关于高速公路档案管理的几点体会——以泉三高速公路为例
作者：罗革娜
来源：《办公室业务（上半月）》 2024年第8期
【摘要】高速公路建设项目档案是工程建设过程的真实记录，在整个形成过程中，它不仅具有成套性、专业性、现实性、动态性等特点，而且高速公路一般里程长、任务重，涉及面广、参建单位多，给档案收集带来了一定的困难。为了做好建设项目施工过程中所形成的工程档案资料的整理工作，保证档案形成积累的齐全完整，以达到“齐全、完整、准确”的要求，项目公司在招投标的同时，明确提出档案管理要求；在检查工程质量的同时，检查档案形成积累情况；在工程交工验收的同时，验收档案的收集和整理情况。项目档案“三同时”的管理模式，使项目档案工作融入了工程建设和管理的每一个程序和环节，强化了档案业务基础建设。
【关键词】高速公路；档案整理；体会
一、在工程中各个阶段开展档案管理工作
（一）在工程的前期阶段，注重过程资料的积累与收集，针对不同阶段所产生的，反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料都进行认真的收集。如，项目设计类中的初步设计、施工图设计、变更设计；凭证类中的项目审批、预可行性研究、可行性研究、土地征用及招投标过程中的各个环节所形成的一系列招投标资料等，构成了方方面面的准备阶段的文件，做到档案资料的完整、齐全，切实反映整体的工作内容，呈现当时的工作状态，较全面地展示工程的历程。
（二）在基础资料形成阶段，公司一开始就从制度化、规范化入手。要求各施工、监理单位分阶段、分步骤，按不同的规定要求对不同时期的工程资料采取不间断拉网式检查的办法，从案卷的档案制成材料和书写材料正规，字迹工整、图样清晰、表格资料填写规范、齐全、真实、可靠；图文相符，数据准确、利于长期保存，文件材料的审批、签字手续完备及符合本项目特点的分类编号方案等方面出发，保证归档文件材料符合档案验收的要求，及时发现问题，提出问题，切实落实整改，将一些基础资料的质量问题控制在初始状态。1.根据泉三高速公路的具体情况，以交通部《公路工程竣工文件资料立卷归档管理办法》和福建省交通运输厅、福建省高速公路建设总指挥部、福建省档案局《福建省高速公路建设项目档案管理办法》为准绳，从“完整、准确、齐全”出发，依据交通运输部《公路工程质量检验评定标准》的划分办法，认真审核各施工、监理单位上报的单位、分部、分项工程划分的正确性，保证项目无缺项、漏项。2.组织专业人员，结合泉三高速公路自身特点，对分项工程开工申请、施工放样、施工原始记录、试验检测、现场质量抽检等几方面做了具体的规定，确保了收集过程的完整，有效避免了基础资料收集的残缺不全和整理的不系统。3.为达到程序规范、科学管理，在工程实施前，项目公司统一下发了工程用表，使所形成的项目档案资料相对标准、规范、统一。4.采取定期和不定期检查相结合的方式，及时发现问题，责成相关人员认真整改，确保基础资料的完整、准确、齐全。每季度定期检查各施工、监理单位工程内业资料整理归档情况。通过检查和督促，有效保证了工程内业资料形成的准确性、真实性和收集的及时性和完整性。
（三）保证资料齐全有序、真实可靠。在资料整理、归档阶段，为了维护资料齐全有序、真实可靠，按照《福建省高速公路建设项目案卷质量标准》和《福建省高速公路建设项目档案分类编号规则》的要求，以高速公路建设项目档案为对象，依据项目建设过程和管理职能，结合档案内容及其形成特点，对照资料间的有机联系，进行归档整理。制定了符合本路段各项目的档案分类编号，按：路基、路面、房建、绿化、机电及三大系统等，使全线项目档案组卷有
序，充分保证了全线项目档案材料间的有机联系，有利于档案资料的检索、开发、利用和排架管理。
（四）进行工程档案检查。在档案验收阶段，根据福建省高速公路建设总指挥部《关于我省高速公路项目档案验收的若干意见》精神，为确保档案验收工作的顺利进行，泉三高速公路自开工伊始就成立了项目档案自检小组，对全线44家参建单位进行工程档案检查工作，针对检查中存在的问题下发了整改通知单，要求各参建单位限期整改。如，变更资料一览表按要求重新编制；个别案卷题名不准确等。
二、开展档案数字化管理工作
档案数量的庞大，给馆藏及检索管理造成很大的压力。为提高档案管理工作的科技含量，减轻馆藏压力，方便检索管理，泉三公路开展了对项目档案进行“数字化”管理工作。在立卷前期工作中，由技术公司提供档案管理系统平台，通过对案卷文件扫描，影像处理、建立索引、数据校对，使纸质档案数字化，采用光盘、硬盘作为存贮介质，便于馆藏；将所有施工单位分项工程程序化、结构化、工序文件完整化、电子化，真正起到了电子原文与实体档案相对应，档案系统平台还能够自动产生卷内目录与案卷封面功能，节省了档案加工时间，电子原文与案卷条目相对应；采用福建省高速公路SX档案管理查询系统软件，通过各种检索条件均能迅速对案卷进行查询利用，既适用于文件检索又可用于档案信息管理，促进档案管理信息化，适应档案信息资源共享要求，使档案的使用和工程的展示得到统一，进一步发挥工程档案的应有作用，为高速公路运营的养护、维修、普查提供最原始的基础资料。
三、增强安全防范意识，强化档案安全管理工作
由于档案数量比较多，档案安全的管理工作尤为重要，要引起高度重视。各部门务必增强档案安全防范意识，特别是保密意识，严守党和国家机密，认真执行安全保密法规制度和纪律，确保档案材料安全，并特别重视档案接收、传递过程和保管阶段。
在接收、传递过程中，严格执行登记制度，认真办理档案接收、查阅、借阅登记手续，未经批准不允许任何人私自将档案带出档案库房，防止文件丢失。
在保管阶段，项目公司设有专门档案库房，所有档案资料在档案柜里集中存放，由专人负责管理。库房内配备了温湿度器、空调、除湿机等必要的硬件设施；在防火防盗方面采取有效措施，库房内置灭火器，门窗齐全并安装防盗网，专人每天进行巡视，扎实做好工程档案的“八防”工作，确保档案的完整和安全。
泉三高速公路已于2012年8月进行了档案专项验收，验收组认为，泉三项目各类不同载体文件材料齐全、完整和准确，档案整理规范，通过专项验收，2014年3月以建设项目综合得分94.82通过竣工验收，2017年1月此项目荣获第十四届中国土木工程詹天佑奖，填补我省交通建设项目在这一奖项上的空白，书写了历史。
关于高速公路档案管理的几点体会——以泉三高速公路为例
