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办公设备管理制度
一、目的
为规范办公设备的管理，保证XX公司办公设备正常运转，提高办公设备的使用效率，特制定本制度。
二、定义
本制度所指办公设备主要包括：电脑、复印机、打印机、传真机、扫描仪、投影仪、电话机、办公桌椅、会议桌椅、更衣柜、更鞋柜、电子白板、过胶机等。
三、适用范围
本制度适用于XX公司所有办公设备的管理。 四、责任
1.行政部负责XX公司办公设备的日常管理与维护；
2.行政管理员负责XX公司办公设备的采购申请、入库验收、发放、调配、建帐、盘点等日常管理工作；
3.网络工程师负责XX公司电脑、复印机、打印机、电话机、投影仪、扫描仪的日常维护工作，其它办公设备的日常维护管理工作由行政管理员负责。
4.计划采购部负责办公设备的采购。 五、内容
（一）办公设备的申请
1． 各部门需要增加办公设备时,需填写《增加办公设备申请表》（见附一），经部门负责人签
字后交行政部；
2． 行政部需根据申请情况进行认真核实。
2.1若情况属实，行政部首先根据XX公司现有办公设备的资源情况进行内部调配；无法调配时，则提出采购申请经分管副总审核后报总经理审批；
2.2行政部经审核后确认不需要增加的,则退回部门采购申请。 （二）办公设备的采购
XX公司所需办公设备由计划采购部采购。
（三）办公设备的的入库、领用、保管、建帐及维修管理
1. 各部门申请的办公设备购回后，交行政部和计划采购部，由行政管理员和采购员共同验收、
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入库；
2. 申请部门到行政部办理办公设备领用手续；
3. 行政部以部门为单位建立办公设备领用台帐，并交办公设备使用部门负责人签名确认； 4. 各部门负责本部门员工所用办公设备的建帐及日常监督管理工作； 5. 各部门所用办公设备的保管由使用人或部门指定人负责；
6. 当办公设备使用人或保管人离职或调动工作时，所使用或保管的办公设备需移交给本部门负责人或部门指定的人员接管；
7. 当部门负责人工作岗位变动时，需与本部门新任负责人办理本部门办公设备移交手续，行政管理员负责监督办公设备的移交工作；
8. 各部门因人员变动等原因产生办公设备闲置时，应主动将闲置的办公设备退回行政部，同时，行政部有权收回各部门闲置的办公设备，以作调配；
9. 办公设备的维修由行政部负责，其中，电脑、电话、打印机、复印机、投影仪、扫描仪的维修由网络工程师负责，其它办公设备的维修由行政管理员负责；
10. 办公设备因人为原因损坏或丢失的，由责任人或保管人负责维修或赔偿； 11. 行政管理员每隔半年对XX公司办公设备盘点一次。 （四）办公设备的报废
1、 办公设备达到使用期限已不能使用或因自然损坏不能修复时，由行政部提交报废申请，
经相关部门确认和分管副总经理审核后，报总经理审批。
2、 被批准报废的办公设备由行政部寻找回收公司出售，所得收入上交财务部。 （五） 办公设备的使用管理 1办公电脑使用管理
1.1.严禁使用XX公司电脑做与本职工作无关的事情;
1.2.严禁使用XX公司电脑下载、安装与本职工作无关的软件； 1.3.任何人未经他人同意，不得使用他人电脑；
1.4.除XX公司网络工程师外，任何人不得拆卸电脑设备； 1.5.电脑使用人或保管人负责保持电脑清洁； 1.6.下班后应关闭电脑主机、显示器电源。 2．打印机、复印机、扫描仪使用管理
2.1. XX公司打印机、复印机、扫描仪由行政部接待员或其他指定的人员负责管理；
2.2.各部门人员打印、复印资料时需详细填写复印的时间、标题、份数并签名；各部门人员不能
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打印、复印与工作无关的资料。各部门人员扫描资料时需填写《使用扫描仪申请表》（附件5），经行政部相关人员批准后，由接待员负责资料扫描。
