? 各类建设工程竣工必须有兼职档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
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归档的文件必须是原件。
保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目号。
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案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。 文件材料的归档必须办理移交手续。 文书档案在第二年上半年内归档。 建设项目在接管验收后一个月内归档。
各项管理工作形成的文件材料，在翌年上半年内，要将应当归档的文件材料组织保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。
归档时间
归档份数 ? ?
各类文件材料一般归档一式一份。
重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 不归档文件材料的范围 ? ?
重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
上级机关任免、奖惩非管理处工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料。 ? ?
上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。 ? ?
从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 ? ?
非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件
材料。
各部门领导要对管理部文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
档案资料的保管
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所有档案资料均由综合部管理。
存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 ?
底图除修改、送晒外，不得外借，修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。 ?
存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。 ?
定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐册相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害定期消杀。 ? ? ? ? ? ? ?
档案资料室需做好防盗等设施。
管理处所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 管理处人员查阅档案，须办理登记手续。 规定办理登记手续，定期归还。 要爱护档案，不得丢失。
所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改，涂写。 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。 ? ? ?
档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
调离管理处的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
档案鉴定和销毁
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档案鉴定工作由档案小组负责进行，鉴定小组由综合部主任、档案员和有关业务管理人员组成，日常的鉴定工作由档案员负责。 ?
负责制订本单位档案保管期限表。
档案资料借阅管理
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对到期档案提出存、毁意见。
对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
确定保管期限原则
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凡是在一定时间有利用的档案分别长期或短期保存。 鉴定工作应该定期进行。
档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。
? 鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告给管理处经理审批，销毁清单及报告由档案室保存。
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档案销毁时，由综合部派二人以上进行监销并在销毁清册上签名。 销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。
办公室管理制度
1. 领导办公室家私的维护、室内清洁及花卉的摆放由专人负责。 2. 办公室负责人应在上班前半小时内，按排专人负责办公室的沙发、书
橱、地板、桌面、饰物的清洁工作。
3. 要做到地板干净，无碎纸片等物品；桌面的文件要摆放整齐，无杂乱；
茶具要清洗干净，摆放整齐；花盆要擦干净并予盆栽浇水。
4. 办公室的文件或书籍不得翻阅。
5. 办公室的电脑、门窗、地板、书橱等每星期须擦洗两次。
6. 办公室电脑、沙发、桌椅、地板、灯具的维护，须用不同的药剂擦洗，
以免造成不必要的损坏。
7. 办公室的盆栽须每周更换一种。
8. 清洁完后，必要时可喷洒些香剂之类的东西；须打开窗门，保持充足
的通风。
（五）公寓本体维护及机电设备管理制度
公寓本体维护管理制度
1. 管理处负责对武船重工公寓项目进行巡视检查、日常维护、武船重工
公寓项目大、中修维护管理。
2. 管理处主任指定专人负责并组织管理员、护管员、维修员、保洁员对
所管楼宇的外观、门窗、设备等情况进行巡视检查，将检查情况记录在《管理处值班记录》内。
3. 巡视检查负责人要根据辖区的情况自定一个巡视检查工作计划，确保
每周对所管物业全面巡视检查一遍。
4. 巡视检查负责人对违章装修、乱搭建、占用公共部位、损坏房屋结构、
改变建筑物外观、乱拉线、乱张贴等行为采取果断措施进行制止，并要求恢复原状。
5. 巡视检查负责人对需要维修的公共部位向管理处经理报告后，填写《维
修通知单》交维修班组进行维修，并跟踪督促维修进度和检查验收。 6. 建筑物的综合检查和评定
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管理部每年第四季度对所管建筑物进行一次综合检查和评定，并将检查和评定结果填写在《建筑物检查表》内。 ?
完好：完好房屋是指房屋的结构构件完好，装备完整，设备完好，齐全，管道畅通，现状良好，使用正常。或虽个别分项有轻微损坏，但一般经过小修就能修复的。 ?
基本完好：基本完好房是指房屋结构基本完好，少量部件有轻微损坏，装修基本完好，油漆缺乏保养，设备、管道现状基本良好，能正常使用，经过一般维修能修复的。 ?
一般损坏：一般损坏房屋是指房屋结构一般性损坏，部分构部件有损坏或变形，屋面局部漏雨，装修局部有破损，油漆老化，设备管道不畅通，水卫、电照管线、器具和零件有部分老化，损坏或残缺，需要进行中修或局部大修更换部件。 ?
严重损坏：严重损坏房屋是指年久失修，结构有明显变形或损坏的房屋，屋面严重漏雨，装修严重变形、破损、油漆老化起块见底，
设备陈旧不全，管道严重堵塞，水卫、电照的管线、器具和零件残缺及严重损坏，需进行大修或翻修、改建。
7. 管理部负责所管物业大、中修工程项目的申报。 8. 管理部负责对业主委托的大、中修项目组织实施。
9. 检查单位会同管理处对建筑物存在的问题和可能出现的问题，提出下
一年度建筑物大、中修项目的建议，向业主告并跟踪进展情况。 10. 管理处主动配合经批准的大、中修项目的实施。
11. 管理处负责向负责建筑物大、中修工程的主管单位收集资料，填写《建
筑物大、中修记录表》，整理归档。
供电管理制度
1. 用户用电设备的报装管理
管理处工程部负责用电设备的管理，审查用户提供的用电设备电气平面图及电气系统图。如用户负载超过原设计能力，工程部将通知用户，并协助用户与供电部门协商解决。 2. 停电处理
在接到供电部门发出的停电通知后，管理处应提前通知各用户单位，并在武船重工公寓项目各显著位置提示各用户停电注意事项及做好相应的停电记录。故障停电时管理处应立即通知用户，同时与供电部门联系，并做好记录。发电机随时处于启动状态。
3. 武船重工公寓项目公共设施用电设备的管理和维护
工程部制订用电设施的定期维护保养计划，按计划实施检查并做好维护保养记录。 4. 紧急情况处理
紧急情况时，由主管部门负责组织力量抢修并采取有效措施，控制、缩小影响面，并与供电部门联系，协助处理并做好记录。
配电房管理制度
1. 配电房内高低压配电柜、变压器等设备均由持证上岗人员负责管理、
操作，送、停电由值班人员负责完成，无关人员谢绝入内。 2. 每次巡查应严格按有关规定执行，并记录电压、电流、温度、电表读
物业武船重工协力公寓规划设计方案
