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档审查、项目档案验收等措施，积极主动地控制项目档案质量，保证基建项目档案的完整、 真实、系统、准确。经参建单位申请，建设单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培 训。
5.2.5 向建设项目的设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等参建单 位付款时，一次性付款及尾款支付需经建设单位办公室部门签字盖章，证明参建单位已按 归档要求移交项目文件。
5.2.6 各基建项目应统筹安排基建项目档案管理所需资金，在工程管理费用中明确必要的档 案管理经费，用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专项验收等开支。 5.3 项目档案管理方法及工作流程 5.3.1 项目文件管理前期准备
5.3.1.1 明确合同关于档案工作的条款。
建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服 务等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：
(1) 在合同中明确约定对参建单位的归档要求：
要求各参建单位必须严格执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 （28-2002），完成各自职责范围或合同规定的项目文件的编制和整理、归档工作， 确保项目文件完整、准确、系统。明确项目文件编制整理的套数、深度、质量要求、电 子化要求及移交时间。
(2) 在合同中明确约定参建单位的归档职责：
①监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、 签认竣工文件；负责工程项目监理文件的收集、整理；负责监督、检查施工、设计单位 形成的项目施工、竣工文件的收集、整理、归档情况；参加建设单位（业主项目部）组 织的项目文件归档审查；按合同条款要求向建设单位办公室部门移交经归档审查合格的 项目文件；参加项目档案验收工作。
②设计单位负责项目设计文件的收集、整理；参加建设单位（业主项目部）组织的项目 文件归档审查，按合同条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合格的项目文件； 参加项目档案验收工作。
③施工单位负责工程项目施工文件、设备文件的收集、整理；参加建设单位（业主项目 部）组织的项目文件归档审查，按合同条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合 格的项目文件；参加项目档案验收工作。
④其他参建单位负责合同范围内的管理文件、材料的收集、整理，经建设单位业务职能
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部门审核合格后，向建设单位办公室移交。 (3) 在合同中明确约定参建单位的归档流程：
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参建单位应在项目竣工投产一个月内提供项目文件原件至建设单位接受归档审查，同时 应提交与文字、图纸档案目录相一致的电子文件。项目文件经基建部门归档审查合格后， 工程竣工投产 45 天内，各参建单位要将整理完毕的全部档案（含竣工图）向建设单位 办公室部门移交归档。
(4) 在合同中明确约定参建单位完成归档工作与支付工程款的对应关系：
在合同中明确约定参建单位移交的归档文件材料必须经建设单位审查合格并确认归档 后，方可向参建单位支付一次性工程款或工程尾款。 5.3.1.2 项目文件现场保管条件
建设单位、参建单位在项目建设过程中应配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在 文件保管场所采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。项目电子文件 应及时备份，并进行离线存储。 5.3.1.3 档案工作交底
建设单位办公室部门在工程立项后应对业主项目部进行档案工作交底，业主项目部在 工程开工后应对参建单位进行档案工作交底，参建单位办公室部门在工程开工后对其工程 项目部进行交底。档案工作交底记录样式详见附录 A。 5.3.1.4 业务培训
项目立项后，建设单位办公室部门组织对业主项目部、相关职能部门文件管理人员进行档 案业务培训。项目开工后，经参建单位申请，业主项目部可组织参建单位的项目文件管理 人员档案业务培训。培训内容包括项目文件管理人员的工作职责、文件的归档收集要求、 文件整理组卷要求、文件审查验收要求、文件的移交手续及电子化移交等。 5.3.2 项目文件的收集 5.3.2.1 收集内容
项目文件的归档范围、分类、保管期限、保管单位，依据《国家重大建设项目文件归档要 求与档案整理规范》（28-2002）和《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》 （详见附录B）。 5.3.2.2 收集要求
(1) 文件材料必须收集齐全、完整。各单位参照本规定附录 B 中的归档范围进行项目文 件的收集，包括文字、图表、声像、照片、电子文件等不同形式和纸质、录像带、录音 带、光盘等不同载体的应当归档保存的全部项目文件。
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(2) 质量要求：归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件；字迹清楚、图样清晰、 图表整洁、签字认可手续完备；归档文件材料幅面要求采用 A4 纸(297×210)尺寸；文 件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨 水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档；录音、录像文件应保证载体的有效 性；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。
(3) 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。 5.3.2.3 收集方法
建设单位及参建单位应使用收集袋(盒)对项目文件材料进行存放。收集袋是在文件收 集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)，收集文件时参照本规定 5.3.2.1 要 求分类保存并拟出案卷题名，标示在文件袋上即可形成收集袋。 5.3.3 项目文件的整理 5.3.3.1 整理要求
