基本依据和必要条件。所以，做好这项工作，要正确处理好两个关系，一是档案工作与经济建设的关系，二是处理好服务与服从的关系。对此，并非都引起有关领导的重视。比如，有些单位档案工作抓不出成效，认为这无太大局，在领导的议事日程中，不过问档案的总体规划，致使档案图纸、城建规划图及相关的说明材料胡乱堆放，甚至出现丢失，却无人过问。其根本原因是单位领导认识不到位、不重视档案管理工作的结果，也缺乏对专职工作人员的管理和教育。主管领导必须从自身做起，积极改变这种落后现状，要带头学习和贯彻《档案法》内容，全面增强档案意识，使档案工作变被动为主动，要站在为现代化建设和促进经济发展的高度来看档案的服务工作，调整原有的思维方式，使被动服务变为超前服务，真正把档案工作抓实抓好。
二、要从培训入手，全面提高档案专职人员的基本素质
必须不折不扣地按照《条例》有关规定办事，在提高和保证档案管理工作人员基本素质上下功夫。比如，各单位要结合档案部门配备足够数量和能胜任档案工作的干部，其中包括一定数量的科技干部，以保证档案管理现代化工作的需要。在科室工作的领导同志，应尽量减少临时委派或年龄偏大的现象，要使专职人员工作上有长远打算，认真制定科学管理工作的规划。要帮助专职人员加强学习和培训，克服嫌岗位清贫、工作又辛苦、怕影响个人前途发展等心理反应。要稳定管理队伍，专职人员也不能只看摊守业，不求工作高质量，要干一行爱一行。尤其是作为专职人员的负责同志，应带头钻研业务，树立改革创新意识，克服本职工作满足现状、停滞不前的局面，要从每件管理小事做起发挥带头作用，比如帮助新同志折叠图纸，督促专职人员要对收集整理的档案材料要实现完整、准确和系统。总之，要调动全体专职人员共同做好档案整理工作。
三、按照《条例》要求，全面完善档案管理体系
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作为档案管理部门在工作中必须按条例规定办事。比如，《条例》规定“国家档案局和各级档案管理机关应当加强对档案工作的指导、监督和检查，”据此，各机关部门应首先建立工作目标管理责任制，配备的兼职监督员要定期下到基层进行监督检查和指导。党政各级部门要搞好配合，广泛做好宣传工作，要通过多种形式大力宣传档案对于经济发展的推动作用，要达到全社会不仅能知道什么是档案工作，而且理解、重视和支持档案工作。
宣传形式方面可以包括板报、展览、画廊、图片等，能够可以直观地宣传档案也会创造经济效益和社会效益，总之，要大造舆论形成氛围，从外部环境方面为档案工作创造有利条件。 为了适应改革开放社会形势发展和为现代化建设服务的目的需要，迎接知识经济的挑战，档案工作要加大力度，上档次，上水平，拓宽管理途径，必须行之有效、强而有力的各种措施。首先要强化对《条例》的学习。各主管部门要协同各单位深入学习《条例》，要建立规章制度，要做到责任落实，重视岗位责任，使在职人员都有担子挑，有事干，有压力，有奔头，有目标。其次，强化档案专职人员的业务素质。目前，还有不少档案部门缺乏市场观念，所存资料只限于自我“消费”，没有随着改革开放宏流走向社会，其管理模式必然落后，这就需要档案干部克服自我封闭现象，树立社会市场观念，加强学习和调查研究，积极学习和掌握先进科学技术，自觉地走向社会，把信息推向市场，为创造经济效益和社会效益做出我们档案人应有的贡献。再次，各级档案管理机关必须加大对档案工作的监督与指导。对于这一点，也是《条例》赋予各级档案管理机关的一项基本职能。各级档案管理机关要更好地实现对基层档案工作的监督和检查，必须从本单位实际情况出发，从制定具体的规章制度做起，以保证档案工作的正常运行。为了做好督促和指导工作，坚持定期组织检查或抽查。要敢于面对知识经济和社会信息化的挑战，必须彻底改变档案工作过去封闭、落后的信息存储模式，要从内涵到外延全面适应时代要求，要使档案工作全方位地逐渐进入科学化管理层次，达到网络性服务的新领域。 四、优化环境，使档案真正顺利进入社会市场，发挥作用
档案的基础就在于文件材料的形成和归档，因此它有很强的社会性和科学性，并且也是一项庞大而又开放的系统工程。在档案形成过程，必须注意处理好材料的完整、积累和整理归档各个具体环节。不论是哪个课题、试制产品的一项工程技术项目，在它完成或进行相应一个段落后，档案部门应随时跟进，将其形成文件材料，系统整理，由专门单位保管，标明保管时限，并由当事负责人亲自审查，再及时归档。但归档的材料不能由个人保管，要由单位负责，对此，档案部门要做好监督指导工作，不能随意保管。
档案管理要做好工作，因为它是一个综合性的问题。这样管理不仅是现代化的高层次信息化科学管理，而且还具有坚实的基础建设，其中包括配备先进的科技设施，创造良好的社会外部环境。简言之，档案管理需要人力、物力，還有财力资金的投入问题。具体讲：一要建立标准的档案室，配备有先进的档案装备；二要实行计算机管理手段，这些设备和使用技术要有统一标准。这些涉及必要的资金投入，这才能逐步实现档案网络化和对外开放，才能为建立档案市场，全面做好档案工作奠定坚实的基础。
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档案是人们从事社会实践、改造自然的真实历史纪录，也是一种珍贵的历史载体。作为国家以及省、市到基层单位都有各自的档案，它的形成离不开人们的生产实践和科学实验活动，而且是一种潜在的生产力。
档案的地位和作用不可小视，但在实际工作中，有些单位却对此认识不足，档案管理工作还是一个薄弱环节，领导重视不够，管理与社会缺乏交流，远离市场，在一定程度上影响和制约我国档案信息自身价值的开发和利用。要改变这种状况，必须使档案工作步入科学化、规范化的轨道。为此，笔者有所探究，做如上思考。 （作者单位：白城市洮北区机构编制电子政务中心）
对做好档案管理工作问题的几点思考
