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行政办公管理策划
在湖北沪蓉西面项目进场初期，经理部的驻地临建便成为办公室工作的主要任务之一，同时项目办公室也紧密围绕生产工作的实际情况开展了各项工作，完成了职责内的各项工作任务，过程中也发现很多不足之处，现对办公室今年的各项工作做出初步策划，为后续工作的开展及改进提供思路。 一、部门组织结构框图
主管领导：赵洪波 行政办公室主任：刘宝 业务 主办 李淑军 通讯员 马聿正 食 堂 鱼建军 警卫 李成信 王新民
二、行政办公管理 （一）办公用品管理 1、办公用品分类
根据办公用品的用途和其价值大小可以将办公用品分为耐用品、招待用品和其它办公用品。
耐用品指在使用过程中不改变其实物形态，并且使用寿命较长的办公用品，例如钢笔、办公桌、文件柜、计算器、计算机、复印机等等。
招待用品指价值较高主要用于对外招待的办公用品，主要指礼品、烟酒等。如收到礼品须上缴行政办公室，同时礼品上缴和领用都须进行登记。
其它办公用品指在使用过程中易于消耗的办公用品，如纸张、墨水等。
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2、办公用品的管理流程
每月25号由各部门将经主管领导签批的下月办公用品采购计划报办公室，然后由办公室根据采购计划统一采购，在采购之后于每月1号根据采购计划将办公用品发放各部门，在发放的同时应根据本办法填写办公用品领用表，对于价值较高的耐用品要做好耐用品台帐。每月5号之前办公室将各部门上月的办公用品领用情况及所发生的办公费用报各部门和其主管领导及财务部门。 3、采购
办公用品由办公室统一采购并且作好记录，采购时采取货比三家原则，通过价格、质量、实用性等原则，先进行市场调查，然后确定采购地点，和销售方进行价格谈判，定价后方可进行采购，办公用品发放时须将各种办公用品的数量、单价、金额作详细记录以备核算各部门办公费用。对于价值较高的耐用品如电脑在采购时要多方调查，坚持实用的原则，既要保证其质量，又不单方面追求其高性能。 招待用品由办公室按经理部规定统一采购。
其它办公用品由办公室根据各部门所填写当月采购计划统一采购，并且发放。 如有某部门需要的价值在500元以上的办公用品的要经项目经理审批。 4、保管
耐用品和其它办公用品由使用部门自行保管，办公室不留库存。但对于价值高于100元的耐用品如电脑、办公桌、文件柜等由办公室建立台帐，定期核查，如发现有损坏则由该部门追究责任人的责任。
耐用品应由领用部门落实到使用者个人进行保管，对于计算机等高价值的耐用品应选择有一定技术能力的人员保管，并作好日常的保养维护工作。办公桌等应由使用者个人作为保管人和直接责任人。办公用品损坏后由办公室组织维修，其修理费用记入使用部门当月的办公费用。
招待用品由办公室指定专人进行保管。并且每月填制招待用品消耗明细表，月末在申报下月计划的同时应盘点当月库存，作到帐实相符。 5、领用
耐用品和其他办公用品在办公室根据计划采购之后，由使用部门签字领用。使
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用部门领用办公用品必须和采购计划相一致，每个月只有在采购之后领用一次。耐用品在领用之时办公室要建立台帐详细记录（见耐用性办公用品台帐）。 6、核算
办公用品领用之后，办公室应根据采购发票、采购计划及领用记录核算各部门当月办公用品的消耗费用，并及时将核算结果交领用部门和其主管领导及财务部门，由财务部门根据领用情况进行成本核算。
（二）大型办公设备使用管理： 1、复印机使用管理
经理部的复印机放置在办公室，设专人负责管理。办公室负责复印机的管理、日常维护、保养和技术服务工作。试验室、合同部复印量较大的部门须由部门负责人指定专人进行复印，但人员须由办公室统一培训。任何人私自复印致使复印机某些部件损坏者，由损坏者负责照价赔偿或修复。
2、复印纸管理
复印原则上能手写的决不复印，能两面复印的决不单面复印，能利用废纸复印的决不用新纸复印。
