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关于会议接待礼仪

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关于会议接待礼仪

会议接待礼仪

在商务场合中,我们会经历大大小小的会议,正式的会议是非常讲究的。商务会议时间一般要持续好几个小时,会议上商讨重要事情,做出重大决定,参会人员要高度集中精神,所以对参会人员的接待服务工作就显得十分重要。 您懂得,会场环境力求庄重舒适; 别忘了,结合会议内容设计布置。

会场环境应给人庄重、舒适的感觉,环境整洁,灯光亮度适中,可适当摆放室内植物和桌面插花。根据参加会议人数选择会场大小及台型布置,小型会议可采用圆桌或回字台型,大中型会议可采用礼堂型或教室型。根据会议内容还可通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。 您懂得,注重细节做好会议保障; 别忘了,做好预案应对突发事件。

茶杯须经过消毒,确保无黄斑、无缺口。矿泉水瓶密封完好,在保质期内。鲜花无枯枝、败叶。会场提供的笔应油墨饱满、书写通畅,纸本干净整洁。调整投影设备,使其亮度和大小适当。调试话筒效果,使音量适中。调节空调温度,将室内温度控制在26℃左右,并保持室内湿度适中、空气清新。做好预案应对突发事件,保证安全通道畅通,严禁外来人员闯入会场,有条件的话会场可配备备用电源、应急照明设备和急救药箱等。

您懂得,提前熟悉环境方便指引; 别忘了,面带微笑礼貌迎接宾客。

会议服务人员应提前熟悉会场周围环境,方便指引。会议开始前,迎宾人员应在会议室门口迎候参加会议的客人到达,并礼貌引领到签到处签到。迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。

您懂得,关注客人动态及时提供服务; 别忘了,遵守会场秩序严守保密规定。

会议开始后,在会议室门口挂上请勿打扰的牌子。会议服务人员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务,绝不能因为站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子。添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。在会场服务时,语言、动作要轻,尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容,对于所听到的会议内容应保密。 您懂得,会议结束门口立岗送客; 别忘了,整理会场做好资料回收。

会议结束后,服务人员应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。检查会议室是否有来宾遗忘的物品。清理会议桌上的资料、茶杯等物品。摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。关闭所有电器,节约能源。 不积跬步无以至千里;不积小流无以成江海。文明细节

虽小却是天大的小事,唯有从点滴小事做起,我们才能让文明在全社会蔚然成风,文明才能真正成为一种感染力、凝聚力、推动力,进而升华为一种城市的名片,一种国家的形象,一种民族的精神。 会议的筹备工作 1、确定接待规格

会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作性会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。

2、发放会议通知

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。 3、会场的选择

选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位

太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。

第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。

第四:要有停车场。现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。 4.会场的布置

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。 如何迎接客人

一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则,即主要迎送人与主宾身份相当,当不可能完全对等时,可灵活变通,由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。 二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点,不能太早,更不能太迟,甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。

关于会议接待礼仪

关于会议接待礼仪会议接待礼仪在商务场合中,我们会经历大大小小的会议,正式的会议是非常讲究的。商务会议时间一般要持续好几个小时,会议上商讨重要事情,做出重大决定,参会人员要高度集中精神,所以对参会人员的接待服务工作就显得十分重要。您懂得,会场环境力求庄重舒适;别忘了,结合会议内容设计布置。会
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