浅谈如何加强电力工程档案建设
作者：蔺一梅
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第4期
文/中国华能集团北方联合电力达拉特发电厂 蔺一梅
【摘要】随着我国经济社会的发展和城市化的不断推进，我国对于基础设施建设，尤其是电力设施和电力工程的建设越来越重视。在开展电力工程建设的过程中，档案发挥着十分重要的作用，是工程前期设计、中期建设和后期使用及维护的重要依据。但是很多电力企业在开展工作的过程中，不重视电力工程的档案建设，这就影响了电力工程建设工作的完整性。本文在开展研究的过程中旨在对如何加强电力工程档案进行研究，为电力工程档案建设质量的提升提供借鉴和帮助。
【关键词】电力企业；电力工程；档案建设
电力工程在我国基础设施建设的过程中发挥着十分重要的价值和作用，在进行电力工程建设过程中的设计、建设和后期维护工作都需要相应的工程档案作为基础。电力工程档案建设是电力工程整体工作的重要依据，但是很多电力工程建设企业并不重视相应的工作，这就影响到了电力工程的整体工作。由此可见，本文对如何加强电力工程档案进行研究有着十分重要的价值和意义。
一、电力工程档案建设的意义
（一）证明工程的建设质量。电力工程档案能够直接证明工程的建设质量和水平，因为档案能够记录整个设计、建设的过程，通过档案能够体现其是否符合国家的相关法律法规要求。电力工程档案主要包括技术交底、工程建设日志等等，这些都是证明工程质量的重要文件和档案，这是工程验收的重要文件。
（二）鉴定各方的责任。通过电力工程档案的建设能够建立电力工程建设过程中各方的责任，因为电力工程档案中包含了设计和建设资料，同时对于设计和建设的人员都有着详细的记录。因此，在发生工程质量问题时，能够通过档案来鉴定各方的责任，这是十分重要的文件和依据。在发生纠纷时，档案是重要的证据和资料，因为档案能够反映不同部门的工作质量，能够有效地发现设计、施工过程中存在的问题。
（三）为工程后期相关工作提供依据。电力工程建设完成投入后期使用之后，需要对工程进行相关的维护，在维护的过程中需要调取电力工程的设计和建设档案。这样能够对工程的整体结构和维修要点有所了解，能够更加有针对性地开展后期维护工作，保证在维护的过程中不产生二次损坏。同时电力工程的后期相关工作也要继续记录在工程档案当中，这样能够为整个后期维护工作提供借鉴和帮助，更好地提升工程的使用质量。
二、电力工程档案管理过程中存在的主要问题
（一）专业档案管理人员缺乏。目前，很多电力工程建设企业在开展档案管理工作的过程中缺乏专业档案管理人员，在开展工作的过程中无法有效地对设计和建设的资料进行收集和整理。很多电力工程企业在开展工作的过程中为了降低人力成本，往往招募水平一般的档案管理人员，这就导致其在进行档案管理时无法对整个工程档案进行充分的了解，对于不同档案的作用也并不知晓，无法收集真实有效的工程设计与建设档案。很多档案管理工作人员在开展工作的过程中只是被动地接收资料，这就严重影响到了档案资料的真实性和完整性，不利于档案管理工作的开展。
（二）工程档案资料不完整。由于缺乏专业的档案管理人员，导致在开展工作的过程中工程档案资料不完整，比如：有些档案管理人员在进行管理的过程中没有使用统一的编号，这增加了查找档案资料的难度，十分容易导致档案的丢失。一些工程建设部门为了降低整体的建设成本，在进行档案管理的过程中往往采用传统纸质档案的方式对档案信息进行收集和储存，但是纸质档案在保存的过程中十分容易损坏和丢失，这就会对档案的完整性产生十分不良的影响。同时很多文件中的签字和记录不符合国家工程档案管理的相关规定，这就导致国家在进行验收和检查的过程中工程档案不能够顺利通过，会对工程的交付和使用产生不良影响。
