3.0 职责
3.1安全品质部负责对程序文件相对应的表单的发布、更改。
3.2安全品质部负责对本公司工作标准所对应的表单的发布、更改进行控制，对所有记录的销毁进行控制；负责依据本程序和相关法律法规的要求建立档案管理规范。 3.3其他各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。
4.0程序要点及实施 4.1记录的范围 记录包括：
4.1.1表单式记录：由各部门根据工作需要设计并填写的表格（包括纸制和电子文档）。 4.1.2实物性记录：除表单式记录以外的其他记录，包括但不限于报告、总结、证书、照片、录像带、业主档案等。
4.1.3电子记录：利用各种业务软件在工作中直接形成的记录，包括但不限于电子巡更记录、车场管理系统、监控系统、消防报警系统中的运行记录、报表记录、影像记录等。
4.2记录的格式
4.2.1表单式记录的空白格式属于文件，制定与更改按《文件控制程序》的具体要求执行相关审批手续，经填写的表单属于记录，按本程序要求进行控制。
4.2.2实物性记录以其原始形式为准；电子记录以软件中设定的格式为准。
4.2.3各项记录以编号形式进行标识，由安全品质部统一控制，详见《文件控制程序》。 4.2.4记录的序号，以年号（两位）＋月号（两位）＋流水号（三位）编制，如1412003表
示14年12月第3张记录，如记录量较少，可省略月号，按全年编写流水号，如14115表示14年第115张记录。 4.3记录填写
4.3.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项目单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据。
4.4记录的保存与检索
4.4.1原则上，记录应分类依时间顺序放入档案盒中。在档案盒盒脊上标明所存记录的名称、形成期间、所属区域（如街号、栋号）等适当内容。档案盒内应有所存记录的明细表，以便于检索。 4.4.2档案盒应竖直摆放于档案柜中，有标识的盒脊朝外。档案柜应尽量摆放在阳光不能直接照射的地方；至少每周擦拭一次，保持柜内、外清洁。
4.4.3图纸等无法放入档案盒内的资料，可折叠后平放在档案柜中，并建立图纸明细表，贴于档案柜内适当的位置，以便于检索。
4.4.4电子文档由负责管理的人员保存在适宜的存储设备中，并指定专人定期建立备份。记录应分类、按年存放于独立的文件夹中，并清楚标明文件夹内记录的名称。为了保证电子记录的安全性与真实性，应针对各管理系统建立相应的权限与密码管理清单，报安全品质部备案。 4.4.5品质部填写公司《记录清单》，汇总所有记录。各部门填写本部门《记录清单》，汇总本部门所使用的记录。
4.5记录发放、借阅和复制
4.5.1安全品质部应建立表单发放、借阅和复制的相关规范，确保各部门使用适用的版本。 4.5.2本公司人员需要借阅或复制各部门在工作中形成的记录时，需经记录保存部门经理同意；外单位人员需要借阅或复制各部门在工作中形成的记录时，需经总经理同意。
4.6记录的销毁处理
记录如超过保存期或其他情况需要销毁时，有相关部门填写《文件销毁申请单》交安全品质部审核，报总经理批准后由公司统一进行销毁。
5.0 相关/支持性文件 5.1《文件控制程序》 6.0 记录
6.1 《记录清单》 6.2 《文件销毁申请单》
三、内部审核控制程序
1 目的
规定策划和实施内部审核的方法及相关职责，确保内部审核得到实施。 2 适用范围
适用于一体化管理体系的内部审核。 3职责
3.1安全品质部负责组织公司级内部审核。由品质部经理担任内审小组组长，确定内审组成员，制定内部审核的计划；内审小组成员负责根据内审计划编制检查表，实施检查，提交内审报告。 4安全内部审核 4.1审核频次
公司内部审核至少每年进行一次,两次审核间隔不超过14个月，必要时可以增加内部审核次数。
4.2 审核实施
