行政部工作手册
2020年元月
行 政 部
一、 部门架构、职能与岗位说明：
1、 部门架构 2、 部门职能 3、 各岗位说明 二、 作业指导书（制度流程）
（一）、办公用品管理办法 1、工作流程 相关部门 相关部门 统一申购 作业流程 特殊需求申购 相关文件/表单 申购单/办公用品申购表 申购单 备注 相关部门负责人 行政部门 审核 Y 审核 Y 审批 Y 发放 采购 验收 N N 申购单/办公用品汇总表 申购单 办公用品领用登记表/办公用品领用单/奖惩管理规定 物品借用单/设备故障维修申请单/办公用品报废审批表 办公用品进出存报表/办公用品领用情况汇总表/固定资产盘点表 总裁 供应部 行政部 行政部/各部门 总裁/总经理/使用部门/人资部/财务部 行政部 N 借用/维修/报废 盘点 2、说明
1) 申购/领用
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? 日常使用的办公用品（办公文具、生活用品等单价100元以内的低值易耗品）由前台文员按需求及库存提出季度申购申请，行政部负责人审核，总裁/总经理审批后，供应部在3日内购买到位，并保持一定的库存量。
? 各部门如需要特殊的办公用品（办公家具、设备、印刷品），应由使用人填写办公用品《申购单》，部门负责人审核，行政部门审核，总裁批准后方可采购，审批后物品在3日内采购到位（特殊需下订单制作的物品到位时间视实际情况而定）。 2) 入库及盘点
? 前台文员验收供应部采购的物品合格后，填写入库单并签字，存根和记帐联留底，验收联给供应部做报销凭证附件。质量不合格，数量超购或无批准的申购单的不予进仓和核销。
? 前台文员应做好办公用品的进出仓手续，严格把好数量、质量关，每季度第一月2日完成上季度办公用品进出存报表（含回收物品清单、性能及处理情况），并交行政部负责人审核。 ? 行政专员应做好固定资产的管理，及时监督或办理领用、变更、报废手续，每年至少盘点一次（年尾）以上。 3) 领用
? 零星日常办公用品（办公文具、生活用品、印刷品等低值易耗品）由领用人在《办公用品领用表》上签字后领用，非低值易耗固定资产及特殊办公用品（办公家具、办公设备等）的领用原则上采取以旧换新，需填写非低值易耗品《领用单》，部门负责人要签批以示负责，行政专员跟进此项工作的落实。
? 前台文员对以旧换新及离职人员的回收物品报备行政专员妥善安排处理，并做好工作交接物品保管人变更备案。
? 物品领用人应按物品使用规则妥善和节约使用、保管物品，有责任避免物品在常规使用期限内损坏。属于非人为原因损坏的，可进行修复或以旧换新；因个人保管、使用不善造成损坏、遗失的，由责任人承担维修或更新全部费用；属于故意损坏的，除了赔偿被损坏办公物品维修或更新费用之外，并依照《奖惩管理规定》予以相应处罚。
? 未经允许严禁员工将办公物品带回家私用。因私借用办公物品应办理《物品借用单》，借用办公物品如有损坏或丢失应按照原价赔偿。 4) 报废处理
? 对于非低值易耗品的物品报废，保管或使用部门需填写《办公用品报废审批表》提交行政部门，行政部门应对各部门需报废的物品进行鉴定，经总经理/总裁审批后由行政部门报废处理。 5) 引用文件
《奖惩管理规定》 3、相关表单 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?
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《办公用品申购表》
《办公用品汇总表》 《申购单》 《办公物品领用表》 《物品借用单》 《办公用品报废审批表》 《设备故障修复申办单》 《办公用品进出存报表》 《办公用品领用情况汇总表》 《固定资产盘点表》
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