学校档案管理制度
一、档案建立
(一)建立健全学校各类档案,目的主要在于为学校各级领导,上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视,并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。
(二)有条件的学校建立档案资料室,由文书(或人事秘书兼)专职(或兼职)管理。教导处、总务处、勤工俭学办公室等行政职能部门和团委应设档案柜,分别明确专职(或兼职)人员具体管理。
(三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。学校档案按类以时间为序建立,教师的一般人事档案、一般职务档案和业务档案按人头建立,学生学籍档案按届、按班分类建立。
二、档案立卷
(一)档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类、装订、编制目录,进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门统一要求。
(二)卷宗必须注时保存的期限,凡注明“暂存”的资料一般以一年为限;注明“短期”的一般以五年为限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
(三)凡档案资料收集范围细目中未编入,但确有使用、保存价值的其它资料,学校可根据需要自行决定是否留存。 三、档案补充
(一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务,获得学位、学衔,调资,入党入团,奖惩等材料要及时收入个人档案。 (二)外来文件、函件由文书(或人事秘书)统一分类编号登记,交待有关领导阅后即立卷归档。
(三)校内印发的文件是档案补充的重点,平时校长室、教导处、总务处、勤工俭学办公室、团委、少先队大队部、学生会应将此类文件分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。
四、档案转递
(一)教职工因工作调动,需要转递档案,必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记,严密包封,并加盖密封章,通过机要转递,不得公开邮寄或交本人自带。
五、档案查阅
(一)校外人员来校查阅档案,必须持有单位介绍信,经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同志不得摘抄档案材料,经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对签署意见;查阅者不得将档案材料拿出档案资料室。
(二)校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损地归还。
六、档案安全保密
(一)档案资料室门窗要加固,要备有消防器材,保持整洁、干燥自然通风,严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物口。
(二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室,不得外泄档案中的机密,档案室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等,不得乱扔、乱抛,应按保密纸处理或销毁。
天镇县第六小学 档 案 管 理 制 度
天镇县第六小学编
序 言
汇 编
为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定,规范档案的管理,确保档案的完整与安全,便于保管和利用,特制定学校档案管理制度。
本制度共分为《档案管理实施细则》、《归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案统计、鉴定和销毁制度》、《档案人员岗位责任制度》和《分管领导职责》七项内容,希望学校各职能科室有关人员认真执行。
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