第十九条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。
第二十条 学生出国不归、失踪、逃亡，经证实，其档案仍由学生档案室保管。
第二十一条 对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，本人要求人事档案保留在学校的，由本人提出申请，所在学院领导签字，方可保留二年，超过二年的，经当地物价部门批准，按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准，收取毕业生人事档案保管费。收取的档案管理费主要用于毕业生档案管理的有关支出，不得挪作他用。
第五章 学生档案保管与保护
第二十二条 根据安全保密和便于查找的原则，学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。
（一）学生档案设立专门档案室，用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，并经常检查。
（二）要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。 （三）学生档案室统一保管学生档案，建立登记和统计制度，及时发现问题并解决。
第二十三条 学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
第六章 学生档案的利用
第二十四条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：
（一）凡来查阅学生档案者，须提出书面申请并经所在部门领导和档案所在学院领导签字同意；
（二）学生档案一般不得外借，如必须借出使用时，要说明理由，严格履行借阅手续后，方可借出。 （三）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（四）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理；
第二十五条 毕业学生查询档案去留情况，应出具相关证明，办理登记手续后进行查询。
第七章 学生档案的转递
第二十六条 学生毕业后，学生档案室按机要件的交送规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门（或单位）。
第二十七条 考取外校研究生的学生档案，按教务处或录取学校发出的正式通知，学生档案室将档案转至相关提档部门或录取院校。
第二十八条 严格执行学生档案转递制度，避免产生“无头档案”，转递学生档案时应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要投递或派专人送取，不能邮寄，不得由学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
第八章 附则
第二十九条 本办法适用于贵州理工学院全日制学生，成人学生档案由成教处管理，可参照本办法执行。 第三十条 本办法由学生处负责解释。 第三十一条 本办法自发布之日起试行。
学生档案管理办法
