挖掘Word功能极限
——批量打印带照片证件
最近单位要打印一批工作证,工作证上面要求打印每个人的照片,这可难坏了同事小谷,找我来想办法。
经过了解,具体工作要求是,打印一批工作证,员工基本信息来自数据库,包含员工信息的“员工数据库.mdb”中的“员工库”表如图①:
员工照片放在e:\\photo文件夹里,每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。
马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息,但员工的照片如何与对应的工作证连在一起,邮件合并能完成这个要求么吗?。
笔者先使用了在Access中插入OLE对象的方法,无法显示照片。查阅去年的电脑报,发现有一篇介绍解决类似问题的文章,说Word邮件合并不支持这项功能。作者是使用Excel来实现的,不过步骤也比较多,还需要用到一些程序代码,照片还是要一个一个的手工添加,工作量也比较大。
另外,有的文章说需要购买专用软件或使用有功能限制的共享软件。
难道就真的没有办法了么?经过一番探索,笔者终于找到了使用邮件合并也能实现此要求的方法。
实现思路:
使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域,那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。
在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现,具体语法为IncludePicture \文件名\。
插入照片的功能解决之后,问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。 而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名,这样使用编号域即可解决问题。
那么怎么实现文件名的自动转换呢?方法就是——把两个域嵌套起来!
操作步骤:
1.打开word,从视图菜单选择“工具栏”,“邮件合并”;
2.从邮件合并工具栏上依次选择按钮,设置文档类型为“信函”; 3.单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库;
4.然后设计主文档、排版、设置纸张,并通过邮件合并插入只包含文字的
域,排版结果如图②。
5.下面是关键的一步:就是照片域的实现:
先把光标定位在要插入照片的地方,按Ctrl+F9插入一个域,输入“IncludePicture \”再按Ctrl+F9插入一个域,输入“MergeField \编号\”,光标定位到这个域之后输入“.jpg\”,最后看到的结果应该是:
{IncludePicture \编号\。
6.然后单击合并到新文档按钮,切换到生成的新文档里,咦,怎么照片处什么都没有?不会是上当了吧?
别急,保存生成文件,按Ctrl+A全选,再按F9,哈哈,每位员工对应的照片是不是全出来了。
如图③:
注意事项:
1. Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“\\\\”代替“\\”。 2. IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写:
{IncludePicture \桌面\\\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\\\邮件合并\\\\photo\\\\005.jpg\
3. IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写:
{IncludePicture \邮件合并\\\\photo\\\\005.jpg\,文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。
4. 特别注意,引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行,否则
Word将找不到图片文件,只会出现一个红叉。比如不能写成:
{IncludePicture \编号\,因为e:前多加了空格。
小结:
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture \,插入编号域用的是{MergeField \编号\,而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture \编号\从而实现了本文最初提出的要求。
拓展:
本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码,也不需要一分钱的的共享软件费用。只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。
Word技巧:实战准考证打印
关于带照片的准考证的打印,类似的文章较多,大多用VFP报表功能来实现。这里我们向大家介绍一种新的方法:用Word的邮件合并功能来完成带照片的准考证打印。Word的邮件合并功能大家比较熟悉,用的也较多,但有图片的数据源,如何才能实现这一功能呢? 如图1为某学校参加会考学生的数据,该数据全部用Excel录入,照片作为其中的一个字段已放在单元格内。如果用VFP,还需将工作表转换成DBF格式,并将照片复制成一个个单独的图片文件,由于人数较多,用这种方法来实现是比较困难的。
图1
一般来说,把带照片的Excel数据文档作为数据源,用邮件合并功能是无法显示照片的。难道用邮件合并功能,就真的不能实现带照片准考证的打印了吗?经过笔者一番探索,此问题终于得到解决。
转换数据源 设置图片格式
1. 选中并复制图1所示的Excel数据区域,打开Word,新建一文档,命名为“源数据”。执行“编辑→粘贴”命令,将Excel数据转换为Word表格。由于表格中的图片不是作为字符存在的,因此,图片无法作为数据进行邮件合并,也就是说,合并后的主文档是不能显示照片的。所以,本例的关键在于图片格式的设置。Word图片与文字的排版方式有五种。只有嵌入型方式在排版时能将图片作为文字对象来处理。所谓嵌入型是把插入的图片当做一个字符插入到文本中,在与别的图片进行排版时它被当成了文字对象,要改变其位置可以像改变文字位置一样使用键盘上的空格键来实现。因此只要将图片版式设定为嵌入型就可以了。 2. 选中图片,点击鼠标右键,打开“设置图片格式”对话框,点击“版式”选项卡,选择“嵌入型”,单击〔确定〕按钮退出。用同样方法,将所有图片版式设定为嵌入型后,保存文档退出。下一步就可进行邮件合并了。 制作打印模板 进行邮件合并
1. 图2为准考证样式,在准考证上实现数据套打,具体步骤如下:先用扫描仪将准考证扫描下来,注意扫描时比例选择100%,扫描分辨率设为75dpi即可。为确保扫描图片大
小不变,扫描前用黑色钢笔或铅笔将明信片四周边缘涂上一圈黑线条。将图片扫描完成后,用Photoshop图片处理软件将黑线条之外的多余部分剪切掉,同时将黑线条擦掉。将图片大小设置为准考证实际大小,保存图片为GIF或JPG格式。
图2
2. 启动Word 2000,执行“插入图片→来自文件”,将扫描好的图片插入文档中。右击图片,选择“设置图片格式”命令,在弹出的“设置图片格式对话框”中将“颜色和线条”设为黑色实线,“版式”为衬于文字下方,“大小”设置和原图相同宽和高。在需要套打文字或图片的区域插入文本框,将文本框线条和颜色设为无线条颜色。双击文本框,设定文本框文字格式。一切设定完成后,打印模版就建成了。
3. 在打印模板主文档中,执行“工具→邮件合并”命令,打开“邮件合并帮助器”对话框,点击“主文档”右侧的〔创建〕按钮,选择“套用信函”选项,在弹出的对话框中按〔活动窗口〕按钮。在上述对话框中,单击数据源下面的〔获取数据〕按钮,定位并打开转换的“源数据”表格,一路〔确定〕下去。然后关闭“邮件合并帮助器”对话框。将光标移至主文档需要插入合并域的地方,点击邮件合并工具栏上的〔插入合并域〕按钮,如图3所示,完成所有合并域的插入。
图3
4. 邮件合并完成后,下一步就是打印准考证了。为避免将图片打印出来,影响效果,首先将扫描的准考证图片删除。单击邮件合并工具栏上的〔查看合并数据〕按钮,就可预览合并后的结果,并可实现数据定向打印,效果如图4所示。也可按下〔合并到打印机〕按钮,
实现数据批量打印。原本需要很长时间完成的打印任务,几分钟就可以搞定了,怎么样,很简单吧。
图4
WORD批量打印带照片证件
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