浅谈档案数字化过程中的若干问题
陈松梅
【摘 要】研究目标:探究目前档案数字化过程中遇到的问题.研究方法:文献调研并结合自身工作经验.研究内容:系统地分析了档案数字化在我国的发展现状及其对档案工作的贡献,着重介绍了档案数字化进程中存在的五个主要问题,分别是系统不兼容、安全问题、法律问题、人才业务水平问题以及技术标准问题,提出相应的应对态度与策略.研究结论:虽然档案数字化目前存在一些问题,但它仍将为我国目前的档案工作起到积极促进的作用. 【期刊名称】《活力》 【年(卷),期】2017(000)015 【总页数】1页(P13)
【关键词】档案;数字化;计算机 【作 者】陈松梅
【作者单位】大庆油田第四采油厂信息中心档案室,大庆163000 【正文语种】中 文 【中图分类】经济财政
活力 2017 · 8档案数字化起源于 21 世纪初，来源 于美国， 它随着计算机技术和扫描技术 等技术的发展而发展。2002 年，我国国家 档案局中央档案馆印发了 《全国档案信 息化建设实施纲要》，由此全国各地开始 了数字档案馆如火如荼的建设工作。 在 这一过程中， 档案数字化的优势有所显 现，比如：增加了对纸质
原件的保护；提 高了档案管理以及查档效率； 促进了立 卷工作的进行； 缩短了档案整理的时间 等等。 但与此同时，档案数字化过程中也 显现出了发展的弊端与不足， 应当引起 人们的重视。 笔者结合文献调研结果和 自身工作经验， 现将在这一过程中出现 的问题归纳总结为五点，简述如下。
一、档案系统存在不兼容的问题 我国档案数字化的工作已经进行了 十余年， 早期所形成的档案文件或档案 系统若不及时更新， 则在当今新的软硬 件环境下难以应用或运行， 这为档案工 作带来了极大的不便。 另外一方面，即使 在同一时期内，由于我国地域较广，地域 间差异大，档案工作内容繁重，不同地区 所应用的不同档案系统也可能存在着软 件不兼容的问题， 这成了档案统一管理 和长期管理的不利因素。 若想在档案工 作中充分发挥电子档案的优势， 必须解 决档案系统不兼容这一大问题。
二、档案数字化的安全问题 在档案数字化的输入、存储、传出等 一系列的过程中，由于其具有易变性，所 以极易遭到人为破坏或黑客攻击， 这些 对档案的信息安全构成了极大的威胁。 且数字化之后的档案信息若发生大量外 泄，其后果非常严重，所以档案数字化过 程需要严格的管理和监控措施， 更需要 高水平的技术人员以保证档案数字化过程中的安全。
三、电子档案的法律问题 电 子 档 案 存 在 着 一 系 列 的 安 全 问 题，由于这一点，电子档案的真实性和完 整性得不到保障， 它的法律效力一直是 人们讨论的热点问题。 另外，随着档案资 源网上共享工作的推进， 还存在着数字 化权、档案所有权、网络传输权、档案保 密和隐私权等诸多权利问题， 在这一点 上，仍要求档案信息化过程中有着科学 的工作流程和严格的监管程序。
四、数字化技术普及和工作人员业务素养的提高存在问题 虽然我国档案数字化工作已经开展 了一段时间， 但数字化技术的普及仍不 到位，地域间差异较大。 很多地方不讲求 数字化的方式方法， 只是将档案机械地 录入电脑中，且没有检索工具，当查档时 仍然利用纸质档案， 费时而低效， 没有 起到利用电子档案减少纸质档案磨损的 作用。另外， 档案数字化涉及使用计算 机、扫描工具、影像处理工具等多种现代 化办公技术， 需要更多的既熟悉档案工 作又了解计算机技术复合型人才， 这也 为 档 案 部 门 的 招 聘 工 作 提 供 了 新 的 思 路。
五、数字化过程中的基本问题以及技术标准以纸质版档案材料为例， 对于数字 化过程可能造成影响的有： 纸质档案自 身纸质质量问题；纸质档案自身错印、漏 印问题； 纸质档案编码不连续或编码错 误等等。 以上问题便对数字化工作者的 工作做出了要求， 需要他不断优化扫描 参数，力争做到在没有信息损失的情况 下达到最大的工作效率 （比如对于文字 类型的纸质档案， 在能够看清文字的前提下选取较低的分辨率） 以应对繁重的 档案管理工作。 另外一方面，档案工作执 行的标准有待进一步统一和完善。 部分 地区由于没有标准的记录规则， 导致不 同的档案管理单位在进行资料的录入时 容易出现相同资料的不同版本， 从而加 大了转换过程的难度， 也大大影响了档 案的共享，因此，建立档案数字化工作的 统一标准的工作刻不容缓。以上便是档案数字化过程中可能遇 到的五种问题。 但我们绝不能因噎废食， 一方面应该清醒地认识到档案数字化为 我们档案工作所带来的便利，另一方面， 当面对这些问题时，我们更应理性对待， 找到解决措施。 严格制定档案数字化工 作的策略， 严格执行档案数字化工作的 标准，严格把关档案数字化工作的质量 控 制 ， 同 时 更 要 全 面 培 养 档 案 工 作 人 员，增强其计算机相关方面的知识。 只有 如此，档案数字化工作才能顺利地开展下去，才能消除不同地区档案数字化程 度不均衡的现状， 从而为其他工作提供 数据库上的保证， 让社会的发展更加稳 定。参考文献：[1]毛羽丰, 毛宁.论档案数字化管理优势 与不
浅谈档案数字化过程中的若干问题
