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ERP环境下的采购与付款业务 风险分析及部控制设计—— —基于××企业集团实施ERP的思考 大学来艳锦芳
××集团主要经营日用化妆品。该企业集团实行集权管理,由集团总部集中管理全公司的采购、生产、销售、资金。集团为了改善经营管理,于2002年上了SA P的ER P系统,采用了财务、成本控制、销售管理、物料管理这4个模块,从而使企业实现了物流、资金流、信息流的“三流合一”,一定程度上带来了管理增值。因此,本文以××企业集团为例,介绍其在采购与付款流程控制上的成功经验,并对其采购与付款的部控制设计提出几点建议。
一、××企业集团采购与付款业务部控制流程分析
就采购与付款环节而言,该集团将采购中心分为3个部门:开发部、业务部和综合部。开发部负责新原料、新供应商及供应商的评估管理;业务部负责订单的分配(在采购平台上进行竞价、招投标来分配订单、订单跟踪到货及采购合同的签订;综合部负责订单制定、请购单初审及付款请款。具体的业务流程及部控制为:
(一请购。ER P的一个重要作用就是物料需求管理。在ER P系统下,只要生产排程和物料主数据正确,请购计划的分解就可实现。然而,由于我国市场的不稳定,企业的采购也不能完全依赖ER P,许多环节还需要人的管理加以解决。
按照××企业集团的特点,请购单分为3类:一般物料请购单、特殊物料请购单和部门物资请购单。一般物料请购单是根据正常的销售计划结合库存情况推导来的。特殊物料请购单是据供应商供应能力和供应价格变化、营销活动需要等产生的。这一类计划根据计财部季度销售回款计划、品牌策划部产品升级换代和促销活动规划、科研中心配方更换信息,并综合考虑产品销售状况、物料采购状况等因素制订。这一类物资需求计划对此类销售型企业而言,金额大、弹性强,与企业的战略
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紧密相关。该集团目前由计划配送部负责每季度和针对重大节假日召开特殊物料准备计划例会,提出特殊物料准备计划草案(以产品品种和数量形式,经与会部门讨论达成一致意见后,制订特殊物料准备计划,并以《会议备忘》的形式传递与会部门,上报集团C EO。对于由办公部门、固定资产需用部门提出的请购单,则由部门负责人、资产主管部门负责。所有的请购单均由综合部完成请购单的初审,并按物料进行分类、整理。
(二选择供应商。这一环节关键是要做到信息公开,评选流程的公平、公正,其中价格又是选择供应商的重要因素。在××企业集团,与采购有关的询比价、核价、竞价及招投标工作由采购中心业务部组织在电子采购平台上进行,采购中心主任助理和审计部对日常询比价、核价、竞价及招投标实行管理和监督。网上竞价或招投标物料价格均需采购中心主任签字确认,这种方式基本可以做到透明、公正。
同时采购中心开发部还实行了供应商定期考核的制度,以系统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料质检分析报告为主要依据。采购中心开发部设定评分标准对供应商进行评分,并输入系统,生成《供应商评估报表》,将《供应商评估报表》作为选取供应商的一个重要标准。
(三签订订购合同。采购中心业务部与供应商签订订购合同,供应商按合同规定的时间、价格供货,各种运费等费用都包含在采购合同之中。财务人员将合同资料、订购单录入ER P,订购单或合同是ER P中收货、付款的原始依据。
(四验货入库。对企业而言,验货入库关键是要保证货物的数量和质量。仓库保管员先将送货品种、数量等容与订单所列容进行核对,然后开具手工入库单、质检入库通知单,质检人员验货后,出具质检报告;对于合格物料,保管员将质检报告和质检入库通知单一起传递给记账员;如是固定资产,在资产管理模块中做收货;非固定资产,由财务系统中做收货。对于不合格物料,保管人员可根据质检人员的确认当场拒收。
由于集团新投资的产业暂时未上线,其业务处理相对较麻烦。对于这种情况的采购方案是由采购中心
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部控制
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综合部在下订单后的2个工作日将订单清单分不同工厂将数据电子发给相应的产品供应中心工厂的收货人员。产品供应中心收货人员严格按照发运计划进行收货,在收货后及时在订单中对数量进行记录;每周三、五下午5点30分上传入库并匹配订单的数据给采购中心综合部,由采购中心综合部及时在系统中将入库数据与订单匹配。同时采购中心综合部在物资供应系统中进行订单匹配,并以书面形式将未完成采购申请情况经部门负责人签字后传递到计划配送部,计划配送部据此和工厂物料库存、生产需求情况制订下期采购计划(采购申请。
