中国南方电网责任有限公司企业管理制度
213058-2011 中国南方电网责任有限公司 基建项目档案管理规定
2011-01-31 发布 2011-01-31 实施 中国南方电网责任有限公司 发 布
目
次
中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定.............. 1
1 总则 ................................................................................... 1
2 规范性引用文件 ......................................................................... 1 3 术语和定义 ............................................................................. 1 4 职责 ................................................................................... 2 5 管理内容与方法 ......................................................................... 3 6 附则 .................................................................................. 11
附录A：基建项目档案工作交底记录 ......................................................... 12 附录C：案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背 ......................................... 43 附录D：科技档案分类目录 ................................................................. 47 附录E：档号章 ........................................................................... 48
附录F：项目文件材料中间检查情况表 ....................................................... 49 附录G：项目文件材料中间检查整改情况反馈表 ............................................... 50 附录H：基建项目文件归档审查表 ........................................................... 51 附录I：基建项目档案移交表 ............................................................... 52 附录J：基建项目档案移交清册封面 ......................................................... 53 附录L：建设单位基建项目档案管理流程 ..................................................... 55
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中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定
1 总则
1.1 为加强和规范南方电网公司（以下简称公司）基建工程项目档案管理，确保基建项目档 案的完整、准确和系统，实现公司系统基建档案一体化管理，按照国家和行业有关规定、《 南 方电网公司基建管理规定》和一体化管理制度编制规范，特制定本规定。
1.2 本规定明确了公司系统基建档案管理的职责、内容、方法和程序，适用于公司系统基建 档案管理。
1.3 基建项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。 2 规范性引用文件
《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第 58 号） 《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令 第 5 号） 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（ 28-2002） 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ 11822-2008） 《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2 号） 《建设项目（工程〕档案验收办法》（国档发[1992]8 号） 《电子文件归档与管理规范》（18894-2002） 《照片档案管理规范》（11821-2002）
《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》（ 21804-2009） 3 术语和定义 3.1 项目文件
项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及 后评价等项目管理过程中形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部 文件。 3.2 项目档案
项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，包括项目从酝酿、决策到建成投产 的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。 3.3 电子文件
本规范所指的电子文件，是指在工程建设过程中形成的，依赖计算机等电子设备生成、
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交换或存储的具有凭证效力的各类记录，包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文 件、项目竣工图和项目竣工验收文件等在内的各类项目文件电子版。 3.4 项目文件归档
项目建设单位各机构和各参建单位将项目各阶段形成并经过整理的项目文件向建设单 位档案管理机构移交。 3.5 项目电子文件归档
项目建设单位各部门和各参建单位通过内网、电子档案管理信息系统或其他脱机存储 介质向建设单位档案管理部门移交经整理的项目电子文件。 4 职责
4.1 各级职能部门职责
4.1.1 各级办公室部门是公司建设项目档案的归口管理部门，负责本单位作为项目法人或建 设单位的基建项目档案管理，负责对职责范围内基建项目档案工作进行统一领导、组织协 调、指导、监督、检查。
4.1.2 各级计划发展部门负责职责范围内的项目规划前期文件、后评价文件的收集、整理、 移交。
4.1.3 各级基建部门负责职责范围内的项目建设过程管理文件的收集、整理、移交，负责组 织协调、督促参建单位收集、整理、移交项目文件。会同办公室部门完成基建项目档案管 理工作标准和业务规范的制定和执行检查。
4.1.4 各级物资部门负责职责范围内的物资采购过程文件、购货合同的收集、整理、移交。 4.2 建设单位各职能部门职责
4.2.1 办公室部门负责培训、指导、监督和考核各业务职能部门对项目文件的收集、整理和 移交，负责审核接收各业务职能部门经整理后移交的项目文件，审核接收各参建单位经归 档审查合格后的项目文件，汇总整理基建项目档案。参加工程竣工验收、项目文件归档审 查工作。牵头组织建设项目档案的验收工作。
4.2.2 计划发展部门负责项目前期文件、后评价文件的收集、整理和移交，并向基建部门复 制移交一套完整的项目前期文件；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。
4.2.3 基建部门负责对项目建设过程管理文件、招投标文件、结算文件进行收集、整理和移 交；负责督促业主项目部完成项目管理文件的收集、整理，督促业主项目部牵头组织对参 建单位项目文件的归档审查；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作；组织向运行单 位移交相关档案。
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4.2.4 物资部门负责职责范围内项目物资采购过程文件、订货合同及协议的收集、整理和移 交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。
4.2.5 财务部门负责财务决算报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部 验收工作。
4.2.6 审计部门负责财务决算审计报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案 内部验收工作。
4.2.7 生产运行部门负责生产试运行文件的收集、整理和移交；参加项目文件归档审查工作； 配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。 4.3 业主项目部职责
4.3.1 业主项目部负责对职责范围内形成的项目建设过程管理文件进行收集、整理和移交； 负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件的收集、整理；牵头协调办公室部门并 组织参建单位、运行单位对参建单位收集整理的项目文件进行归档审查；负责督促参建单 位履行归档职责，完成归档工作；协助办公室部门开展项目档案验收工作。 5 管理内容与方法
公司基建项目档案管理遵循 “谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、 统一标准”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式。 确保建设项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。 5.1 管理内容
公司基建项目档案管理以 单项工程为管理单位，收集保存从项目立项直至竣工投产、 评优及项目后评价的全套工程档案资料。按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、 项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归 档、项目档案验收七个方面的内容。 5.2 基本要求
5.2.1 项目档案的管理工作，必须贯穿于工程建设始终，做到项目档案管理与项目建设进度 同步。
5.2.2 各级基建部门应切实重视档案工作，建立和落实项目档案工作责任制，建立项目档案 管理网络，将项目文件的归档情况作为业绩考核的重要内容。
5.2.3 建设单位在与参建单位签订项目有关设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监 造、咨询服务的合同、协议时，应明确关于档案工作的条款，具体要求见本规定 5.3.1.1。 5.2.4 建设单位应向参建单位进行档案工作交底，并采取项目档案中间检查、项目文件归
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