个人收集整理 仅供参考学习
转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。个人收集整理 勿做商业用途 d.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
个人收集整理 勿做商业用途 e.档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。f.案卷封面，应逐项按规定用书写，字迹要工整、清晰。个人收集整理 勿做商业用途 F. 档案管理人员职责
a.按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 b.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
c.工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 G.档案的利用
a.公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》（附件六），报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门主管签字批准，受控文档的借阅要由公司领导签字批准。个人收集整理 勿做商业用途 b.档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报负责人处理。个人收集整理 勿做商业用途 c.必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 d.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。个人收集整理 勿做商业用途 e.必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 f.不准转借，必须专人专用。
g.用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 H.档案保管期限及分类 a.确定保管期限的基本原则
（1） 对公司有长远利用价值的档案应永久保存。
（2）对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 （2） 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从
11 / 28
个人收集整理 仅供参考学习
长。
b.按保存时间的长短，将档案分为短期保存、中期保存和永久保存三个保管期限。七年及以下为短期、七年以上至十五年为中期，十五年以上为永久。个人收集整理 勿做商业用途 c.一般来说，生产、设计方面的资料、档案，以项目为主进行分类；文书、财务方面的资料、档案，以年度为主分类。个人收集整理 勿做商业用途 档案归档范围及保管期限表
序号 A (1) (2) (3) (4) 文书类 公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复 公司组织简章、机构设置、启用印章之印模 营业证书、公证书、注册文件、政府批件、法人代表 归 档 范 围 保管期限 永久 永久 永久 人员编制、名册、干部任免、聘用合同、员工奖惩、员中期 工培训 (5) (6) 上级主管和有关机构颁发的业务文件 中期 工作计划、总结、会议纪要、重要文件，上级领导的重中期 要讲话、批示，以及本公司或部门的请示报告与批复、文电等 (7) 有关公司联谊会、工会、党组织等文件材料，有关公司中期 产权、债权的法律文件 (8) 对外宣传的公司简介、幻灯片、录像带、重要照片等（包永久 括底片）的原件 B (1) (2) (3) (4) (5) 财务类： 上级财务规定文件、本公司财务制度 各种会计凭证（单证、记帐、汇总等） 会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐等） 会计报表（帐务指标快报、年度决算报表） 中期 短期 中期 永久 各类清册（会计移交清册、会计档案保管清册、会计档永久 案销毁清册等） 12 / 28
个人收集整理 仅供参考学习
C (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) D (1) 物资类 机械设备及材料采购供应计划及审批件 物资订购的报价单、比价单及合同文本 各种机构设备清单及保险文件及汽车牌簿等 固定资产清单、调拨、报废及出售审批表 材料调拨单 物资买卖合同文本 销售收、付发票及凭证 海关进出口报关单证 重大买卖合约审批件 索赔类 中期 中期 中期 中期 短期 中期 中期 中期 中期 生产过程中因够买方原因或客观条件变更修改图纸、增中期 加工作量造成的经济损失备忘录，会谈纪要、来往信函等 (2) 生产过程中遭受各种自然灾害或人为灾害时有关记录、中期 照片，向购买方提出索赔要求的所有文字材料及原始凭据等 (3) (4) E (1) (2) (3) (4) 机械设备材料的索赔申请、通知书、报告书等 积累或整理的索赔经验或参考资料 地产类 购买土地批准文件，公证书 建造房屋的全部文件、资料 卖屋契约、价目、入伙等文件 短期 永久 永久 永久 永久 与建筑师、律师、银行等有关的房地产业务文件、资料中期 等 (5) I. 档案处理
大厦公共契约 永久 a. 档案的修改与补充
（1）修改已归档的文件要有经过领导批准的文件修改、补充通知单。
13 / 28
个人收集整理 仅供参考学习
（2）修改内容较小时，可直接在文件上“杠改”、“刮改”或者发送“变更通 知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。
（3）修改内容较多时，应另出新文件代替，原来文件作废。新文件列入原文件目录，并且注明所代替的原文件号。作废的文件应注明新文件的编号，根据需要另行保管。个人收集整理 勿做商业用途 （4）整个保管单位内文件作废，由新文件代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号，原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。个人收集整理 勿做商业用途 b.档案销毁
(1)超过保管期限的档案，应及时提出处理意见，造册列出目录清单，并填写《档案销毁登记表》（附件七），经负责人审查，公司领导批准后方可销毁。个人收集整理 勿做商业用途 （2）销毁档案必须二人以上在场方可销毁（统一送造纸厂进行纸浆处理）。销毁完毕，销毁人要在档案销毁登记表上签字确认。个人收集整理 勿做商业用途 （3）档案销毁目录单予以永久保存。
（3） 公司各部门所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。 c.档案统计
（1） 档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可 靠。
（2）档案统计主要有档案基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。 J.档案管理现代化 a.电子文档的管理
（1）电子文档要建立登记制度，所有在电脑中处理的文档，需登记其文件名称、建立日期、保存位置，以便查找；个人收集整理 勿做商业用途 （2） 员工对公司电子文档负有安全保密的责任，重要的文件必须加密，并做备
份。
b.档案管理现代化是企业现代化管理的重要组成部分，应列入企业现代化管理的整体规划统筹考虑。
14 / 28
个人收集整理 仅供参考学习
c.档案管理现代化包括三个基本要素，即档案管理中使用现代化的技术、档案管理者掌握现代科技知识和建立起科学的管理机制。个人收集整理 勿做商业用途 d.档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。除此之外，还包括音像、缩微技术、现代化库房和保护技术运用、新型档案载体管理，以及先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。个人收集整理 勿做商业用途 e.建立和完善档案计算机管理系统，各部门可以通过电脑网络跨地区共享和利用档案信息资源。
f.整合企业内部信息资源，构建信息网络平台，实现公司信息化，提高内部档案信息资源分享的程度。 K.档案处罚
a.有下列行为之一的，由行政人力资源部及有关主管部门对直接负责的主要人员或者其他直接责任人员给予处罚：个人收集整理 勿做商业用途 （1） 损毁、丢失属于公司所有的档案；
（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司所有的档案； （3） 涂改、伪造档案；
（4） 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给其他人； （5） 违反规定，不按规定归档或者不按期移交档案； （6）明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失； （7）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失。
b.在利用档案过程中，有前面所列的第1、2、3条行为的，由行政人力资源部给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。个人收集整理 勿做商业用途 A.会议类型
序号 会议名称 1 2 3 例会 研讨会 总结会 会议主题/会议特点 固定时间、固定汇报程序 类别 公司例会 对某一课题、技术、事件的的商议研讨 临时会议 总结前阶段工作，部署下阶段工作 15 / 28
公司例会
行政管理85980
