工作分析案例
案例一：万家公司的工作分析 一、背景
万家公司是一家大型的家用电器集团公司。由于近年来公司发展过于迅速，人员也飞速增长，因此许多问题也逐渐暴露出来。表现比较突出的问题就是岗位职责不清，有的事情没有人管，有的事情大家都在管，但又发生推诿扯皮的现象。现在公司中使用的岗位职责说明已经是几年前的版本了，可实际情况却已经发生了很大变化，因此根本就无法起到指导工作的作用。由于没有清晰的岗位职责，因此各个岗位上的用人标准也比较模糊。这样人员的招聘选拔、提升方法就全凭领导的主观意见了；公司的薪酬激励体系也无法与岗位的价值相对等。员工在这些方面意见很大，士气也有所下降。最近，公司进行了一系列重组工作，年轻有为的新的高层团队也开始发挥作用，他们看到公司目前面脑的问题，决定请专业的咨询顾问进行一次系统的人力资源管理诊断和设计工作。由于工作分析是各项人力资源管理工作的基础，因此专家建议首先从工作分析人手。 二、项目目标
通过工作分析，使万家公司各个职位的职责、权限、主要的工作绩效指标和任职者基本要求等内容得到明确清晰的界定，为各项人力资源管理工作打下基础。在此过程中，理顺和调整一些不合理的岗位职责设置，并将新增加的岗位信息及时补充进去。 三、工作分析的准备工作
(一)成立工作分析项目实施小组
本次工作分析项目由外部的咨询顾问组成专家组，并且和万家公司有关人员共同组成工作分析实施小组。万家公司参与到这个实施小组中的人有人力资源部人员和公司主管领导。 项目实施小组中人员的责任与分工(见表6—1)：
表6—1 项目实施小组中人员的责任与分工 项目组成员 外部专家顾问 责任与分工 作为项目总体策划和实施的负责人，提供技术方案和指导，并通过可行的实施手段达到项目目标 1．项目实施方案和计划的制定 2．研究工具(调查表、问卷)的设计 3．实施调研、访谈 4．岗位说明书的撰写与修改 5．提供相关的培训 作为项目的协调与联络人，配合专家开展工作 1．帮助外部专家收集整理各种资料 2．分发回收调查问卷 3．安排其他人员配合专家组的工作 4．收集公司员工和管理人员在项目实施中的反馈意见，并把意见反馈给专家组和公司领导 5．协调安排工作所需的场所、材料、设备等 6．安排专家在公司工作期间的食宿、接待 把握项目的总体方向和原则，并对工作结果进行验收 人力资源部 公司领导 1．对专家组的总体方案和计划提出意见 2．对公司员工进行动员 3．对项目进程的检查和监督 4．听取阶段性的汇报 5．验收最终成果 (二)准备相关的资料 (1)组织机构图。
(2)各部门职能说明书。 (3)工作流程图。 (4)职权体系表。 (5)岗位责任制。
(6)参加调查的人员名单。 (三)设计有关研究工具
本次工作分析所使用的方法有(见表6—2)：
表6—2 工作分析使用方法 方 法 适用范围 工作日志 所有职位 调查问卷 所有职位 访谈 所有职位 现场观察法 生产岗位 因此，专家组需要事先设计好相关的表格、问卷和访谈提纲。 (四)制定工作分析的实施程序和时间表
本次工作分析主要分为3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整合阶段。具体时间表如表6—3所示：
表6—3 工作分析的实施程序和时间表 星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 5.28▲ 星期五 5.29 星期六 5.30 6.6 6.13 准备阶段开始 5.31 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 查看现有资料、设计调研工具、排定实施日程 6.7 6.8▲ 6.9 实施阶段开始 召开动员会议、公布计划日程、发放工作日志和度调查问卷并培训填写方法 6.15 6.16 6.10 6.11 6.12 6．