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一、建账、账套数据初始化
新设企业建账,一般无需录入初始数据
建账及账套数据初始化流程:
1)研究熟悉企业所处行业并了解
会计核算要求
小微企业会计应对其供职企业所处行业有所了解, 对会计核算要求有所了解, 并把了解到的
信息明确下来。 比如,企业是商贸企业还是制造业?是否需要做仓库账?每月需要提供哪些
报表?这些报表哪些是会计软件能直接输出的、哪些是需要加工整理的?等等。
2)选择并购买会计软件:
一般来说, 各种商品化 财务软件 都能满足小微企业会计核算的要求。
选择会计软件时, 建议
二是选择的
考虑以下因素: 一是尽量选择会计人员熟悉的软件和国内知名厂商开发的软件; 会计软件最起码要具有总账系统和报表系统功能,
工业、 商业、建筑等行业最好增加进销存
系统功能;三是要考虑选择单机版还是网络版(局域网),若会计人员较多,有相对明确分工,则建议选用网络版;四是要考虑软件价格是否符合企业预算。
3)建立账套、确定账套基础信息
企业在确定核算要求并购买软件以后, 需安装并熟悉软件, 在此基础上进行建账操作, 修改账套名称、 选择适用会计准则 (小企业会计准则) 、确定会计核算起始月份、 确定科目级次、授权账套使用人员等等。
4)建立、修改 会计科目 ,添加辅助核算项目
建立、修改会计科目的原则: 一级科目原则上不新设、 不删除, 以免影响账簿、 报表的输出。个别科目如库存商品、生产成本等,可以根据《小企业会计准则》的规定进行修改;二级以
下科目除应交税金下设科目外,
可以增删、修改,建议严格按准则规定处理; 科目级次尽量
少设,设 2-3 个级次即可,一级编码 4 位,系统设定,二级、三级编码可设 3 位;添加辅助核算需在基础信息完善的基础上添加,否则后续会计工作极为不便。
5)录入账套初始数据,含期初余额及本年发生额
新设企业建账无需录入初始数据。
老企业中途重新建账则需要录入初始数据。 具体方法及流
程如下:首先,使用电子表格整理前期数据,将上月报表、总账、明细账、期末数据录入电 子表格;其次,将当年各科目累计发生额录入电子表格,以便输出后期利润表等;第三,核
对电子表格数据,不一致须查明原因,到一致为止;第四,将整理无误的数据录入会计软件
系统
6)对初始数据进行审核、试算平衡
使用软件自有功能, 对上一步骤录入的数据进行审核、试算平衡。
如试算不平衡, 需重新核
对、录入数据,如试算平衡,则可进入下一步。
7)结束初始化,进入日常记账状态
初始数据试算平衡后,即可结束初始化,
进入日常记账状态。 在此状态下, 无法再对初始数
据进行修改。
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二、凭证录入、凭证审核
(一)凭证录入
凭证录入是使用会计软件 做账 时最主要的工作。 凭证录入需使用两方面的知识、 经验和技巧:
一是会计方面,二是软件和计算机的应用,两方面缺一不可。
录入凭证需要注意:
1)哪些凭证先录、哪些凭证后录,需有所讲究,不能随意,一般是按
出纳 移交的单据次序
录入,以方便和出纳对账;
2)没有出纳的情况下,可按业务循环及业务类型归类集中、连续录入,如连续录入销售发
票记账联,等等;
3)凭证录入时,过粗或过细均不可取,如将数十份消费单据集中录入一张记账凭证,或者
将一笔业务中的每张单据分别录一张记账凭证。
可按业务循环及业务类型, 适当集中、 连续
录入。
(二)凭证审核
凭证录入完成后, 需由另一人对凭证进行审核,
以合理保证凭证录入的正确性。 如企业只有
一名会计,则会计应自行审核。审核的方法为:
1)录入完成后,按凭证摆放次序对照软件过一遍;
2)检查科目余额表,看有无余额异常科目,有异常的应检查凭证是否录对;
3)检查利润表, 看成本和收入是否倒挂,
如倒挂应重点检查收入、 成本数据是否录入正确;
4)核对纳税申报表、 增值税 专用发票认证通知书、销售发票汇总表等数据,看与当期销售 收入、采购进货的数据是否一致。
三、结转损益、结账
1)月末自动生成折旧凭证、汇兑损益凭证;
会计软件能根据系统设定,自动计提折旧、结转汇兑损益。需注意,系统自动计提设计的前
提是正确建立并设置固定资产卡片;
系统结转汇兑损益的前提是每次录入外币业务时要选用
