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文件管理制度
1、目的
为加强公司制度化、标准化管理进程，提高公司文件体系管理的规范化，更好地贯彻落实公司政策及文化，确保文件的长期性、延续性和有效性，特制定如下管理规定。2、适用范围
本制度适用于公司内所有文件、制度、资料、合同、记录及档案等的管理（特殊制度另行规定）。3、职责
3.1各部门负责编写本部门使用的管理制度并负责解释。
3.2人事部负责公司类文件制度、各部门所编写的管理制度的审核、下发、回收、管理、工作。
4、发文管理制度
4.1各部门制订的文件（制度、职责、流程、标准、表单以下简称文件）必须符合企业核心价值观、管理准则要求;各部门制订的文件针对公司范围的必须呈人事部统一审核、编号并统一安排管理。
4.2公司制订签发的文件具有强制执行的效力，管理制度面前人人平等。4.3除人事部外，其他部门或个人没有针对公司下发任何文件、制度的权利，的一切后果由下发部门负责人承担。
4.4文件仅限于公司内部使用，不得外传。4.5文件类别、代码、划分标准及签发权限：类别管理制度通知、通
告职责、流程标准表单
核心内容
公司系统中职能相关的制度、方案、规定、
体制和机制等方面的内容
公司层面重要的通知、通告、人事任免、
决策方案等方面的内容
职能具体工作相关的标准、方式方法、操
作流程等方面的内容
配合制度完成的相关具体落地记录内容
代码ZD
是否强制
是
签发权限总经理否则所产生
TZ/TG 是总经理
ZZ/LC BD
是是
总经理总经理
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4.6. 部门代号原则
根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识手机部MP、人事部HR、财务部FD、后勤部LD 4.7.
文件编号组成要素
:
TR-××-××-××
文件的序号（01，02，……） (4) 部门代码 (3) 文件类别码 (2) 公司代码 (1)
4.8编号规则及说明： 4.8.1
制度编号: ZD-HR-流水号（***）通知编号：TZ-HR-流水号（***）职责编号: ZZ-HR-流水号（***）流程编号: LC-HR-流水号（***）标准编号: BZ-HR-流水号（***）表单编号：BD-HR-流水号（***）
流水号001-999至2015年1月1日清零更新（以此类推）； 4.8.2制度(职责、流程、标准)模板如下：
ZD- HR-00*
文件编号
驻马店市公司
制度（职责、流程、标准）
版页
1.上述标题内容：宋体2.内容4.行距5.页边距
：宋体：1.5
：上2.54厘米左1.91厘米
下2.54厘米右1.91厘米
小四小四
本码
第
ZZ- HR-00* LC- HR-00*
A 页共页
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4.8.3通知、通告、申请、报告等各类文件模版，具体模板如下：
驻马店市公司 (宋体四号)
部组织架构图
正文内容：（宋体小四）
(宋体三号)
批准/日期：审核/日期：制定/日期： JY-JG-HR-流水号（***）（宋体小四）
4.8.4表单编号：BD-HR-流水号（***）；表单模板如下：
4.8.5组织架构图编号：AJ-JG-HR-流水号（***）；架构图模板如下：5、文件的发放管理
5.1以公司行文的文件统一由人事部安排专人发放和回收管理。财务部、手机部、电教部、外联部以本部门名义形成文件且在本部门管辖范围内发放的文件，报人事部存档备案。
5.2各部门制订文件需人事部安排发放文件时，必须将文件以电子档形式发至人事部审核，审核通过后统一编码，转由文件发放部门安排打印并复印好发放份数，
由部门经理书面注明发各自安排发放和回收，原件
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放范围、发放时间并签名后呈报人事部，由人资行政经理签字后，由行政专员统一安排文件的发放。
5.3公司发放的任何文件，各部门必须按公司文件管理制度统一管理，并按文件编号顺序做好目录。人事部按建立“文件发放、回收登记表”定期对文件进行检查和管控。人事部发放到各部门的所有文件，由各部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收;代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。收登记表”，并由个人亲自签字接收。 5.4
发放到全体员工知悉公示的文件、制度、通知
/通告类资料，由部门负责人在接收到文
需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回
件后，安排逐级的统一培训、学习和传达，人事部会定期对文件的执行情况进行抽查并汇总落实执行结果。6、文件的更改管理
6.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改可），由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
6.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，间写上新字句，并在更改处由原编制部门负责人签字。7、文件的回收、作废管理制度
7.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由人事部重新编制，安排文件管理人予以统一回收。
7.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 7.3
每年12月下旬，由人事部通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效
在划掉的字句对应上方行距空
（数据性或原则性的须报总经理签字认
材料清理回收一次。
7.4所有回收的文件均于回收当日送至人事部，由人事部负责人统一安排销毁。8、文件管理其它规定
8.1无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在人事部存档备案。 8.2任何文件相关部门负责人接收后必须领会并传达应执行的员工，
认为有必要复印下发到
不得私自复
相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。
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印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
8.3所有作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但行政专员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。 8.4文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。
9、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。除承担外，对由此造成的一切后果由相关责任人全权负责。10、附则
本制度自2015年11月24日起起正式执行，人事部根据不同的发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善，确保管理制度适用性和有效性。
对于本管理规定未规定的事项，人事部参照其他管理制度执行或参考同类型其它款项，要时可进行补充规定。
必
500元行政罚
盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。
盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。
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