9－6.12，被调查人员记录工作日志，填写调查问卷 专家组进行现场观察 人力资源部派出访谈日程和人员名单 6.14 6.17 6.18 6.19 整理工作日志、调查问卷、观察记录 6.20 6.21 6.22 6.23 6.24 6.25 6.26 基层员工访谈 6.28 6.29 6.30 7.1 7.2 7.3 6.27 7.4 7.11 7.18 7.24 8.1 8.8 8.15 基层主管访谈 7.5 7.6 7.7 7.8 中层经理访谈 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.9 7.10 高层经理访谈 7.19 7.20▲ 7.21 7.21 7.22 7.23 结果整合阶段开始 整理收集来的各种信息，撰写岗位说明书初稿 7.26 8.2 8.9 7.27 8.3 8.10 7.28 8.4 8.11 7.28 8.5 8.12 7.29 8.6 8.13 7.30 8.7 8.14岗位说明书初稿形成 8.21 8.16 8.17 8.18 8.19 8.20 修改岗位说明书：高层领导提出意见，各级管理人员和员工对有关内容进行补充 8.23 8.24 8.25 8.26 8.27 8.28岗位说明书初稿形成 8.22 8.29 8.30 8.31 9.1 验收、公布、实施
四、工作分析的过程
下面我们将以公司中处于枢纽地位的行政管理部门——集团办公室中的职位为例，来看看如何通过工作分析的各种方法最终形成各个岗位的岗位说明书。 (一)基本信息
1．公司的组织机构图(图6—1)
2．集团办公室的职能说明(见表6—4)
表6－4 集团办公室的职能说明 部门名称：集团办公室 汇报给：行政副总 下设部门：行政事务部、公关宣传部、文秘档案部 部门工作目标：为集团各部门和各分公司的运作与发展提供良好的后勤保障与公共关系支持系统 部门的主要职能： 1．制定集团的行政事务管理制度、公关宣传的有关制度以及文件档案管理有关制度。 2．对办公、车辆、环境卫生、安全保卫等各项行政事务实施管理。 3．制定集团整体形象的宣传与对外公关的策略，并配合企业文化建设开展对内宣传。 4．对集团上传下达的文件和往来公文进行管理。
集团总裁 总裁助理 生产副总 产品研发中心 生产管理部 销售副总 市场部 销售管理部 行政副总 集团办公室 行政事物部 攻关宣传部 文秘档案部 上海分公司 广州分公司 沈阳分公司 西安分公司 成都分公司 武汉分公司 计划协调部 质量管理部 材料采购部 技术支持部 产品一部 产品二部 产品三部 大客户部 人力资源部 财务部 安全生产办公室 客户服务中心 MIS系统部 图6—1 公司的组织机构图
3．集团办公室的组织结构图(见图6—2)
集团办公室主任
集团办公室主任 主任秘书 行政事务部经理 公共宣传部经理 文秘档案部经理
行政事务主管 品牌管理专员 高级秘书
秘书 公共关系专员 行政助理 综合文档管理员 企业宣传专员
安全保卫主管 固定资产管理员
图6－2 集团办公室的组织结构图
(二)信息收集的过程
1．填写工作日志(见表6—5工作日志填写说明)
表6—5 工作日志填写说明 在填写工作日志之前，请仔细阅读下面的说明： 1．填写工作日志的目的是为了清楚地了解您的工作任务和职责，以便改进工作流程，提高工作效率。关注的焦点是工作本身，绝对不涉及对您工作表现的评价。 2．关于工作日志中时间的填写方法： 开始时间：一项工作活动开始的时间(以分钟为单位)。 结束时间：一项工作活动结束的时间(以分钟为单位)。 所耗时间：从事一项工作活动总共所耗费的时间(以分钟为单位)。 当一项活动是延续一段时间的活动时，可以记下开始时间和结束时间及所耗时间(中间如果插入其他活动，另外记下时间)；当活动持续的时间非常短暂，但是在一段时间内反复出现时，可以不记录每次的开始时间和结束时间，而记下在一段时间内发生的次数和总共所耗的时间。 3．请您在每天的工作开始之前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。 4．对工作活动内容的描述要尽可能具体化，判断工作内容描述是否具体化的标准就是没有亲自观察过您工作过程的人可以比较清晰地想像出您的工作活动。 5．不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。 6．活动的描述中用职位代替人名，不要使看工作日志的人感到费解。 7．若因工作需要外出办事，应在归来后立即补充记录。
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