精品案例类2019年某知名企业制造企业采购管理控制程序 精品

名翔恿線股份有限公司 制訂日期：2018年10月26日 採購管理程序書 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 文件編號 頁 次 MS-M2-0601 第1頁共9頁 為使採購作業有所遵循，並能合理地執行，確保能以適時、適價與適質之原物料與生產設備供應生產所需，以提昇公司產品與服一、目的 務 之品質。 凡公司所採購之原物料、機器、儀器與設備均屬之。 二、範圍 三、定義 無 流 程 圖 填單/取消 資料查詢 詢價 採購時機 N N Y Y A 送審 審核 越權 N B N Y C 檢驗/測試 聯絡 不合格 N Y 詢/議價 彙集 核決 Y 核對 A B N 採購 逾期 Y 交期管控 進貨 C 不退貨 N Y 特採 入庫/移轉 /退貨 記錄存查 名翔恿線股份有限公司 制訂日期：2018年10月26日 採購管理程序書 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 文件編號 頁 次 七、參考文件 MS-M2-0601 第2頁共9頁 八、應用表單 四、權責 五、作業流程 六、作業內容 單位 No Who，When，Where，How to do，What 流程 相關單位 6.1採購時機 1 採購時機 6.1.1當公司有重大決策需採購大批原物料或機器設備時。 6.1.2當原物料低於安全庫存量時。 6.1.3當產能不足須添購機器、儀器設備時。 6.1.4處理行政事務所需之文具或其他備品時。 6.1.5當合約審查通過需採購非規格品或非本公司生產之商品時。 相關單位 2 填單/取消 相關單位 3 資料查詢 6.2填單/取消 6.2.1各需求單位人員依其業務所需，填具〝請購單〞(MS-M4-0601)如附件 1，一式二聯，需就各項目確實填寫，並依〝核決權限表〞(MS-M4- 0602)如附表1之相關規定，呈核決權限主管審核。 6.2.2各單位人員所提出之採購申請，若未奉核可，將〝請購單〞(MS-M4- 0601)如附件1，一式二聯以碎紙機銷毀或撕毀即可。 6.3資料查詢 6.3.1核決權限主管接獲〝請購單〞(MS-M4-0601)如附件1，應即核對所填資 料是否齊全，若資料不全或填寫不清楚時，應通知請購單位補齊資料 或更正後，再依所請購物品查詢〝供應商合格名錄〞(MS-M4-0608)如 附件2、〝供應商資料調查表〞(MS-M4-0606)如附件3與相關之歷史交 易記錄。 請購單 (MS-M4-0601) 核決權限表 (MS-M4-0602) 請購單 (MS-M4-0601) 供應商合格名錄 (MS-M4-0608) 供應商資料調查表 (MS-M4-0606) 相關單位 4 詢價 6.4詢價 6.4.1核決權限主管依以下條件判定是否需要詢價，若需要，進入流程5， 進行詢/議價，若不需要，則進入流程7，進行核決。 採購管理程序書 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 文件編號 頁 次 名翔恿線股份有限公司 制訂日期：2018年10月26日 MS-M2-0601 第3頁共9頁 四、權責 五、作業流程 六、作業內容 七、參考文件 八、應用表單 單位 No Who，When，Where，How to do，What 流程 6.4.1.1詢價條件 A初次採購之生產性原物料且單項物品採購金額超過5000元 B初次採購之非生產性原物料且單項物品採購金額超過2000元 C有價格更便宜之資訊或有其他相關產品可以替代時。 D機器、儀器設備等之採購。 E屬於壟斷獨占市場之產品，不需比議價。 F凡執行ISO 9002品質系統前已比議價過之原物料，不需比議價。 相關單位 5 詢/議價 6.5詢/議價 6.5.1核決權限主管依以下規定進行詢/議價作業 6.5.1.1詢價 A所需採購之品項，如係多家供應商可供應時，需至少有兩家供應 商的電話報價或報價單報價。 B所需採購之品項若為固定供應商供應時，直接要求其報價。 C所需採購之品項若為機械、量規儀器及設備類時，需要求供應商 簽訂合約，合約內容需註明如：安裝、試車、保固、訓練與違約 罰責…等相關事宜。 D供應商之報價單中應詳細說明付款條件、付款方式、物品規格、 數量、單價、交期、運送方式與運送地點…等相關條件。 6.5.1.2議價 A比較供應商之條件後，選擇最具競爭力者為優先議價對象。 B議價時可以電話或傳真方式進行。 詢議價表 (MS-M4-0603) 名翔恿線股份有限公司 制訂日期：2018年10月26日 採購管理程序書 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 文件編號 頁 次 MS-M2-0601 第4頁共9頁 八、應用表單 詢議價表 (MS-M4-0603) 供應商資料調查表 (MS-M4-0606) 四、權責 五、作業流程 六、作業內容 七、參考文件 單位 No Who，When，Where，How to do，What 流程 C將議價結果填入〝詢議價表〞(MS-M4-0603)如附件4。 相關單位 6.6彙集 6 彙集 6.6.1核決權限主管將以下資料彙整後以利於進行審查。 6.6.1.1所有供應商之報價單。 6.6.1.2〝詢議價表〞(MS-M4-0603)如附件4。 6.6.1.3合約書：採購機械、量規儀器及設備類時。 6.6.1.4〝供應商資料調查表〞(MS-M4-0606)如附件3：初次採購非規格品或 非本公司生產之商品時。 相關單位 7 核決 會計組 8 核對 6.7核決 6.7.1核決權限主管由本作業內容6.6之相關資料，決定是否選定供應商以 進行採購，若已選定供應商，進入流程8，進行核對，若無法選定供 應商，則進入流程5，重新進行詢/議價。 6.7.2核決權限主管依現況需求，判定例行採購、無須詢議價與已經詢議價 後之品項是否進行採購，若是，進入流程8，進行核對，若否，則 進入流程2，取消採購申請，或進入流程5，重新進行詢/議價。 6.8核對 6.8.1核決權限主管將所選定之供應商之相關資料與核准後之〝請購單〞 (MS-M4-0601)如附件1之第二聯，於每天下午以以下方式交給會計 員，第一聯則交由申請人自行留存，但若屬緊急採購，則將第二聯以 傳真或面交方式交給會計員，並以電話或當面告知方式聯繫，以便立 即進行相關作業。 採購管理程序書 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 文件編號 頁 次 請購單 (MS-M4-0601) 名翔恿線股份有限公司 制訂日期：2018年10月26日 MS-M2-0601 第5頁共9頁 四、權責 五、作業流程 六、作業內容 七、參考文件 八、應用表單 單位 No Who，When，Where，How to do，What 流程 6.8.1.1於每天彙集後，交由司機或外務員轉交。 核決權限表 6.8.1.2傳真。 (MS-M4-0602) 6.8.1.3面交。 6.8.2會計員依〝核決權限表〞(MS-M4-0602)如附表1之相關規定、歷史交 易記錄與公司之相關規定，核對核決權限主管之權限與交易條件後， 呈會計組主管審閱。