4.2.1 安全品质部经理担任审核小组组长，负责编制《内部审核实施计划》，确定审核组成员及分工，确定分工时应避免内审员审核本部门的工作。
4.2.2 审核组应提前三天把审核计划传递给受审核部门，以便其做好工作安排，避免影响正常的工作秩序。
4.2.3审核组成员应在审核开始前根据审核工作计划填写《现场审核记录表》的审核内容项，以指导审核工作，提高工作效率。《现场审核记录表》必须提出对上次审核提出的观察项进行审核的方法。
4.2.4现场审核实施过程中，审核人员通过与受审核部门人员面谈、查阅文件和记录、现场观察等方式收集审核证据，如实记录审核过程中，在《现场审核记录表》上记录检查情况。 4.3审核报告
4.3.1 审核组应评审审核过程中发现的问题，对问题性质进行评价：
a)观察项：与体系要求不符合，但影响轻微的问题，包括客观上无法避免的问题。 b)一般不合格项：与体系要求不符合，但只产生局部影响的问题，包括上次审核已提出但再次发生的观察项。
c)严重不合格项：与体系要求严重不符合，产生区域性或系统性失效的问题。
4.3.2 审核组对审核资料进行整理后，形成《内部审核报告》。报告中应写明观察项的内容、一般不合格项和严重不合格项的数量及存在部门，并依据不合格项填写《不合格报告》。
4.3.3审核组应于审核结束三日内召开内部审核总结会，参加人员应包括总经理、审核组成员、受审部门负责人。会上由审核组长汇报审核情况，宣读《不合格报告》。《不合格报告》需经责任部门的负责人签字确认。
4.3.4内审发现的不合格项均需由存在部门组织人员进行评审，制定适宜的纠正措施，并确定纠正措施的完成期限。措施内容及完成期限经部门负责人确认后，传递给品质部。 4.3.5严重不合格由品质部组织评审，下达《纠正预防措施报告》，责任部门在限期内制定并实施纠正预防措施，提交品质部验证。
4.4 纠正措施的验证
品质部根据规定的期限对不合格项纠正措施的执行情况及效果进行现场验证，并对验证结果提出书面评价。
5.内部审核(现场考核)
内部审核(现场考核)根据相关考核方案执行，包括但不限于以下要素： 1)审核组长及审核组成员 2)审核的范围与时间安排 3)审核总结与报告 4)存在的问题及整改时限 5)整改报告
6.0 相关/支持性文件 6.1 《不合格控制程序》 6.2 《纠正及预防措施程序》 6.0 记录
6.1 《内部审核实施计划》 6.2 《现场审核记录表》 6.3 《不合格报告》
四、不合格控制程序 1.0 目的
对不合格产品（服务）和不合格过程包括环境、职业健康安全上的不符合进行识别和控制，以防止不合格产品（服务）和不合格过程的非预期使用和交付。 2.0适用范围
本程序适用于对采购产品、顾客提供产品以及物业管理服务中发生的不合格或环境、职业健康安全上的不符合的控制。 3.0职责
3.1各部门操作层员工负责对工作中发现的不合格或不符合进行及时纠正。
3.2各部门经理、主管和领班负责依据本程序对工作中出现的不合格及时进行监控、评审、纠正。 3.3安全品质部负责对不合格的纠正、预防措施实施效果予以验证。 4.0程序要点及实施
4.1不合格来源包括但不限于：
（1） 工作过程中； （2） 业户投诉； （3） 业户满意调查； （4） 社会传媒曝光； （5） 突发事故；
（6） 内部检查（日常巡视和月检、合规性评价、应急试验）； （7） 管理评审、内审及外审。
4.2不合格划分
4.2.1根据性质及类型将不合格划分为：
4.2.1.1自然因素造成的不合格：非员工控制不到位的因素造成的不合格。 4.2.1.2人为因素造成的不合格：因员工因素造成的不合格。 （1）操作者可控差错：操作方面造成的原因。
a）无意差错：指由于员工不能持久地保持自己的注意力而产生的差错。 b) 有意差错：指明知故犯的、有意造成的和一贯性的。
c) 技术差错：指员工由于缺乏某些防止出现差错所必需的技术、技能或知识而发生的差错。
物业品质部工作手册(51页)
