电大最新办公室管理形成性考核册答案

办公室管理形成性考核册答案 办公室管理作业1（第一、第二幸） 一、 单选选择题

1、B 2、D 3、A 4、C 5> A 6、A 7、D 8、C 9、B 10、A

二、 判斷题

1> V 2、V 3、V 4、V 5. X 6. X 7、V 8、V 9、V 10、X

三、 简答题

1、 简答办公室得主要特点。P5（说明：这表示要参考教材第5页得内容，下同） 2、 谈谈您对办公室人员应具备得职业素质中“善谋\得理解。P8 3、 简述办公室设备使用规范。P16

4、 简述在储藏间存储办公用品时得注意爭项。P20

办公室管理作业2（第三、第四幸）

一、 设计题 调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段与完成阶段，请对调研 工作得三个阶段进行详细设计。P34 二、 案例分析题 林*示例分析

秘书李敏每天一上班与下班祈都将自己得工作区域淸洁整理得干干净净、有条不亲，同时她 也主动清洁整理自己常用得复印机.打印机、饮水机.档案柜、公用书架等。每当她瞧到复 印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办 公环境得整洁。

秘书小王毎天都认真淸洁整理自己得办公桌，常用得笔、纸、回型针.订书器.￡件夹以及 专用电话等都摆放有序。下班祈，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件.物品乱堆乱放 在桌面上。但小王很少参与清理与维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、 档案夹等锁进自己得办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

秘书小刘上班匆匆忙忙，接待室得窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑, 上司要得文件总就是东查西翻，每日常用得“访客接待本”也总就是找不到。自己得办公桌 都没有管理清楚，更无暇顾及她处。

***点评：通过上述案例，可以瞧出办公室工作环境得淸洁、有序，直接对组织得形象与绩效 产生一定得影响。一个良好得工作环境，有利于纽织得对外形象塑造，有利于提高秘书得工作 效率。可见，李敏符合要求；小王得工作存有误区；小刘工作不合要求。 林*工作程序

加强对日常环境得管理，营造一个令人神赫心怡得工作环境,就是公司秘书

秘书对日常环境得管理包括3个方面得内

一项经常性得工作，也就是一份责任与狡务。

容，即个人工作区得环境管理，上司办公室得环境管理，日常公务活动区得环境管理。 要及时通知保洁员进行打扫与清理。

1.

保持您所参与得公共区域整洁（1）要保持上司会客室与会议室得清洁，在来访客人离开及会 议结束后

（2）正确使用并注意维护复印机、传真机

（3）对文件柜、

等办公自动化设备，保持周边得整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。 原处，保持整洁有序。 司得工作环境得整洁

档案柜、书架、物品柜等公用许源要经常注意清理，对报刊、文件及公用得办公用品，用后要 及时放归

（4）注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、 （1）经常整理上司办公室与办公桌，將丈件与物品摆放

（2）每天要定时开窗通风，保持空

（3）经上司梭权后，

通道等方面存在得有碍健康与安全得隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。2、 保持您得上整齐，文件柜、书架、博古架与各种陈设要保持清洁。

气得自然淸新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯得温度与渥度。

定期对上司得丈件柜进行清埋，将丈件资料归类保管存放，将一些无用得文件及时淸退或销 毀。

（4）对上司办公室得花卉、盆景，要及时浇水、施肥.剪枝，保持其美观与生机;对办

（5）上司接待客人后，

公室内得金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内得浊物，保持水质得清洁。

要及时对烟缸.茶具等进行清洗与整理。 （6）经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问 题及时通知有关人员进行处理，吋刻保持良好得状态。 3、整理个人工作环境 办公桌 就是每一位秘书人员得直接工作空间，所以在布置自己得办公桌吋，既要使自己感觉舒适，又 要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁得办公环境，不仅可以提离工作效率，还有助于提升专 业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡得眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到 得益处。 （1）办公桌得必备物品及其整理 摆放在办公桌上得物品都应就是经常使用

得。比如记录纸、铅笔.文件夹、剪刀、订书机.胶水、回形针、信封以及其她一些工作上 需要得用品，应将它们整齐地摆放在您得办公桌上。 ①电话。 ②电脑。 ③参考书。 ④文具用品盒。⑤文件夹。⑥办公桌抽屉。 （2）整理办公桌得技巧 要想快速治 理办公桌得混乱局面，营造出离效率得办公环境，可以釆取以下5个步骤： ①舟不常用得 东西转移到其她得地方。②清理过期得丈件。③注意您得电脑显示器。④充分利用办 公空问。 ⑤清理旧得阅读材料。 办公室管理作业3（第五、第六幸） 一、 单选选择题