（三）片面重视传统档案管理。传统档案在档案管理的过程中发挥着一定的价值和作用，传统档案的收集较为方便，但是往往只是工程建设的一些浅层的信息，无法对工程的实际建设情况进行充分和全面地反映。因为在开展现代工程建设的过程中，传统的工程档案知识的一部分，有很多新的档案信息已经出现，如果不进行认真仔细地收集就会导致档案的不完整。很多电力工程档案管理人员在开展工作的过程中，片面重视传统档案的管理，只对相应的纸质材料进行收集和整理，但是忽视了相应的视频、图像、电子数据的收集和处理。这就影响到了工程档案的完整性，不利于发挥档案管理在工程质量控制和后期维护中的价值和作用。
三、提升电力工程档案建设质量的意见和建议
（一）专业档案管理人员介入。在开展档案管理工作的过程中，档案管理人员发挥着十分重要的价值和作用，专业档案管理人员对于档案的建设和管理质量有着直接的影响。要想提升电力工程档案的建设质量，应当由专业档案管理人员介入到档案管理工作当中。这就要求工程施工单位在开展相应工作的过程中，增加对于档案建设人员的投入，招募更加专业的档案管理人员，这样就能够在开展档案管理工作的过程中确保档案的完整性、准确性和系统性，能够发挥档案管理事前控制的作用，为电力工程建设工作的开展提供借鉴和帮助。
（二）加强电力工程档案的信息管理。在开展电力工程档案管理的过程中，应当加强电力工程档案的信息管理，也就是在开展管理工作的过程中应当制定相应的管理规章制度，提高工程文件和信息的搜集与交换水平。同时在开展工作的过程中要将相应的数据进行数字化的输入，这样就能够更加有效地对电力工程档案进行管理，在需要相关资料时能够直接通过计算机进行查找，进而大大提升工作效率。通过信息管理能够减少数据的丢失，增加视频、音频、图像等信息档案的录入，提升档案的完整性。
（三）加强相关档案管理人员的培训。在开展电力工程档案管理工作的过程中应当不断加强相关档案管理人员的培训，这样才能够为提升工程档案的管理质量打下良好基础。首先应当提高专职档案管理人员的素质，要求其对工程档案管理的相关政策、规定有全面的了解，并且要提升其业务能力；其次，要让档案管理人员善于和工程设计和建设方进行沟通，要对整个设计和建设过程有全面的掌握，要对相应的资料进行全面的收集，对发现的问题及时提出整改意见；同时，在开展培训工作的过程中要不断提升档案管理人员的责任意识，让其在开展工作的过程中更加认真和投入，可以设立相应的奖惩机制来提升其工作的积极性和主动性，防止在开展工作的过程中敷衍了事。
（四）提升电力工程档案的完整性。在开展档案管理工作的过程中要想提升电力工程档案的完整性，就要在开展工作的过程中加大对档案管理基础设施的投入，如：计算机、录音笔、相机等硬件设备，这样就能够保证在开展工作的过程中收集多元化的信息。在进行电力工程档案信息收集的过程中，要提升电力工程档案的完整性，就是要在开展工作的过程中对视频资料、音频资料、图像资料等进行收集和整理，并将这些信息储存到工程档案管理软件当中。这就能够保证在开展工作的过程中对工程的设计和建设情况有更加全面的了解，提升电力工程档案管理工作的质量。
四、结语
综上所述，本文在开展研究的过程中主要对如何提升电力工程档案建设的质量进行了研究，很多电力企业在开展电力工程档案建设的过程中主要存在以下问题：专业档案管理人员缺乏、工程档案资料不完整、片面重视传统档案管理等等，这严重影响到了工程档案管理的质量。因此，要想提升电力工程档案相关工作和质量，应当采取以下方法和手段：专业档案管理人员介入、加强电力工程档案的信息管理、加强相关档案管理人员的培训、提升电力工程档案的完整性，采取以上措施能够更好地促进电力工程相关工作的开展。
浅谈如何加强电力工程档案建设
