文件控制程序
编号：QE/ZCJ2.01 版次/修订：A/0
1. 目的
对与管理体系有关的文件进行控制，保证各相关场所都使用适用文件的有关版
2. 适用范围 本程序适用于与公司管理体系有关的文件的控制，包括适当的外来文件，如标准、法律、法规、条例等。 3. 职责
3.1 办公室在管理者代表领导下，组织相关人员编写管理手册、程序文件，负责体系文件的发放、更换、收回、换版和销毁等工作，并确保适用的环境法律、法规与其他要求得到收集和及时更新。 3.2 技术部
负责技术性文件（包括外来技术性文件）的控制，组织相关职能部门编写检验规则等技术性文件；
3.3 生产部
负责编写操作规程、作业指导书技术性文件的发放、更换、收回和销毁等工作。 3.4管理者代表：
a） 管理手册的审核；
b） 程序文件和管理体系范围内其他文件的批准；
c） 组织宣贯管理方针、管理目标、指标、管理手册和程序文件等。 3.5总经理批准并发布管理手册。 4. 工作程序
4.1 文件控制的范围是与管理体系要求有关的文件。主要包括以下几种类型： a.管理手册 b.程序文件 c.记录文件 d.作业指导书 e.外来文件及其它文件 4.2 文件的编号
4.2.1 管理手册编号
QE/ZCJ 1 XX——XXXX 发布年号 文件序列号 第一层文件 企业代号 质量环境管理
本，从而确保管理体系有效的运行。
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b）程序ZCJ文件编号 QE/ ZCJ 2 XX
c）记录编号
文件序列号 第二层文件 企业代号 质量环境管理
按QE/ZCJ2.02有关规定。 d） 体系要求制订的支持性文件 ZCJ （XXXX）— X X X X
4.3 文件的编写
4.3.1手册、程序文件及管理制度由办公室负责编写； 4.3.2技术部负责组织技术类文件的编写； 4.3.3 各部门工作文件由各部门组织编写。 4.4 文件的审批
4.4.1 管理手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由相应部门经理审核，管理者代表批准。 4.4.2 工艺技术类文件由生产部经理审批； 4.4.3 各部门管理性文件由管理者代表审批。 4.5文件的发放
4.5.1 技术性文件由生产部负责发放，其它管理性文件应由办公室发放，文件发放应填写《文件发放登记表》。
4.5.2 文件发放应确保所有应该获得文件的部门或场所得到文件的有效版本。
文件序列号 月份号 发布年号 企业代号
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4.6 文件的更改
4.6.1 管理手册、程序文件及管理文件如需要更改，应由有关部门提出，由办公室填写《文件更改记录表》。
4.6.2 文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在时可由接替其岗位的人或相应职务的人员审批，但必须向该人员提供原审批背景资料；
4.6.3 所有文件更改应作好更改记录，更改方法，采用文件“更改”章或换页更改的方法。更改状态的标识用版次说明，如A/0为第一版0次修改。
4.6.4质量记录档案只能保留当时发生的，并被签字确认的有效更改，不允许对存档记录进行跟踪更改，若记录不详或不符合调查结果时，须追加经过确认的记录和说明。
4.7 文件的标识
4.7.1 凡受控文件一律加“受控”章标识，也可以使用规定为受控状态的其它标识，如“生产用”、“档案”、“检验用”等，以便于识别，未经标识或标明其它非控标识
的文件为非受控文件； 4.7.2 作废文件加“作废”章标识，外来文件加“外来”章标识。 4.8 文件的管理
4.8.1 本公司办公室应编制文件清单，并填写《文件控制清单》； 4.8.2 需临时借阅文件的人员应办理借阅手续，原版文件一律不外借，防止文件丢失和损坏。
4.8.3 当文件严重破损、影响使用时，应及时办理更换手续，交回破损文件，补发
4.8.4 文件丢失后，由文件主管部门登记后重新办理文件发放手续。 4.8.5 各部门相关岗位人员调离岗位时，应办理文件移交手续。 4.9 外来文件的控制 4.9.1 外来有关法规文件，统一由办公室接收保管，由办公室作文件接收登记，并
新文件，破损文件由文件主管部门销毁。
根据文件要求传递相关部门进行传阅或保存。 4.9.2 引用的各类外来推荐性文件，识别控制其有效性，并报办公室备案。 4.9.3 顾客递交的文件，经营部负责接收管理，控制其有效性，将其明示的要求提
供合同评审，归入合同档案。 4.9.4 非书面载体文件的控制
经程序规定批准在内部计算机网络上发布的受控文件，由公司信息部负责控制。
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4.10 文件的换版和作废
4.10.1 文件经多次更改或文件需大幅修改时须进行换版，原版本加“作废”章标识4.10.2 过期、作废或严重破损文件由原保管部门收回，经原审批人批准后统一销毁，5. 必要时办公室应于每年底组织各部门对在用的体系文件进行一次评审，确认其有效性。
6. 相关记录
受控文件清单
文件审批表
文件发放、回收登记表 外来文件接收登记表 文件更改申请单 文件资料销毁审批单
文件档案登记目录
作废，换发新版本；
需作资料保留的作废文件，加“作废保留”章予以保留。
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