人，包括专家、顾问等；组织的知识包括客户、供应商、竞争对手等。
建立外部知识内化机制就是要制定长期、中期甚至短期规划，按照计划定期请专家来讲解最新的业务技术、管理技术和经营思想，随时关注客户、供应商及竞争对手的发展和成长，在交流与关注中增进学习，并且将外部专家所传授的知识以及与客户等交流中学到的知识整理成规范文档，定期更新，使之成为企业内部可共享的知识。 （3）用知识流程统一业务流程和管理流程
知识流程的设计和重组，最终要统一业务流程和管理流程。组织知识在标准化、流程化过程中，不断发育、成长，是个螺旋上升的过程。在这个过程中，知识的作用和价值被提升，知识成为企业运作的核心。扁平化、网络化的组织结构应运而生，知识流程突显为组织的核心流程。
从知识的角度出发，用知识流程统一业务流程和管理流程，可以避免因为流程不适导致的工作脱节、分立，交流与共享受阻，不能协作相通。以知识流动贯穿组织流程、以知识驻点凝聚知识和拥有知识的人，使组织流程在知识的流动中更加有序、高效。 （4）授权管理
在知识流程中，如何控制好流程的出入口和知识的流向，让员工得到自己需要并且有权得到的知识，为企业发挥
最大的作用，这就需要充分利用授权管理。
授权一般是指授以他人行动或决策的权利。授权管理则是对授权进行管理的机制。在知识流程中，授权管理可以理解为授以员工对知识的查阅、创建、修改、删除等权利。授权管理必须从知识使用的角度出发，在知识角色中考虑每个员工的权限。这在一定程度上打破了传统部门的界限，使得适当的知识能够在适当的时候更迅速地传给适当的人。良好的授权管理有利于企业知识的流动和员工知识的共享与交流。
2.4.3 文档管理
文档管理是对基本数据和知识信息进行控制的机制。 文档管理包括以下几个部分： （1）目录管理
目录管理是实际上是对基本数据和知识的分类、授权服务进行控制的机制。简单来说，目录是一个有架构的组织系统，无论采用的是最常使用的树状结构还是其他架构。目录管理是一种存储资料的结构，给定一个人的名称或者某种资源，目录管理就可以提供用来访问那个人或者资源的信息。 （2）知识的分类和模块化机制
接下来要完成对组织知识的梳理。组织需要将知识的基本分类与自身知识特点结合起来，不断细化不同类别的知
识。
在知识分类与细化的过程中，将不同的知识依据一定的任务和目标聚集起来，形成若干个知识聚集点，即知识驻点。知识驻点真正以知识为衡量标准，不受任何职能部门的干扰。对于能够解决某一相对独立问题的一个或者几个知识驻点，按照逻辑整合起来，就能形成通常所说的模块。 （3）内部文档的积累与更新机制
文档的积累合和更新是任何一家企业必做的工作，但大多数企业都没有将其机制化和规范化，经常造成积累的知识未得到很好的利用。
文档的积累需要有专门的知识管理人员将企业的技术诀窍、最佳实践经验、经营战略形成文字材料，予以分类存档，以供组织成员共享。
文档定期更新，要求知识管理人员在规定的时间内必须重新审视已经存档的文件之间是否有过时的、失效的、繁杂的内容或者互相冲突的内容。这样就能确保存档文件的有效性、精炼性和一致性。 （4）知识地图和知识搜索机制
当组织知识积累到一定程度，并且简单的浏览与查找已经不能很快得到满意的结果的时候，知识地图和知识搜索的需求就提上日程。
这里知识地图是指组织知识的分布图，是指出知识位置
的向导，告诉人们到哪里去找他们所需的专门知识。知识地图的特点是指出拥有知识的人，以及记录知识的文件和数据库。若一个组织拥有很好的知识地图，员工就可以很方便地找到知识源。知识地图只是指出知识的位置，并不包含知识。 建立组织的知识地图，首先要找出组织中的重要知识、核心知识，然后将其公布，并显示所在的位置。创建知识地图所需的信息一般在组织中已经具备，只是以分散的、未成文的形式存在。员工头脑里往往存在自身领域知识源和专家网络，他们知道哪里去找自己需要的知识和专家。组织知识地图的创建就是要把这些分散的\小地图\整合起来，按照组织知识逻辑，形成组织的知识地图系统。 2.5 知识管理的价值
中国经济长期以来在不断地转型，这个过程在加入WTO后显得更为重要，在这种转换中，成长型企业愈来愈需要与之匹配的信息技术平台来支撑大量的信息。 知识管理的价值在哪里？
企业作为一种社会组织形式，其经营的根本目的是为了创造价值，而企业竞争力的强弱归根结底地反映在企业创造价值能力的强弱之上。过去，企业的价值基本上取决于企业的账面价值，但是“知识管理”的到来彻底改变了人们对企业
价值的传统认识。越来越多的企业市值远远大于其账面价值的事实表明：在新经济时代，企业的真正价值已不再只是资产负债表上的股东权益净值，而应该再加上企业无形资产的提升。而“知识管理“在企业价值提升的过程中无疑扮演着一个最为关键的角色。
我们究竟需要一个怎么样的知识管理系统呢？ 企业需要一个什么样的信息系统，利用什么技术来解决企业中什么样的问题？这是我们在推行一个应用系统首先会考虑的问题。首先，知识管理着眼的企业管理是要建立一个协作环境，即信息化的工作环境；其次、企业中的大量决策信息,是由这个环节所整理提供的,其信息来源的广泛性和科学性直接导致决策的合理程度；第三,在企业中每个项目的推动过程中，各个环节的里程碑均是通过该系统平台来监督确认，其过程监督的及时性和合理性对于项目或事务的评估至关重要；第四，该系统平台要求是安全的。
基于上述的思路，我们对于企业的知识管理进行了一个全新的定义：企业在实现知识管理的时候，首先要建立一个环境，这个环境应当使成员沟通的时候变得非常容易。其次,这个环境中应该将原有的“人盯人”的管理方式转变为电子化工作流的管理方式，从而解决最棘手的工作效率问题。第三,应当利用系统积累的大量信息资源，在此基础上作进一步
OA办公自动化发展概述(doc 75页)
