高校日常办公中使用OA系统的相关探讨
俞学英
【摘 要】摘要：随着信息时代的到来、高等教育的蓬勃发展，高校办公自动化（Office Automation，简称OA）系统在各高校得到了应用和推广，为高校日常办公中的行政管理、信息管理等做出了巨大贡献，既提高了办事效率，又节约了办公经费。本文阐述了OA系统的发展历程，结合当前OA系统的高校日常办公中的应用，分析探讨了高校在OA系统应用上的缺点以及不足，并为OA系统在高校日常办公中新技术、新应用提出了一些建设性意见。 【期刊名称】教育教学论坛 【年(卷),期】2015(000)022 【总页数】2
【关键词】办公自动化；高校；日常办公 【专题研讨】
一、前言
随着互联网及移动端技术的广泛应用并逐渐成熟，各国间的信息化程度逐步成为国际竞争力和社会生产化的需求伴随着“无纸办公”、“协同办公”的服务理念在不断升级，并将成为我国高校建设信息化校园的前进方向。
OA（办公自动化）系统，是将现代化办公体系和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公模式。OA系统的概念由60年代美国科学家提出，80年代在我国得到了较大的推广与应用。OA系统大致经过了三个阶段的发展，分别为传统模式的信息管理系统、信息流应用、知识管理应用。随着高校OA系统的普及，传统意义上的以纸介质为主的办公模式近于消失，然而OA系统在高校日
常办公中的应用也提出了较高的要求。能够满足进一步加强政务管理和提高工作办事效率的要求，OA系统在功能、需求方面也越发全面。
为实现高校“移动一站式”、“无纸化”办公模式，整合高校各部门信息孤岛，搭建顺畅的数据交流平台，提高高校的网络利用率，营造高校办公更加高效、公开、透明的环境，需要制度保证、技术支持、管理重视、注重培训等完成这个循序渐进的过程，才能将OA系统真正融入到高校日常办公中，得到更为广泛的推广与应用。
二、OA系统在高校日常办公中的应用
OA系统是一个不断完善、不断发展的结合体，其核心应用根据实际功能可以分为五大摸块，下面分布进行介绍。 （一）个人办公
OA系统个人办公模块，一般包括个人登陆账户管理、考勤记录、通讯录、工作计划等。详细划分个人办公，包括进行计划小结、填写单位工作计划，记录工作日志、备忘录，规划日程安排，进行在线通讯录的共享，个人在线查看考勤记录等，还可以进行个性化设置满足个人品味要求。 （二）单位管理
OA系统单位管理模块，一般包括公文管理、会议管理、考勤管理、车辆管理等。该模块主要由系统管理员对办公自动化系统进行管理维护和权限分配。部门管理、用户管理，主要用于添加修改用户，用户按部门划分进行管理。用户组管理设定不同的使用权限。数据库备份、安全日志，系统中所做操作等全部以日志方式形成记录。 （三）信息管理
OA系统信息管理模块，包括人事档案、通知公告、固定资产、信息简报等。信息管理主要用于学校内部公共信息的发布和共享。此模块根据业务工作需要细分为通知事项、大事记、领导讲话、调研园地等栏目，维护人员对栏目的信息可以增加、删除、修改。 （四）系统安全管理
OA系统系统管理模块，一般包括后台权限管理、防火墙设置、后台浏览设置等。系统安全模块主要用于提高系统安全性和数据可靠性，防止非法用户进入系统窃取或篡改信息。 （五）其他事务
OA系统其他事物模块，一般包括内部邮件、民主调查等。日常办公中同事之间需要交换公务文件，而该公务文件又不能让外界知道，那么就可以通过相互之间发送内部邮件的方式解决，内部邮件自动通过内部服务器进行中转，当有新邮件到达时，在系统首页显著位置会出现动画提示。民主调查一般包括意见列表、问卷调查、意见类型三个子栏目。
三、OA系统在高校日常办公的发展
根据实际需求和业务层面进行新功能的扩展和升级，进一步提升OA系统在当前我国高校日常办公中的应用。在OA系统发展的同时，我们理应看到OA系统在高校应用中的现状，结合当前应用实际进行分析OA系统的优点以及其存在的弊端，才能实现OA系统的便捷使用。OA系统的建设经验“七分应用、三分技术”，关键点还是结合高校的实际情况进行应用，进一步开发OA系统的新技术。
（一）OA系统在高校日常办公中的高效运作
高校日常办公中使用OA系统的相关探讨
