秘书工作人员应具备的能力

秘书工作人员应具备的能力

能力是指能够胜任某项工作任务的主观条件，它直接影响到工作的质量和效率。从事秘书工作，就需要相应的能力。对秘书的能力要求主要取决于其工作范围、程序和方法的一些特殊性。（一）写作能力写作能力是指各种应用文书的写作能力。秘书人员要写好应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。（二）口头表达能力秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话切忌罗嗦。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。（三）听知能力秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就多了一样交际工具，多了一条信息渠道。（四）阅读概括能力秘书要善于阅读，既善

于精读，又要善于快读和泛读（五）社交活动能力秘书经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。因而，必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。（六）协调能力秘书要善于发现工作中的矛盾和不平衡，要善于发现误解和不合，并及时加以沟通、协调。（七）观察分析能力秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，做好拾遗补阙工作。还要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导选择和实施。（八）应变能力在特殊的时间、地点、条件下，遇到意想不到的情况时，秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。（九）现代化办公设备的操作能力秘书人员要会熟练操作电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、计算机、传真机、碎纸机、扫描仪等现代化办公设备，以及OA等网络通讯设备。