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准;办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”,交行政部汇总。 2.8.4
1) 消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、
复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。 2) 管理消耗品:签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。
3) 管理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、
打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。 工程部专用办公用具:圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。 1. 2.
由材部部根据批准清单统一采购;
采购好的办公用品由管理员负责登记、接收、发放、整理、统计、归档工作;每
人设立“办公用品领用记录卡”一张,由管理员统一保管,于办公用品领用时分别登记,并控制文具领用状况。 3. 4.
原则上办公用品一个月采购一次(除特殊情况经副总经理批准外)。
新进人员到职时由各部门提出办公用品申请,向办公室请领办公用品,并列入领
用卡,人员离职时,应将剩余办公用品一并缴交办公室。 5.
印刷品(如信纸、信封、表格……)除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由办
公室统一印刷、保管。
办公设备管理制度
1. 电脑、复印机、打印机、传真机、碎纸机、投影仪、相机等电子设备为公司财产,置
于指定地点,并由专人负责维护和保养;
2. 员工应按照操作规程妥善使用办公设备,如出现故障,应及时报告行政部,如有人为
破坏,应追究当事人的责任。
3. 电脑、打印机、电话、传真机的使用管理由行政部负责;
4. 打印机使用按行政部颁发的使用制度合理使用(行政部有权对使用制度不断完善);
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5. 电话、传真机由行政部统一管理使用; 6. 以上办公设备不得擅自用于工作以外的事情。
印章管理制度
1. 2. 章
3. 责管理;
4.
使用单位或个人需用章时,需在申请单上填写用印时间,用印文件,然后送交相关公司章、财务章、合同章、资料章、技术章、质检章、安全章统一由印章管理人负本制度就公司使用的印章的制度,改正与废止、管理及使用方法作出规定 本规定中所指印章是在公司发行名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印
负责人,负责人签字认可后,连同需要用印文件一并交印章管理人。
5.
各印章相关负责人如下:
1) 公司章、财务章、合同章必须由副总经理与总经理签字; 2) 资料章由资料员与副总经理签字;
3) 技术、质检、安全章由工程部经理与副总经理签字; 6.
公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔
细检查用印申请单上是否有相关负责人签字。
7. 8. 9.
用印方法:
项目部印章应盖在文件正面; 盖印文件必要时应盖骑缝印;
10. 除特殊规定外,盖公司章时一律应用朱红印泥; 11. 本规定从发布之日起实行。
文件管理制度
1.
文件的起草
1) 公司各部门业务往来文件、传真等,由主办人员起草;
2) 公司规章制度、对外正式函电、协议、合同、大事记由行政部负责起草; 2.
行文规则
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1) 行文内容应简明扼要;
2) 正式行文及签署合同均应使用公司全称; 3) 公司行文均使用公司统一的格式、文头以及编号;
4) 标题简要明确,注明文件种类(请示、报告、通知、函等); 5) 抬头应注明部门、人名、职务等项;
6) 规定统一以公司名义、各部门名义发文的各种正式格式,并规定编号编写办法。 3. 4. 5. 6. 7.
所有内部、外部往来文件签收、发送、整理、归档工作行政部负责; 所有文件签收后交副总经理与总经理批复后执行下步工作; 所有文件发放前必须由总经理核准后方可下发;
任何文件没有得到总经理批复和核准的都视为无效文件,不许下发。 本规定即日起执行。
档案管理制度
1.
图书影像 1) 2) 容;
3)
任何影像资料必须有图纸、部位、时间、情况说明,事前事后同部位变化需工程规范等相关资料图书由行政部负责管理;
工程影像资料采集由设计部、生产部、材料部、行政部负责采集与之相关内
明确具体位置、发生和结束时间、具体情况说明(包含数量等);
4) 2.
所有部门影像资料收集整理后提交资料室统一归档。
专业资料 1)
工程资料收集报审、报监、整理、归档工作由项目部负责管理,工程结束后
交公司资料室统一归档; 2) 3) 4) 5)
工程施工过程中资料收集工作由工程部负责; 资料填报工作由各项目部负责(表格统一格式) 材料选样、封样由材料部负责;
材料进场登记、汇总统计工作由各项目部仓库保管员负责,由项目部收集材
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料进场凭证,材料部与生产部组织材料进场验收报验工作; 6) 7)
材料合格证、检验报告等规范所需证件由项目部统一收集整理;
材料进场必须按验收程序执行(具体按总经理核准的申报验收程序执行)
文印室管理制度
1. 为了加强公司的文件管理,特制定本制度。
2. 私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机传送,以免影响公司的正常工
作。
3. 打印、复印工作:相关文件由各相关部门及个人拟稿发送到打印机联机电脑进行
打印或复印; 4. 本规定即日起执行。
网络使用管理制度
1. 公司电脑所有的软件安装,统一由行政部指定网络管理员负责,不得私自安装其
他软件;
2. 如需安装特殊软件时,必须先向行政部申请,获准后由网络管理员负责安装; 3. 员工在自己使用的电脑上不得存储与工作无关的图片、照片等文件;
4. 公司实行网络限制,禁止在工作时间浏览与工作无关的网站。如工作需要,可向
行政部申请;
5. 上班期间如发现浏览与工作无关的网页或下载与工作无关的软件一经发现立即取
消其上网资格;
计算机管理制度
1. 计算机房应保持清洁卫生,经常打扫,做到无杂物、无灰尘,对设备和附件工具
以及软盘等物资做好防潮、防变质等工作。
2. 计算机中所有软件均属公司所有,任何人不得擅自窃取、复制、转让或出售,工
作人员应自觉遵守公司保密规定,严防泄密事故发生。
3. 计算机房不得接待任何客人,非工作室工作人员未经领导许可不行擅自进入,更
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不允许动用设备。
4. 不得使用非计算机指定的软盘,也不得在其它机上使用本计算机指定的备份软盘,
以防止计算机病毒的侵入。
5. 出现计算机故障时,如果专业经验不足,不得强行处理。应联系销售或生产商的
系统工程师,以防止故障的扩大,避免更大损失。
6. 在输入大量数据后,切记作好备份,防止丢失。若两小时以上不使用计算机,应
关机。打印机卡纸时应先关机,再取出碎纸。
7. 未经许可不得更改系统配置,不得私自拆卸或装接各种硬件设施。 8. 下班时应检查设备是否关机,关好门窗,关闭电源。
会议管理制度
1. 为改进作风,减少会议,缩短会议时间,提高会议质量,特制订本制度。 2. 会议记录分类:
1) 各部门会议由各部门负责召开并做好记录整理发放与会单位和人员并提交资
料室处存档 ;
2) 公司会议由行政部负责记录整理发放与会单位和人员并提交资料室处存档 3) 所有会议纪要整理后统一提交资料室处存档。 3. 各种会议到会人员要求
1) 项目工程例会:
a) 设计部、生产部、质安部、材料部主要负责人、各班组主要现场负责人 b) 项目工程例会时间根据各项目自身情况另订; 2) 项目内部会议:
a) 设计部、生产部、质安部、材料部所有管理人员 3) 临时会议:
a) 临时组织的会议由组织者通知相关参加人员; b) 提前通知行政部配合做会议记录。
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