2.3负责打印机、复印机、扫描仪的管理人员下班前要认真检查打印机、复印机的电源是否关闭； 2.4.负责打印机、复印机、扫描仪的管理人员需定期清洁，保持打印机、复印机、、扫描仪外观干净整洁；
2.5 打印机、复印机、扫描仪发生故障时,由网络工程师先行维修，若无法自行维修，由行政部行政管理员与维修单位及时联系, 在打印机、复印机或扫描仪维修期间, 要做好临时打印、复印或扫描的保障措施，确保办公室正常打印和复印需求。
2.6 行政部行政管理员负责打印机及复印机相关耗材(碳粉、墨盒、硒鼓、复印纸、打印纸等)的申请、储存和管理工作。
3．传真机使用管理
3.1. 传真机的日常管理由行政部接待员负责；
3.2. 行政部建立传真登记、签收制度。接收传真由收件人在《传真签收表》（见附2）上签名；发送传真时，发件人需在《传真文件登记表》（见附3）上登记；
3.3. 接待员应及时将收到的传真文件转交给接收人或部门，属于商业秘密的传真文件，接待员必须送交接收人，若接收人不在，必须妥善保管；
3.4. 接待员须对所收、发传真文件的内容保密； 3.5．任何人不得翻阅与本人无关的传真文件；
3.6. 任何人未经厂领导批准,不得使用传真机传送个人资料； 3.7. 严禁将传真机作电话机使用，以保证及时接收传真资料；
3.8. 每天下班后，接待员必须将传真机设置为自动接收状态，并检查传真纸是否够用。 3.9传真机发生故障时,由行政部行政管理员与维修单位及时联系, 在传真机维修期间, 要做好临时传真保障措施，确保办公室正常传真需求。
4. 投影仪、照相机、笔记本电脑的使用管理
4.1. 投影仪、照相机的日常管理由行政部接待员负责；笔记本电脑由网络工程师负责。
4.2. 各部门人员借用投影仪时，需到接待员处办理登记借用手续，投影仪使用完毕后要及时归还。 4.3. 各部门人员借用相机需在厂区内（不进车间）拍摄时，需填写《使用相机申请表》，并经行政管理员批准后由申请人自行拍摄；若使用人员需进入车间拍摄，需由行政管理员先行确认后报分管副总或总经理助理审批，批准后由品保部人员安排人员拍摄；拍摄完毕后，由网络工程师负责上传图片。
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4.4. 各部门人员需借用笔记本电脑时，需先到网络工程师处办理借用手续，笔记本电脑使用完毕后申请人要及时归还；
4.5．申请人在使用投影仪、照相机或笔记本电脑时应小心使用，如因使用人员原因造成设备的损坏,由使用人员负责赔偿；
5. 电话机使用管理
5.1. 电话机由行政部统一负责管理，各部门负责人负责对本部门电话机的使用情况的监督与控制；
5.2. 各部门使用的电话铃声尽量调低，接听、拨打电话时要轻拿轻放、文明礼貌、注意音量、语言简练。
5.3. 因工作需要拨打长途电话时,必须在到行政部填写《长途电话使用登记表》（见附4）后,方可拨打长途电话，禁止因私使用XX公司长途电话；
5.4. 任何人不允许拨打与工作无关的声讯电话，一经发现严肃处理。 6．办公桌椅和会议室桌椅子使用管理
6.1.行政部应做好各部门办公桌椅及会议室桌椅的建帐工作，并由各部门负责人核实后签名确认，以备查验；
6.2.行政部应每半年至少对办公公桌椅和会议室桌椅子盘点一次。
6.3办公桌椅由各部门使用人员负责管理，行政部负责监督；如因使用人员人为原因造成办公桌椅损坏或损坏，由使用人员负责赔偿或维修；如因自然原因或不可抗拒原因造成损坏，由行政部行政管理员负责安排相关人员维修。 7．其它办公设备使用管理
7.1. XX公司所有的办公设备都要指定专人保管；
7.2.办公设备的使用人员要确保设备的安全使用；如因使用人员原因造成办公设备的损坏,由使用人员负责赔偿。
7.3办公设备的保管人若发现设备出现故障或损坏,应及时通知相关管理人员进行维修。 附1: 《增加办公设备申请表》 附2： 《传真签收登记表》 附3： 《传真登记表》
附4： 《长途电话使用登记表》 附5： 《使用扫描仪申请表》 附6： 《使用相机申请表》
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