办公室会务保障、接待与礼仪（定稿）
2017年12月12日
第一部分 办公室会议与会务工作
会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同办公室行政事务人员的关系极为密切。这里，着重介绍一下会务的一些基本问题，特别是针对基层特点，作一些有针对性、可借鉴性的介绍。
一、会议的概念
会议的概念会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、局长办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。
二、会议的作用
在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。
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当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于\会海\；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。
三．会议的类型
㈠按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种： 1、小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。2、中型会议，人数在一百至一千人之间。3、大型会议，人数在一千人至数千人以上。4、特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。
㈡按照会议性质和内容划分，主要有5种：
1、规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。2、日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。3、专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。4、纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。5、座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。
㈢按照会议形式划分，可划分两种：
1、有会有议的，多数会议属于这种类型。2、会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。
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㈣按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。
㈤按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。
㈥按照开会手段划分，可划分为常规会议和电视电话会议。常规会议即传统性的会议，电视电话会议指通知电子数据信息召开电话会议、视频会议等。
四、会务工作的概念
会务工作是指会议从筹备到善后的一系列会议组织工作和服务工作（也叫会议事务）。会务工作做得好坏，直接影响会议的质量和会议效果。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。今天，介绍的会务工作主要针对会议行政事务及安全保卫工作。
五、会务工作的特点
1、服务性。会务工作就是为了保证开好会议，豁然贯通的一切活动，是为会议提供方便条件，做好各项服务工作。
2、被动性。会务工作取决于会议的总体要求，其辅助地位决定了它的被动性。
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3、事务性。会务工作繁杂琐碎，无论是发送会议通知，还是会场安排，人员食宿等，很多环节都有较强的事务性。
4、综合性。会务工作直接为领导和与会者服务，涉及的内容广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，同时，会务服务的自动化、电子设备越来越多，需要负责会议的人员成为通才和“杂家”，总揽全局的综合能力要求越来越强。
5、时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性，要求会议准时召开、遵守时间，会务人员要高度重视时间观念，各项准备工作必须及时到位，不能出现会场未布置好等现象。
六、会前准备工作：
认真负责地做好会议的准备工作，是开好会议的基本保证。成功地举办一次会议，必须周全考虑好举办会议的相关因素。只有事先做好充分准备，才能保证会议有效进行并圆满结束。
㈠安排会议主题或议题
会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。提出议题有两种情况：一是由领导提出，二是领导提出会议的目标和要求，由办公室向相关领导或部门单位征求意见，经筛选整理后，报主管领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是办公室征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。
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㈡确定会议名称
有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，做到名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成。(1)会议主办单位的名称；(2)会议的主题；(3)会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。如：全省卫生计生系统党风廉政建设工作会议。
㈢确定会议的规模和规格
会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。
㈣提出参加会议的范围或人员名单
在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加。在拟定会议范围或人员名单时，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。
㈤确定会议时间与会期
会议召开的时间要由单价瓣领导人员来确定，也有的是办公室先提出建议，再由领导来决定。会议时间长短庆根据会议内容来考虑，安排会期力求高效，宜短不宜长。
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办公室会务保障、接待与礼仪讲义
