买方市场条件下,单位工程采购小组通常要选择三家以上的供应商,就质量、价格、供货期进行对比分析,在符合采购物资质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。国际公司对小型工具设备、大宗物资可采用此方式。
2.3订单或合同采购
根据底价的资料、市场的行情、采购数量的大小和付款期的长短,单位与供应商就采购数量、价格、供货期等条款达成一致,签订书面供货合同,按照约定条款供应和结算。这种方式适用于采购数个量较大、金额较大需要选择可靠供应商的物资。国际公司对 大型设备、交通工具采用此方式。
2.4招标采购(详见招标文件范本) 2.5紧急采购(在第节有专门论述) 3、供货对象的控制
3.1进出口部门在正式填制购货订单前,必须向不同的供应商索取供应物品的质量、价格、折扣供货期和付款条件等资料,并据以选择对单位最有利的供应商。
3.2对采购项目的评审
(1)由进出口部门对请购单提请审议的项目进行预审和提供相关资料。 (2)对请购单提请审议的项目需成立评审小组。
负责对采购项目的相关资料进行分析及审议,一般包括进出口部门、项目部门、生产部门、纪检部门、财务部门。评审小组成员如下:
小组组长: 韩 强
副组长 : 李晓东南宫孝杨建立
组 员 : 刘志平王 勇廉 钢杨素梅 王艳阳
(3)评审会议召开时间。
进出口部对评审项目相关资料准备完毕后,即提请组长召开评审会,组长不在提请副组长召开评审会。
(4)决定评审项目。包括:
基本情况 生产能力 技术水平 质量认证 价格标准 售后服务 付款条件 (5)会议决议及记录
评审会议产生的决议由进出口部负责记录并落实执行,会议记录由参会人员签字生效,并由进出口部保管。
(6)、进出口部应建立供应商数据库,健全合格供应商资料档案。 4、采购价格的控制
采购价格是公司采购控制中的核心问题
国际公司根据实际情况可通过四种方式获得采购价格。 4.1招标采购
详见“招标文件范本” 4.2定价采购
在预算时,直接指定该种类的采购方式。市场物资短缺或采购数量巨大时,采用这种方式。
4.3比价采购
将数家厂商提供的物资的价格、质量、供货期等进行比较,在不影响质量的前提下,向成本最低者采购。
由进出口部门两个人以上去执行。 办公用品、低值易耗品
4.4询价采购
采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明,并询问价格或寄询价单请对方报价,比较后进行采购。(大型设备、机具多采用此方式)
采购价格对整个采购过程来说非常关键。一个合适的、公允的价格可以通过以下几个方面来实现:
1)多渠道询价:多方打听市场行情,包括市场最高价、最低价、一般价等。 2)比价:要分析各个供应商提供资料的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。
3)自行估价:自己成立估价小组,由采购、技术人员、财务人员组成,估出符合品质要求的、较为准确的低价资料。
4)议价:根据低价的资料、市场的行情、供应商用料的不同、采购量的大小、付
款期的长短等与供应商议定出一个双方能合理接受的价格。 5、订单的控制 5.1要求
(1)根据《合同法》以及相关法规与供应商签订正式订单。 (2)预先对每份订单进行编号,为保存、处理、检查等提供方便。 (3)订单向供应商发出前,必须有专人检查该订单是否有授权人签字,是否有经批准后的请购单。
(4)订单的副本应分别提交给验收部门、财务部门,进出口部门存档。 (5)由专人复查购货订单的编制过程和内容。其中尤其对价格的复查尤为重要。要将价格同过去的标准或市场平均价格相对照,以保证订单价格的合理性。
5.2控制点
(1)、采购价格审核。由采购订单之外的专门人员负责采购价格的审核,所有超过规定的价格必须要经过单位负责人的特殊审批。
(2)、合同审核。
按单位审批权限的规定,不同的订单有不同的管理层批准;合同的特殊条款必须由专门的律师或法律顾问把关,以保证没有重大纰漏。
(3)、登记采购单
订单应及时归档,归档时一并检查已处理的订单是否连续编号;定期汇总所有被取消和修改后的订单,编制报表。
5.3订单格式 订购单
订购单编号: 订购日期: 年 月 日 序号 物资名称 单位
备注
请购单编号: 合计 说明 卖方 买方
价格审核 进出口部主任 经办人
规格
数量
单价
金额 要求到货日期
审批签字加盖公章 审批签字加盖公章
注: 一式四联 ①供应商 ②进出口部门③生产部门④财务部门
二、设备采购管理制度
1、为了保证我公司设备采购工作的顺利进行,使引进工作正常化、规范化、特制订本制度。
2、采购设备是一项重要、严肃的工作,各级人员必须高度重视,以严肃的态度进行此项工作。
3、采购设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。
4、采购工作必须坚持原则,秉公办事,维护公司的利益。坚持综合考虑“质量、价格、交货期、付款条件、售后服务”五个方面,要竞争,择优选取。
5、采购工作必须根据公司制定的发展规划和工程项目的合同额度,结合公司实际情况有计划地进行。
6、设备引进工作要在总经理的统一领导下进行。由总经理授权的副总经理主持
项目的招标和谈判。公司设立设备引进小组,由总工程师任组长,总工程师办公室、
进出口部、项目部、财务部具体承办。
7、设备引进项目由项目部提出,然后交引进小组审定,报公司总经理批准后,由引进小组组织有关人员进行项目的招标和谈判。
8、需要招标或询价的项目,必须通过讨论确定招标、询价的对象。 9、开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。 10、进出口部负责编制合同书并完成其他商务事项。
电力公司采购内控管理制度
