政府大型会议布置详细流程 - 图文

县委办公室大型会议工作流程

环节工作模块工 作 任 务会议名称会议确认会议时间会议事由会议地点出席人员议题及主持人会议议程会议室预订具 体 内 容明确会议名称及会标名称明确会议召开时间及集合时间根据参会人数和方式明确会议地点明确出席领导、参会人员范围会议主要议题及大会主持人根据领导安排明确会议议程、发言人名单根据参会人数确定会议室并安排领导休息室编写详细筹备方案，成立会务筹备工作秘书处，下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组，明确每个组的责任领导、责任人、工作职责各项准备工作责任到人，明确所需物品清单，备好工作用车确定需提供协助服务单位和部门，明确责任人名称、时间、地点、人员，发文单位，签发核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次，特别是有发言任务的单位和人员要落实好根据会议主题，撰写会议所需相关材料，包括讲话、主持词、会议议程、典型发言、决议决定等所有文字材料及时送领导审阅审核文稿校对准确无误，内容相关联的所有材料要由专人负责把关，公文格式要正确定稿材料提前印刷完成，交会务现场工作人员领导用文稿提前送达领导本人或秘书，多份资料提前装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放责任部门责任人时限要求是否完成编写筹备方案准备会议明确责任分工会议前期筹备确定协调单位会议通知与反馈编发会议通知反馈核实人数准备和撰写资料送审会议资料校对定稿印刷装订资料分发环节工作模块宣传报道工 作 任 务编写通稿音响话筒具 体 内 容重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片，专人负责把关，统一报道主题和口径根据讲话人数分配好话筒，重要领导提供双路话筒并保证音响效果；有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐如需要应提前准备并调试好课件演示效果检查会场空调及灯光是否能正常使用安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导范围；有发言的会议要准备发言席及垫板按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误根据与会领导人数确定好数量按照领导要求在主席台摆放根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾、雨伞等必需品代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类证件，专人负责发放大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到位，配合签到人员发放资料按座次图进行会前、会中、会后三次督查，维持会场秩序确定领导进出路线，熟悉引领路线专业人员操作，提前调试具 体 内 容责任部门责任人时限要求是否完成会议设备电脑及投影空调及灯光会标、条幅主席台桌椅席位牌会议前期筹备热水水杯湿巾会议物品鲜花、绿植用品证件区域指示牌签到资料纪念品发放人员分工督查及秩序领导引领音响操作环节工作模块工 作 任 务责任部门责任人时限要求是否完成记者摄影会议前期筹备服务员人员分工播音员会议记录礼仪志愿者安保人员文件资料音响话筒电脑投影空调灯光检查会议资料会议设备会议物品会标条幅主席台休息室卫生间会场内会场外工作人员到位环节工作模块会场内人员会场外人员工 作 任 务确定宣传报道方式，通知电视台、报社记者参会；全程录播的会议需通知电视台提前安装调试录播设备携带常用物品、从领导身后倒水需安排播音员宣读文件或名单的，协调安排好男（女）播音员，并将宣读内容送播音员提前进行熟悉负责录音及文字记录负责引领及递送奖品交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管执法等会议上需发放的文件资料全部到位，主席台文件摆放到位并仔细检查文件是否存在错误专业操作人员到位，话筒更换电池、调试音量，确保摆放正确、音量适中、电源可靠；投影摆放正确、牢固；空调提前开放、灯光开启内容及悬挂位置是否正确座次牌顺序、桌椅位置，鲜花及绿植，热水、水杯、湿巾等是否到位热水、水杯，空调、灯光、卫生确认卫生间位置、检查洗手液、手纸等是否齐全前排座次牌或每个位置的席位牌顺序是否正确（指示牌及其它物品）条幅、门口欢迎牌到位按照会议前期筹备中人员分工情况，所有会场内有任务的工作人员到位主要是各责任单位工作人员、安保人员到位具 体 内 容责任部门责任人时限要求是否完成会前车辆引导会会场秩序前人员就座领导入场签到发放资料领导集体乘车参会的，提前安排好停车及入场地点，专人引导；与会人员车辆由交警负责指挥有序停放合理分流，避免拥堵宣读会场纪律，引导与会人员按区域、席位牌及时就座，避免混乱会场前排就座领导提前就座；与会人员入场结束后，引领在主席台就座领导由休息室入场根据实际情况调整话筒音量、位置，多人发言的注意话筒递送；及时处理好突发故障录音设备摆放及调整位置保障正常运行，处理好突发故障根据实际情况调整空调温度、灯光明暗，处理好突发故障关注领导言行，及时办理好领导临时在会场交办的事项控制与会人员频繁进出领导车辆、司机提前到位专人引领领导按预定路线退场打开会场主出入口，引导人员有序退场，避免拥堵整理会场桌椅，检查及搬运相关设备和物品，避免遗漏恢复会场卫生，做好下次会议准备具 体 内 容责任部门责任人时限要求是否完成音响话筒会议录音设备运行会中电脑投影空调灯光领导交办事项会场情况与会人员出入车辆调整人员退场会后清理会场打扫卫生环节工作模块工 作 任 务领导退场与会人员退场整理物品宣传报道会议纪要会后续工作后完善记录整理存档工作总结新闻稿件送领导签字后按规定刊发尽早整理、编印会议纪要，送领导审阅后下发完善会议文字纪录及录音纪录与会议有关的文字资料、影像资料全部整理存档组织相关会务筹备人员进行工作总结，梳理工作中出色及不足之处其它类型会议应注意的事项1、现场会：（1）要根据会议主题，提前确定好考察项目，准备好参观现场。每个考察点要有生产场面和项目效果图解决好现场脏乱差臭、凹凸不平等问题，抓好考察点绿化、美化、亮化、净化工作，确保整洁、整齐；及时上报参观点简介，落实参观线路；制作悬挂好横幅，门口摆放宣传牌。（2）要做好“一对一”接待。对省领导及省直部门、兄弟县市的与会代表，根据他们的职务和所属部门，在县里安排一名领导干部对口接待。负责对与会代表全程跟踪服务，做好与会代表联络、迎送、导引、纪念品送达、会议信息服务等工作，确保严谨、细致、温馨高效。（3）搞好志愿者服务。①根据季节，提前准备好服装。②请专业人士和有经验的志愿者，进行礼仪培训。③考察现场时每辆车两名志愿者，负责分发车上用品等工作。（4）做好考察现场演示工作。准备工作就绪后，要组织交警、直播员、解说员、志愿者，到考察现场实地演示，确保每个环节不出纰漏，万无一失。2、党代会：要准备党旗、党徽等，需要安排人员食宿的，要提前确定人员信息，包括姓名、单位及职务、交通方式等，并根据人数提前联系确定宾馆、餐厅，规定标准，安排车辆，确定接待责任人和路线引领组织人员，印制会议指南，详细标明会议议程、食宿安排、乘车安排和相关活动安排。3、表彰会：有颁奖内容的，要提前确定奖项，制作奖杯证书，准备光荣花绶带，制定颁奖方案，核实颁奖领导，受奖人员分组，礼仪人员演练，专人负责奖品次序，受奖人员上台引领，颁奖音乐等。4、节庆类会议：除按上述要求安排好接待和乘车外，还要做好宴会安排，确定宴会主持人并准备致辞，做好宴会与其它活动之间的协调衔接；提前准备好礼品，专人采购、看护、发放。注：所有参与大型会议的工作人员要统一着正装。