基建项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件 形成部门（单位）负责整理，将项目文件参照本规定 5.3.2.1 进行分类后，按其形成规律 和有机联系组成案卷（组卷）。案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》 （11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（28-2002） 的要求，分类、组卷、排列、编目规范、系统。 5.3.3.2 组卷原则
组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系 和案卷的成套、系统，便于基建项目档案的保管和利用。 5.3.3.3 组卷方法
(1) 建设单位形成的项目前期、过程管理、竣工验收、试运行、后评价等管理性文件， 一般应按问题、时间组卷。
(2) 设计单位形成的设计文件一般应按专业、 卷册组卷。
(3) 施工单位形成的施工文件，一般按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业 组卷。
(4) 监理单位形成的监理文件，一般应按专业或时间、文种组卷。 (5) 原材料质量证明文件，一般应按专业、品种、型号组卷。 (6) 设备文件一般按专业、台件组卷。 (7) 成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。
(8) 同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
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5.3.3.4 卷内文件的排列
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(1) 文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件
不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 (2) 图纸按专业、图号顺序排列。
(3) 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译
文在前，原文在后。
5.3.3.5 案卷的编目
(1) 编制卷内文件页号
①卷内文件按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件， 正面在右下角，背面在左下角。以件为单位编写页号，每份文件页号均从“1”开始。
②印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页 码。
③竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号。
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，案卷脊背裱装于案卷装具脊背处。
(2) 编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背
案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背的样式具体见附录 C。由建设单位向各参建单 位提供项目档案分类编号方案，各参建单位在项目文件移交前，档号、案卷题名一般用铅 笔在档案装具上临时编制，通过电子档案管理信息系统著录案卷、卷内目录，待项目文件 通过归档审查移交给建设单位进行汇总整理，统一编目后，再打印案卷封面、卷内目录、 备考表、案卷脊背装盒。案卷按照“案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表”的顺序进 行排列。
(3) 编制检索工具
①参建单位完成整理后，编制好科技档案分类目录和卷内目录作为案卷清册，准备接 受项目文件归档审查。科技档案分类目录样式见附录 D。
②建设单位办公室部门完成项目档案的汇总整理后，为每一个单项工程设立相应的项目档 案目录夹。档案目录夹按照“竣工档案立卷说明 — 科技档案分类目录 — 对应分类目录 中的卷内目录”的顺序排列。竣工档案立卷说明标题字体采用二号黑体、正文字体采用三 号仿宋体。
③竣工档案立卷说明应包含下列内容：
工程概况：包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理 单位、运行维护单位、工程造价等。
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立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。 5.3.3.6 案卷的装订
(1) 案卷的装订要求
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①文件右下页边齐整、无倒页；破损的文件应修复；去掉留存在文件材料上的金属物； 文件幅面参差不齐的应折叠或托裱为统一幅面。
②图纸按 10609.3 技术制图、复制图的折叠方法进行折叠，一般要求向内折叠后 幅面为 A4（297×210 ）尺寸，标题栏外露。
③案卷内文件可采用整卷装订或以件为单位装订两种形式，图纸可不装订。 装订时应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订，也可采用不锈钢钢钉进行装 订（永久保存的除外）。装订的案卷厚度一般不超过 40。
以件为单位装订的文件或不装订的图纸在每份文件材料的右上角加盖档号章，档号章 样式见附录 E。
(2) 装具规格及制成材料
①档案盒采用 220g 以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。
②档案盒外表尺寸为 310×220，厚度分别为 10、20、30、40、50、60。 ③案卷表格（案卷目录、卷内目录、备考表）规格为：297×210，宜采用 70g 以 上白色书写纸制作。
④案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字迹要清晰端正。 5.3.4 项目文件中间检查 5.3.4.1 中间检查主要内容
在项目实施过程中检查业主项目部和各参建单位对项目文件的管理情况：是否配备足够的 项目文件管理人员及建立相应的项目文件管理机制；是否应用收集袋（盒）等收集方法保 证文件材料收集齐全、完整；看现场项目文件保管条件是否符合要求；是否进行档案工作 交底。
5.3.4.2 中间检查形式
由业主项目部组织对设计、施工、监理单位的项目文件中间检查。建设单位办公室部门组 织对业主项目部的项目文件中间检查，监督业主项目部组织开展对参建单位的中间检查， 参加 220 千伏及以上电压等级项目的中间检查工作。 5.3.4.3 检查反馈与整改落实
中间检查应以书面形式发出检查通知，检查结束后由检查单位填写《项目文件材料中间检 查情况表》（详见附录F），记录目前该项目的文件材料总体情况及存在问题，要求不合格单
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中国南方电网责任有限公司企业管理制度(93页)
