文件编号 QP-007 A/0 2019-12-2 第 1 页 共 5页 仿翼（深圳）科技有限公司 版本号 生效日期 记录控制程序 页码 □行政部□品质部
制 作： 审 核： 批 准： 文件发放部门明细
□业务部 □采购部 □生产部 □工程部 □仓储部 □财务部
盖受控章处
记录控制程序
文件编号 QP-007 A/0 2019-12-2 第 1 页 共 5页 仿翼（深圳）科技有限公司 版本号 生效日期 记录控制程序
文件修改记录 修订日期 版 本 修订内容 页码 修订部门 修订人 备注
文件编号 QP-007 A/0 2019-12-2 第 1 页 共 5页 仿翼（深圳）科技有限公司 版本号 生效日期 记录控制程序 页码 一、目的
对记录进行有效控制，以提供符合质量、环境管理体系要求有效运行的证据。 二、适用范围
适用于本公司质量、环境管理体系的所有记录。 三、职责
3.1行政部负责对公司质量、环境记录表格编号，对表格电子档及打印的空白样版的使用、改版、增删、保管的归口管理。
3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递、收集、归档、保管、储存，确保记录的可追溯。 四、内容
4.1记录表格的设计
4.1.1记录可以透过表格﹑报告﹑图表﹑U盘﹑光盘﹑照片的形式体现出来。4.1.2表格的设计要求格式清晰﹑项目明确﹑填写方便，能实现使用的目的。
4.1.3表格一般应包含公司Logo、表格名称﹑表格编号﹑版本、记录内容﹑记录日期、制作、核准等，表格设计时应尽可能全面，能反映质量、环境管理体系的运行情况和效果，能为质量、环境管理体系提供必要的信息和依据。
4.1.4表格的格式由各部门根据需求设计，部门编号、检查，行政部留一份空白表格存档。 4.2记录的填写
4.2.1记录填写字迹要清晰,内容要真实﹑准确﹑完整，能准确识别，不能随意更改、涂抹。如发现记录内容填写有误，应用划改的方式进行更正，并在更改位置附近签名，注上更正日期。
4.2.2应使用蓝色或黑色圆珠笔﹑水笔﹑碳素笔填写，不得使用铅笔﹑彩笔填写。
4.2.3记录必须有记录人签名，每份记录在实施人员更换或进行交接班时至少进行一次签名。 4.2.4各部门负责人对本部门的记录进行审核﹑监督﹑管理。 4.3记录的编号
行政部按《文件控制程序》中规定的记录表格编号方式进行编号。 4.4记录的归档和保存
4.4.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序或日期、页码的连续，便于查阅。
4.4.2文件所用到的表单记录在保存期限内应妥善保管，若有缺失、损坏或变质应给予维护更新； 4.4.3各部门应根据记录数量的多少应定期对记录进行收集整理，在保存记录的明显位置记录名称部门和年份。当记录在使用场所已满或到了适当时机，应装订成册，并在封面或文件夹侧面清晰地标明记录名称、日期、部门等标识，然后做妥善保存。
文件编号 QP-007 A/0 2019-12-2 第 1 页 共 5页 仿翼（深圳）科技有限公司 版本号 生效日期 记录控制程序 页码 4.4.4各部门记录应保存在安全、干燥的地方，注意做好防火、防虫蛀和防湿等；如文本记录较多，可用电子档保管方式；对保存于光盘中的记录要做好防压、防磁、防晒等措施，并及时备份，防止贮存内容丢失。
4.5记录的保存期限
4.5.1一般情况下，记录的保存期限应为三年，重要（或特殊）的质量、环境记录可根据部门的实际情况保存更长时间，内部质量、环境体系审核和管理评审记录保留五年；如果客户和法规有规定，保存期限必须符合法规和客户要求。
4.5.2产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告、关键件变更批准的相关记录等，这些资料和记录在证书到期后，至少再保存12个月以上。
4.6记录的查阅和借阅
4.6.1经记录的归口部门及保存部门负责人同意，相关部门可在质量记录保存处查阅所需记录；如需要借阅，则需进行登记，并限期归还。
4.6.2如合同中有要求的，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或者代表查阅。 4.7记录表格的修改及废止
4.7.1如质量、环境记录表格需修改或废止时,由各记录表格原编制部门以《文件/记录申请表》形式提出申请,由该部门经理批准后,统一交文控中心进行修改或废止。
4.7.2文控中心根据表单格式的变更，在《记录总览表》上进行相应的修改并及时更新，将及时更新的《记录总览表》和修改的表单格式的电子档发给相应的部门，各部门需及时更新本部门的《记录总览表》和受控记录的表单格式。文控中心在发放新的格式前，应确保旧版记录格式全部回收，避免继续使用失效的记录格式。
4.8记录的销毁
记录到了一定的保存期限需销毁时，确定不再使用则由保管部门填写《文件/记录申请表》报管理者代表审批。管理者代表批准后，保管部门填写需销毁记录明细交到文控中心，由文控中心统一销毁。
五、参考文件
《文件控制程序》
六、相关记录
《文件总览表》
文件编号 QP-007 A/0 2019-12-2 第 1 页 共 5页 仿翼（深圳）科技有限公司 版本号 生效日期 记录控制程序 页码
七、记录控制流程图
记录表格制订/修改 批准 NO Ok 表格受控编号、形成记录清单/更新 填 写 收集、整理和分析 表格适用 NO 归档 销毁
QP-007记录控制程序