(五发票校验。发票校验主要是为企业会计记账提供依据,ER P中的会计记录是自动生成的,只要基础设置正确,一般不会出现错误。由企业集团采购人员(月末统计汇总需要开票的入库单,向供应商索要发票,然后将入库单和发票提交给财务会计部,财务会计部核对入库单、发票单据是否匹配。目前这一控制是在系统外进行的,财务人员如果发现发票不合格,则退票给采购中心综合部,采购部门应及时要求供应商重新开票。校验无误后在ER P系统中输入发票,系统自动实现应付账款的记账。
同时该企业集团要求财务人员在收或退相关入库单、发票时要与采购中心相关人员办理票据的交接手续,入库单、发票等单据的收集与整理工作由财务会计部完成。
(六付款。在我国,银行系统并没有与ER P完全集成,因此完全意义上的自动付款是无法实现的。采购中心支付给供应商的货款,应先进行发票校验。发生支付业务时,先由请款部门经办人填制请款单。财务人员根据部门预算,进行审批。
银行出纳在经办付款业务时要检查手续是否齐全、请款单上的收款人名称、银行账号等项目。ER P系统中已经存在的涉及供应商、客户类的账号,银行票据系统可直接调用,并由专人负责相关信息的同步维护,银行出纳付款前应检查银行票据系
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统与ER P系统的账号数据已同步更新并保持一致。所有供应商、客户的账号原则上应只有一个活动账号可以使用,有关账号的变更应取得该单位书面的有效盖章确认函并经企业集团相关部门认可,不使用的账号应予以冻结。
付款经办后,付款票据交由制证会计进行记账处理。期末由指定会计编制银行存款余额调节表,落实、跟踪未达账项。
二、××企业集团采购与付款循环部控制风险分析与部控制设计
在我国与上述企业类似的日化企业有很多,从以上分析可以看出,这类企业虽然采用了ER P,但仍然存在固有的风险,同时ER P也在不知不觉中带来了一些新的风险。
(一从请购环节来看,企业的计划依靠ER P,但是市场环境又决定着他不能完全信赖于ER P,对特殊情况还需要高层领导和财务人员的介入。同时ER P的计划分解还需要确保物料主数据和生产排程等基础数据的准确。
(二从选择供应商环节来看,即使有电子平台,供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程还需要用制度加以规。ER P供应商的资信、到货率、银行账号与供应商的评估、付款直接相关,供应商主数据也需要专人进行维护。在与供应商签订合同时,财务处采购会计要对采购文件中的各因素进行最终审查,确认其符合规定后方能支付预付款;如果是采购结束后才支付款项,采购会计必须参与采购计划的审核和付款计划的签订。在这点上,该企业集团财务人员在合同签订中的付款审核与监督作用发挥得不够充分。若采购部门的付款计划与财务预算不符,企业可能会发生现金危机。
(三从验货入库来看,实现了收货员、验货员与记账员的分离,可以有效防止可能发生的舞弊。在ER P 部,相关的采购单也会进行自动检查,当差异超过了预先设置的容许界限时(即有关的交货日期和数量将会被拒收。只有实现了不相容职责分离,这一环节的风险才会降低。
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(四从发票检验来看,发票是企业付款的依据, ER P会自动根据发票生成应付记录。该公司由财务人员在系统外进行入库单与发票的匹配,然后输入系统。这一步骤也可以设置在系统,在财务会计过账环节加以控制即当发票与订单一致时才能过账,每个企业可以根据自身特点灵活设置。
(五到达付款时点时,供应商会主动催款,企业也可在系统设置预警。该公司设立请款控制,由财务人员对部门预算和付款要求核实后给予批准。出纳依据ER P中的供应商信息,银行转账付款或签发票据。这里供应商账号信息的维护又成为了企业需要关注的重点。会计人员依据付款单制单,为了确保业务的准确,建立企业银行间、企业供应商间的对账机制也是很有必要的。(责任编辑:筱惠!
部控制
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ERP环境下的采购与付款业务风险分析与内部控制设计基于企精