1、 A 2、C 3> C 4. C 5、C 6、B 7、D 8、D 9、C 10、C

二、 判斷题

1> X 2、X 3、V 4、V 5. V 6、V 7、V 8、X 9、V 10、X

三、 简答题

1>简要回答公文写作得五部曲。P105

2、 简要回答超草请示得“五步棋”。P110

3、 简述公文校对工作要求oP127答：可答P127倒数第6行得内容；也可以参考下面得内容： 首先,

要瞧文稿得标题就是否准确，如有得将请示、报告混淆，通报、通告混淆等情况；也有时 不注意标题中得词语前后颠倒；文件得标题就是否缺项（单位加事由加文种）。 第二，查瞧 公文发*字号中得年份就是否用六角号〔丨括是来得，因为一般人不太注意这些地方，在实际 使用中，这个括号得用法可谓就是五花八门，有用方括号得[],有用这种得【】，也有用圆括号 得0。这都不对，一定要使用国家标准规定得六角括号，这才就是正确得。 第三，在审稿时 遇到文稿有序号得，一定要全文上下通瞧一遍，瞧一瞧前后序号得使用有没有问题，要全丈检 査核对一下，就是否旃后统一、有无斷号、重号。 第四，文稿中数字方面出错比较常见， 如有得文稿开头讲说有五个方面，可能后面只讲了四个方面；也有得讲话稿开头说讲“两个问 题”实际后面就是三个问题；另外有人名字得也要仔细检查核对，就是否有差错，人数就是否 有出入。 第五，文稿中得时间，即年月日，不论就是正文中，还就是文末落款处，出现这种时 间就要认真审核就是否有误，特别就是每年得年初，这个时段得文稿在年份上最容易出错，一 不留神就会弄错，所以一定要记得核对。 第六，注意文中得标点符号。在公文文稿中，对于 常用得标点符号通常情况下也就是有统一得规定，按照规范要求，在公文中正确使用标点符 号。常见得错误主要表现为：有得文件以“为？？。”为开头，这里得句号应该为逗号。有得在

“第一”、“首先”等序号后边该用逗号得用了顿号，有得在序号加括号如（1） （2）后边不该再 加标点得加了顿号。还有不注意标点得人一逗到底；也有在修改时只修改文字，没有注意到标 点符号。 第七，文稿中得错别字。在公文文稿中，如果出现错别字，在这种请况下，将会影 响公文得严谨性与权威性。撰写公文丈稿要一丝不苟，完稿之后需要进行审核。在X字输入 方面，五笔.拼音应用比较广泛，在用五笔进行输入时，通常情况下容易产生形状相似得错字， 而用拼音输入法则容易产生同音别字。在审稿时要有针对性得进行审核，以提高工作效率。 第八，有得固定语句一般都就是观点性得，所以使用必须准确，审稿时要特别留心；另外要瞧 得就是文章得首尾就是否呼应；标题与结尾用语就是否对应，例如请示得结尾要对应“请批

复\，报告得结尾要对应“请审示”等等。

第九，再要注意得就是文稿中得人名、地名.

专业名词、计董单位、技术术语（遇有不确定得，要请教或咨询有关专业人员）、符号等?就是 否准确。 第十，公文得纸张尺寸.字体字号、字距行距等排版格式就是否符合规范要求， 在审核过程中，

需要通篇瞧一瞧文中就是否存在不符合规范得地方。在有得文稿中，同一级小 标题得字体、段落间行距出现不一致得请况，这种请况就是复制文件得过程中，没有对文件格 式进行调整造成得。 审稿不能急于求成，要静下心来，不厌其烦。否则一旦疏忽大

意，出现差错，便会带来不可挽回得后果。 4、简答电子公文处理过程得五个环节。P143 办公室管理作业4（第七、第八幸） 一、 填空题

常用礼貌用语七字诀：

与人相见说“您好”问人姓氏说“贵姓”问人住址说“府上” 仰慕已久说“久仰”长 期未见说“久违”求人帮忙说“劳驾” 向人询问说“请问”请人协助说“费心”请人 解答说“请教” 求人办事说“幷托”麻烦别人说“打扰”求人方便说“借光” 请改 文幸说“斧正”接受好意说“领情”求人指点说“赐教” 得人帮助说“谢谢”祝人健 康说“保重”向人祝贺说“恭喜” 老人年龄说“為寿”身体不适说“欠安”瞧望别人 说“拜访” 请人接受说“笑纳”送人照片说“惠存”欢迎购买说“惠顾”希望照顾说 “关照”赞人见解说“鬲见”归还物品说“奉还” 请人赴约说“赏光”对方来信说“惠 书”自己住家说“寒舍” 需要考虑说“斟酌”无法满足说“抱歉”请人谅解说“包涵” 言行不妥“对不是”慰问她人说“辛苦”迎接客人说“欢迎”宾客来到说“光临”等候 别人说“恭候”没能迎接说“失迎” 客人入座说“请坐”陪伴朋友说“奉陪”临分别 吋说“再见” 中途先走说“'失陪”请人勿送说“留步”送人远行说“平安” 二、 简答题

所以说

1、 简述公共关系得三大构成要素及其原則。P167 2、 提高会议质量得主要方法与措施。P148 3、 衡量会议质量得会前基本标准有哪些？ P147 4、 简述会务管理得要求。P156