正确的汇率,同时,需在系统结转汇兑损益是对当月汇率进行修改。 2)期末自动结转损益
月末,系统自动将收入、成本(主营业务成本)、费用等损益类科目的余额结转到
“本年利
润”科目,收入、成本、费用等科目一般情况下无余额。需要注意,
“生产成本 ”等科目不属于
损益类科目。
3)过账(记账)和期末结账
在手工账中, 会计录入记账凭证后,
还需要跟进记账凭证逐笔登记明细账和总账, 这个过程
叫做过账(记账)。在电脑账中,会计录入记账凭证后,系统及自动过账,当期的明细账、
总账就有了,无需特别操作。
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期末结账: 月末在录入凭证、审核凭证并结转损益后,需要结账。
结账后即无法再对当期的
会计业务进行修改。 在友商网在线会计系统中, 未结账的情况下可以录入下一期的记账凭证; 结账后可以反结账,对上一期的会计数据进行修改。
四、输出会计报表以及对会计报表的补充、调整
1)资产负债表、利润表的生成
会计软件能自动输出资产负债表、
利润表。 如果能合理保证凭证录入的正确性, 则资产负债
表、利润表是不会出错的,无需人工调整。 2)对会计报表的补充、调整
为更明细地反应财务状况和经营成果,
可以根据企业管理的需要, 对会计报表进行补充和调
整,比如,提供分部门的收入、成本、费用明细表,等等。 五、现金流量表的编制
1)使用会计软件编制现金流量表
现金流量表一般按年度编制, 在一般情况下并不需要提供。
现金流量表较复杂, 如果要使用
会计软件输出现金流量表, 则需在日常凭证录入中录入现金流量表信息。 现金流量表也可以根据资产负债表和利润表分析填列,但准确度较低。
利用资产负债表、利润表分析合成现金流量表
为应付 税务检查、投标 审计等非常规性的要求, 金流量表。其方法和步骤是:
1)建立并修改 EXCEL 报表模板,
也可以使用资产负债表、 利润表分析合成现
2)在 EXCEL 模板中录入资产负债表和利润表数据,
3)利用资产负债表、利润表数据分析填列现金流量表数据,部分公式如下: 销售商品、 提供劳务收到的现金=(利润表)
主营业务收入+应交税金增加净额(期末-期
初)-应收账款、应收票据、其他应收款增加净额(期末-期初)+预收账款增加净额(期 末-期初)
购买商品、 接受劳务支付的现金=主营业务成本+其他业务成本+存货增加净额
初)+应付账款、应付票据减少净额(期初-期末)+预付账款增加净额(期初-期末) 其它项目, 可根据账簿数据分析填列或估计填列。 适用,但并不完全正确。
(期末-期
应该指出, 上述公式只在大的方向上正确、
(主表)支付的其他与经营活动有关的现金和(补充资料)其他,作为调整平衡项目,负责 报表的平衡。
4)检查报表勾稽关系:(主表)现金及现金等价物净增加额 价物净增加额,(主表)经营活动产生的现金流量净额 流量净额, (补充资料)现金的期末余额
=(补充资料)现金及现金等
=(补充资料)经营活动产生的现金
(补充资料)
=(资产负债表)货币资金期末余额,
现金的期初余额 =(资产负债表)货币资金期初余额。 六、 银行 对账、编制银行存款余额调节表
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银行对账: 出纳员应定期核对银行账。 未设出纳员的企业, 会计应根据企业银行账目数量及自身工作情况, 自主安排核对银行账,建议每月对账一次,最低限度要求每年对账一次。对
账时应填制银行存款余额调节表。 对账找出的错误应记录下来并及时更正, 未达账项应跟踪记账。
银行存款余额调节表: 企业在银行对账单余额与企业账面余额的基础上, 加上银行已收、 企业未收数额,减去银行已付、企业未付数额,从而调整双方余额使其一致。实作互动:
1)在金蝶友商网中演示建账流程
2)在金蝶友商网中演示凭证录入、凭证审核操作
3)在金蝶友商网中演示结转损益、结账、反结账操作4)利用现金流量表 EXCEL 模板编制现金流量表
5)进行对账作业并填制银行存款余额调节表
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小微企业做账流程
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