吉林大学科学研究类档案立卷工作规范
为了提升我校科学研究类档案（以下简称科研档案）的质量 和治理水平，
更好地发挥科研档案为学校和社会服务的作用，并为考 核我校科研档案工作提供依据，按照《高等学校档案实体分类法》与 《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
1 科研档案工作的差不多原则
1.1 凡在科学研究治理和实践活动中直截了当形成的具有储存价 值的文字、图
表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，均属科研 档案。
1.2 科研档案必须实行集中统一治理，确保完整、准确、系统和 安全，便于开
发利用。
1.3 科研档案工作是科研治理工作的重要组成部分，是科研活动 的重要环节，
必须纳入科研打算、规划、治理制度和有关人员职责范 畴之中，与打算治理、课题治理、成果治理等工作紧密结合，实行科 研工作和建档工作“四同步”治理。即下达打算任务与提出科研文件 材料归档要求同步；检查打算进度与检查科研文件材料形成情形同 步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记 和评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具科研课 题归档情形的证明材料同步。
1.4 要努力实现科研档案工作科学化治理，并逐步采纳先进治理 技术手段，大
力开发档案信息资源，为学校和社会进展服务。
1.5 把科研档案工作列入本单位科研工作的进展打算中， 在经费、 设备和人员
配备等工作条件上给与保证，每年应从本单位科研经费总 额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。
2 科研档案归档范畴的确立 2.1 确定的原则
2.1.1 归档的科研治理和科研实践活动过程中形成的文件材料， 必须对学校和
社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的科研文件材料， 必须反映科研治理、 科研课题 （项目 ） 活动
的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其 有机联系， 照
管不同学科、 专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
2.1.4 几个单位协作完成的研究课题， 由主持单位归档储存一整 套档案，协
作单位储存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将 有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在 协议、合同或托付书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将 承担课题部分的有关档号及案卷名目提供给主持单位。
2.1.5 与国外合作的研究课题， 经协商在协议合同中明确科研文 件材料的归
档方法。
2.2 归档的要紧内容和重点
2.2.1 归档的要紧内容包括综合治理、科研预备、研究实验、总 结鉴定、申报
奖励、推广应用等方面。具体范畴见附件一。
2.2.2 归档的重点是我校承担的科研课题（项目）各个时期形成 的不同载体的
文件材料，专门是研究实验时期形成的作为研究成果依 据的原始材料。
2.2.3 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归
档。
2.3 不归档的文件材料 上级有关科研的普发的（非专指本校） 、不办的
文件。 上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。 2.3.1
未按科研治理程序列入打算，未经鉴定和不计工作量的个 2.3.2
2.3.3 人项目。
2.3.4 重份文件。
无查考利用价值的事务性、临时性文件。 非隶属2.3.5
单位抄送不办，也无参考价值的文件。 校内其他2.3.6
单位交换来的材料。 2.3.7
2.3.8 以与校外单位交换来的材料。
上不归档
材料如认为有必要，也可有选择地作资料暂存。
3 科研文件材料的部门立卷与归档流程 3.1 部门立卷
3.1.1 依据《档案法》及有关的档案法规，我校档案工作实行部门 立卷制度。
学校各部门的兼职档案员在平常要作好档案的整理，预立 卷工作。
3.1.2 学校档案馆依法对科研治理部门的文件材料的立卷工作进 行业务指导、
监督和检查。
3.1.3 网上著录是科研治理部门立卷工作的组成部分，可随时进 行网上归档。
具体见《吉林大学网上著录工作规范》 。
3.2 预立卷
3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制 度的重要环
节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平常 归档工作，提升立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。
3.2.2 科研治理部门可按照本部门的工作职责和当年工作任务编 写预立卷类
目。预立卷类目既要反映出部门差不多工作和常规工作又 要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映 文件的内容、作者、名称。
4 科研文件材料的归档流程 4.1 形成与积存
4.1.1 课题组长在讨论和制定工作打算安排时，向课题组成员布 置平常积存科
研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。
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