导 言
作为一名部门主管,你除了要为部门的经营策略、业务数量、客
户关系等问题殚精竭虑,还需要关注的就是怎样处理好你与你的部下的关系。
能否建立一个关系融洽、积极进取的团队,很大程度上取决于你是否善于与部下进行沟通,取决于你是否善于运用沟通技巧。
下达命令的技巧
命令是主管对部下特定行动的要求或禁止。命令的目的是要让部下照你的意图完成特定的行为或工作;它也是一种沟通,只是命令带有组织阶层上的职权关系;它隐含着强制性,会让部下有被压抑的感觉。若主管经常都用直接命令的方式要求员工做好这个,完成那个,也许部门看起来非常有效率,但是工作品质一定无法提升。为什么呢?因为直接命令剥夺了部下自我支配的原则,压抑了部下的创造性思考和积极负责的心理,同时也让部下失去了参与决策的机会。
命令虽然有缺点,但要确保部下能朝组织确定的方向与计划执行,命令是绝对必要的,那么你要如何使用你的命令权呢?
命令的目的是要让部下照你的意图完成指定的行为或工作,因此你下达命令时应该考虑下列两点:
(一)正确传达命令意图
你下达命令时,要正确地传达命令,不要经常变更命令;不要下一些自己都不知道原由的命令;不要下一些过于抽象的命令,让部下无法掌握命令的目标;不要为了证明自己的权威而下命令。正确地传达命令的意图,是比较容易做到的,你只要注意“5W2H”(具体内容见下表)的重点,相信你就能正确地传达你的意图。
【自检】 例题:“张小姐,请你将这份调查报告复印2份,于下班前送到总经理室交给总经理;请留意复印的质量,总经理要带给客户参考。”
作业:请一位学员根据我们所说的5W2H方法将该案例进行划分,体会该方法所传递的重点。
Who(执行者):__________________________ What(做什么):_________________________ How(怎么做): _________________________ When(时间):___________________________ Where(地点):__________________________ Howmany(工作量):______________________ Why(为什么):__________________________
参考答案
Who: 张小姐 What: 调查报告
How: 复印品质好的副本 When: 下班前 Where: 总经理室 Howmany: 2份
Why: 要给客户参考
(二)如何使部下积极接受命令
如何能提升部下积极接受命令的意愿呢?你可用提升部下意愿的沟通方式替代大部分的命令。对“命令”的含义我们应该打破固有的窠臼,不要陷于“命令→服从”的固有认知。
命令应该是主管让部下正确了解他的意图,并让部下容易接受及愿意去执行。
或许你会说,主管有职位的权力,不管部下是否有意愿,他都必须要执行。的确,部下惧于主管的职权,他必须要执行,但有意愿下的执行及没意愿下的执行,其执行的结果会产生很大的差异。有意愿的部下,会尽全力把命令的工作做好;没意愿的部下,心里只想能应付过去就好。
那么,如何提升部下执行命令的意愿呢?你必须注意下列5个传达命令的沟通技巧: 1.态度和善,用词礼貌
就像在前面谈到的问题一样,在我们身边,作为一名主管,你在与下属沟通的时候可能会忘记使用一些礼貌用语,如“小张,进来一下”,“小李,把文件送去复印一下”。这样的用语会让下属有一种被呼来唤去的感觉,缺少对他们起码的尊重。因此,为了改善和下属的关系,使他们感觉自己更受尊重,你不妨使用一些礼貌的用语,例如:“小张,请你进来一下”、“小李,麻烦你把文件送去复印一下。”要记住,一位受人尊敬的主管,首先应该是一位懂得尊重别人的主管。
2.让部下明白这件工作的重要性
下达命令之后,告诉部下这件工作的重要性,如:“小王,这次项目投标是否能成功,将决定我们公司今年在总公司的业绩排名,对公司来说至关重要。希望你能竭尽全力争取成功。”通过告诉部下这份工作的重要性,以激发部下的成就感。让他觉得“我的领导很信任我,把这样重要的工作交给了我,我一定要努力才不负众望。”
3.给部下更大的自主权
一旦决定让部下负责某一项工作,就应该尽可能的给他更大的自主权,让他可以根据工作的性质和要求,更好的发挥个人的创造力。例如:“这次展示会交由你负责,关于展示主题、地点、时间、预算等请你作出一个详细的策划,下个星期你选一天我们要听取你的计划。”还应该让部下取得必要的信息,例如:“财务部门我已经协调好了,他们会提供一些必要的报表。”
4.共同探讨状况、提出对策
即使命令已经下达,下属也已经明白了他的工作重点所在,我们也已经相应的进行了授权,但也切不可就此不再过问事情的进展,尤其当下属遇到问题和困难,希望我们协助解决时,更不可以说“不是已经交给你去办了吗?”我们应该意识到,他之所以是你的下属,就是因为他的阅历、经验可能还不如你,那么这时候我们应该和下属一起共同分析问题,探讨状况,尽快提出一个解决方案。例如:“我们都了解了目前的状况是这样的,我们来讨论一下该怎么做?”
5.让部下提出疑问
可询问部下有什么问题及意见,如:“小王,关于这个投标方案,你还有什么意见和建议吗?”你可采纳部下好的意见,并称赞他。例如:“关于这点,你的意见很好,就照你的意见去做。”
怎样与部下进行沟通
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