信托投资公司综合管理部行政秘书职务说明书

综合管理部行政秘书职务说明书

岗位名称 所在部门 直接上级 直接下级 所辖人员 行政秘书 综合管理部 行政公文副经理 无 无 岗位编号 岗位定员 工资等级 薪酬类型 岗位分析日期 本职： 协助分管副经理负责综合管理部的文书、行政事务、档案管理和米购物资发放等工作 职责与工作任务： 职责表述：负责公文处理及会议通知、布置工作 登记、批分、送签各类文件 根据登文记录和时间传递文件并督促办理 职 责 工作 任负责机要文件的交换和传递工作 务 承担公文及会议内容的安全和保密责任 承担公司总经理办公会等会议的通知和会场布置 职责表述：负责米购物资入库、保管、发放等工作 负责起草、完善公司物资管理制度，报请主管领导审批 负责对入库物资按照“入库验收单”验收数量、规格、品质等项 频次：2次/年 目，登记入库，填写相关单据，底联送交相关部门备案 职 责 工作 任务 根据入库单对入库物资进行分类、存放，定期整理、清检入库物 资，维护物资保存环境清洁，进行日常安全检查 承担物品的发放工作，包括审核、保存物资领用单据，查核被领 用物资库存，照单发放被领用物资等 工作时间百分比：30% 频次：日常 频次：日常 频次：日常 频次：日常 频次：日常 工作时间百分比：30% 频次：1次/年 频次：4次/年 频次：日常 负责建立物资出库账目，按规定保管采购文件 负责及时知会后勤管理专责各类库存物资的动态存放数量，以确 频次：日常 频次：日常 保公司常规性物资使用的连续性 承担准备、管理公司定期各类礼品的工作 职责表述：承担公司档案整理、保管和使用的工作 负责起草公司档案管理制度，报请主管领导审批 频次：日常 工作时间百分比：20% 频次：1次/年 按照文书、基建类等档案管理制度的规定对文件材料进行收集、 登记、归档，并对所接收的文件资料进行分类、编号、组卷、复 印副本、确定密级并办理入库手续 负责入库档案的保管、整理工作，完成对档案的入库验收、登记、 检索卡编制、档案上架、保管和统计等工作，建立健全档案数据 库，及时更职 责 新数据 工作 任务 负责档案的使用管理工作，包括办理档案的借阅手续，定期催还 档案；按规定进行档案的复制、调拨和外来文件的处理，以及提 供档案借阅和使用咨询并参与档案的编研工作等 负责档案库房的管理，即定期清点库藏档案，保证帐、物、卡相 符；及时修复破损档案；定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行 监销，以及维护档案库房的清洁、卫生和安全工作，即落实对库 房的“七防”（防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗 协助分管副经理监督、指导、检查公司职能部门档案管理工作 ）等 频次：日常 频次：日常 频次：日常 频次：日常 频次：日常 职责表述：负责印鉴、信证的管理 工作时间百分比：5% 职 责 工作 保管印鉴、介绍信并对其使用进行权限内的管理，权限外上报分 管副经四 频次：日常 任务 理 职责表述：承担其他行政事宜 具体承担公司领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机车票的 订购等工作 接待来访，接听、传达日常电话，收发传真，处理、回复信函 负责打字工作，即及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校 对和排工作时间百分比：10% 频次：日常 频次：日常 职 责 版打印工作，存档、上交、送还或销毁录入后的文稿，负 责计算机内文频次：日常 五 工作 任件的安全和保密工作，并维护打字设备的 务 承担复印工作，即文档的复印及复印记录单的填写、复印设备的 频次：日常 日常维护等 负责公司报刊征订工作，即收集、汇总报刊征订信息，具体办理 报刊征订的交款和相关手续工作 职责 六 职责表述：完成上级交办的其他工作 频次：1次/年 工作时间百分比：5% 权力： 办公至文件传递的督促权 印鉴、介绍信使用的审查权 工作协作关系： 内部协调关系 外部协调关系 任职资格： 教育水平 专业 培训经历 经验 知识 技能技巧 公司各部门 省政府、省委秘书处、省委企业工委、省财政厅、省工商局、省档案局、省保密局、省技 术监督局、人行太原中心支行、省委机要交换站 大学专科及以上学历 文秘专业、中文专业或者其他文科类专业 经过文秘及相关专业的培训 2年以上工作经验 具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识 能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力 其它： 使用工具设备 工作环境 一般办公设备：计算机、电话、传真机、打印机、 般工作环境 In ternet/l ntranet 网络、文件柜 工作时间特征 所需记录文档 备注： 正常工作时间 通知、简报、印章、介绍信等