2.1各部门当月所需复印纸，由其自行报采购计划经领导批准后给予购买 2.2经理部内部资料一律使用废旧复印纸，不得使用新复印纸。 2.3不得把复印纸当作稿纸使用，更不得用于其它用途。
2.4复印时，调好纸盒后方可复印，以免浪费纸张和损伤复印机。 （三）行政公文
公司“公文处理”是指对企业经营管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书的制发、办理、管理、立卷、归档等一系列相关联的衔接有序的工作。公文处理必须做到及时、准确、安全，简洁高效的原则；必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。项目行政办公室是公文处理的管理部门，主管项目经理部的公文处理工作并设立一名专职符合岗位要求的人员，主要负责公司呈送、传阅、分发、归档的公文处理工作。
为使项目公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高项目公文处理的质量和
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效率，依据公司公文处理办法项目办公室在信泌路的基础上将进一步加强文件管理，建立更为完善的文件管理程序，做到收文、传阅、归档、发文都符合公司公文处理办法的相关规定和要求。 1、项目发文审批程序：
核对、确定有效份数，加盖公章（行政办公室） 签发（呈项目经理） 返回拟稿部门修改、整理 发文部门 核稿（部门负责人） 起草（拟稿人） 校对、修改文本格式、编号，呈领导会签 （行政办公室） 行政办公室出打印稿
2、项目收文处理程序： 接收文件 编号、登记 拟办 传阅 阅知 归档 承办 归档（行政办公室） 下发并建立发放清单
（四）印章管理
1、项目印章的保管部门是行政办公室，并设专人负责保管。职能部门的印章由部门负责人指定专人保管。；
2、印章管理人员必须坚持原则，责任心强，具有保密观念；
3、印章管理人员必须保证印章的正常、准确使用和存放安全，防止印章的滥用、盗用和遗失；
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4、印章的使用
4.1 项目经理部公文经项目经理签发后用印。
4.2 合同、契约、约定、授权书等具有法律责任的重要文函，以及证件、申请（报）
表等用印必须经项目经理批准。
4.3 一般性资料由主管部门负责人签署意见，行政办公室负责人审核批准后用印。 4.4 各类便函、介绍信、证明信等一般日常事务用印，由行政办公室负责人批准，
重要事项由主管行政领导批准后方可用印。
4.5 项目办公室建立《用印登记表》，严格履行用印批准手续，用印前应审阅、了解用印内容，不得盲目盖印。公文应保留领导人签批的原件；合同契约等应保留一份文本归档；各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面资料；授权书、便函、介绍信等留有存根的，存根与发出件内容必须一致，并加骑缝章；不需留存资料的要如实记载用印情况。
4.6 严禁在未经项目经理签字的各类合同、协议书、以及空白介绍信、证明信及空
白纸上盖印章。确属特殊情况，必须由主管行政领导或行政办公室负责人审批并履行严格的登记手续。经办人要妥善保管，未使用的盖有印章的空白信函纸应及时交回印章保管人员。
4.7 印章使用时必须盖在有文字处，如落款名称、日期、签署意见、负责人签字等，
不得在空白处落印。
4.8 项目印章应在办公室由保管人使用或监印，不得将印章携离办公室使用，特殊
情况必须携离办公室使用时，由使用部门或部门负责人提出申请，填写《印章外带使用审批表》，按表格程序填写相关事项，项目经理审批后方可用印。携章须两人同行与印章保管人办理交接手续，按照特定任务和权限用印，并限期携印返回。 4.9使用流程 普通用印 外带用印 部门负责人签字 项目经理签字 陪同人签字 办公室交印 归还、登记 用印部门申请 主管领导审批 登记用印 ------珍贵文档!值得收藏！------
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