Q/SHJ Q/SHJ-LG 2172-2019
上海环境集团再生能源运营管理有限公司老港分公司企业标准
物资采购合同管理标准
2019 –11 – 30发布
2020– 01 – 01实施
上海环境集团再生能源运营管理有限公司老港分公司 发布
Q/SHJ-LG 2172-2019
目 次
前 言 ..................................................................... 3 1. 范围 .................................................................... 4 2. 规范性引用文件 .......................................................... 4 3. 术语和定义 .............................................................. 4 4. 职责 .................................................................... 4 5. 流程及风险分析 .......................................................... 5 6. 要求及内容 .............................................................. 5 7. 相关/支持性文件 ......................................................... 8 8. 报告和记录 .............................................................. 8 9. 附录 .................................................................... 8
2
Q/SHJ-LG 2172-2019
前 言
为加强对上海环境集团再生能源运营管理有限公司老港分公司的物资采购合同（以下
简称“合同”）管理，规范经营管理行为，防范经营风险，避免经济损失，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规、规章制度和集团公司及分公司相关制度规定，结合公司实际情况，制定本规定。
本标准由上海环境集团再生能源运营管理有限公司老港分公司设备管理体系领导小组提出。
本标准由上海环境集团再生能源运营管理有限公司老港分公司营销部组织编制并归口管理。
本标准起草部门：营销部 本标准起草人：崔少逸 本标准审核人：丁瑶琼 本标准审定人：武金玉
本标准批准人：朱四六
本标准由上海环境集团再生能源运营管理有限公司老港分公司营销部负责解释。
3
Q/SHJ-LG 2172-2019
物资采购合同管理规定
1. 范围
1.1本标准规定了物资采购合同管理的组织机构、职责、主要管理内容与要求。
1.2本标准适用于上海环境团再生能源运营管理有限公司老港分公司物资采购合同管理工作。
2. 规范性引用文件
《上海环境集团再生能源运营管理有限公司采购管理制度实施细则》 《中华人民共和国合同法》 3. 术语和定义
合同：是指对于物资采购，公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议性文件，指公司主办的物资采购合同。 4. 职责
4.1营销部：
4.1.1 负责制定物资采购合同管理相关规定及要求。 4.1.2 牵头组织合同的谈判、拟定。 4.1.3 提请有关部门审核其经办的合同。
4.1.4 根据有关规定具体负责物资采购合同的订立、变更和解除。 4.1.5 负责在合同签订后及时将合同原件移交档案管理部门存档。 4.1.6 负责跟踪合同履行情况，并协调合同履行中出现的问题。 4.1.7 负责组织相关部门处理合同纠纷。
4.1.8 建立物资采购合同档案，指定人员负责合同管理。 4.1.9 推广使用集团公司的合同范本。 4.1.10 根据实际情况拟订相关专用条款。
4.1.11 参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作。 4.1.12 审核公司对外签订的合同。
4.1.13 负责合同的履行以及履行过程中合同的变更(包括单价、总价、图纸、期限、质量、价款支付方式变更)书面材料收集，变更流转，保管归档。
4.1.14 合同履行过程中发生违约及工期、质量等争议，请购部通知营销部及时向公司领导汇报，并及时协调调解、仲裁、诉讼，确保公司权益不受损害。 4.2 合同专管（兼职）人员职责（营销部负责）
4.2.1 保管合同及分发。合同保存原件定期编辑目录交公司档案室，合同复印件需同时交财务部同时保存。合同电子文本由主办部门负责电脑归档。 4.2.2 负责检查合同是否符合法律和有关规定。
4.2.3 及时检查合同执行情况，并督促合同执行人员做好合同的付款、催交，来往函件处理及相应台账工作，按月与财务部共同完成台账及保管工作。 4.2.4 汇总反馈合同执行主要情况。
4
Q/SHJ-LG 2172-2019 4.3合同主办人员职责
4.3.1负责合同签约前的各项具体工作。
4.3.2负责合同签约后的具体执行工作，如催交、付款等。 4.3.3牵头与其他部门相关人员的协办工作。 4.3.4来往函件的收发和管理工作。
4.4 公司财务部及其他相关部门是公司合同的专业职能管理部门，其职责是参与合同管理，以法律法规及公司的相关规定为依据，从各自的职责和专业角度对合同进行专业审核和监督。 5. 流程及风险分析
5.1管理流程 流程见附件
5.2合同价格、结算方式、合同工期、工程款支付、洽商单及其变更、其他费用等风险，需在合同执行过程中严格按流程要求落实，从源头上降低合同履约风险。
5.3定期检查合同执行情况检查、对接，对产生的偏差进行分析，并采取措施纠正。 6. 要求及内容
6.1公司主办的合同主要包括：
6.1.1 技术类：外包类合同为主、勘测设计合同、咨询、评估监测及科学试验合同，技术引进、转让合同，设备校验、质量监督监理、安全类、律师类、等有关合同。 6.1.2 物资类：设备及备品备件、材料采购合同，非标设备加工等合同。 6.1.3 土建、施工类：工程施工承包合同，维修、技改、维护合同。 6.1.4 检测类：环境、物料、特种检测类合同。 6.1.5 原材料：原辅材料类合同。 6.1.6 其他类：生产用固定资产、后勤生活类合同、车辆及房屋租赁、保险、委托类、培训、机械租赁合同，运输以及其它与其相关的合同。
6.2本规定中的合同变更是指对下列一项或多项内容进行的修改： 6.2.1 合同当事人；
6.2.2 供货或服务范围(标的、数量、质量规定及技术规格)的重大变更； 6.2.3 支付条件； 6.2.4 价格(或金额)； 6.2.5 期限的重大变更； 6.2.6 合同的生效条件；
6.2.7 其他重要合同条件的变更。 6.3合同形式
所有合同均因以书面形式即合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式呈现。在签订书面合同时，当事人应注意，除主合同之外，与主合同有关的方案、价单等附件，也是合同的组成部分，应同主合同一起妥善保管。 6.4合同管理原则
6.4.1 本规定所称“合同管理”是指对合同主体、资信、商务谈判、条款拟定、审核会签、签字及用印、履行、变更等全过程的管理。
6.4.2 单次采购询价在3万元人民币（不含）以下的，必须签订采购订单，财务部凭证按月归档。
5
QSHJ-LG 2172-2019 物资采购合同管理规定
