关于部门处（室）档案资料立卷的思考
作者：尹成芳
来源：《办公室业务（上半月）》 2024年第5期
文/绍兴市人民医院??尹成芳
【摘要】本文结合文书档案的分类方法，对单位内各部门、处（室）资料整理方法进行了思考。提出了常用分类方法的结合使用，促进部门、处（室）管理工作的提高和档案管理工作的规范。
【关键词】档案；部门管理；立卷
档案是一个单位在管理过程中形成的最能反映本单位工作状况的历史记录，是单位发展最真实、最全面、最完整的写照。因此，加强档案形成和管理的前端控制和过程监督，对保证档案质量具有重要意义。
单位文书档案自收集、整理、归档、立卷、借阅，已经形成了一系列完整的规章制度。而各职能处室每年生成的各类纸质资料也有许多，除了按照单位归档范围移交至单位综合档案室以外的资料，往往剩下的资料很多处室无人保管，而导致一些部门把档案资料作为个人的资料，据为己有，甚至发生人离开原岗位资料就带走了的现象。因此，笔者认为各部门要落实这类资料的整理。这样，既能保证每年的档案资料及时上交单位综合档案室，又能把自己部门内部的资料整理得有条不紊，在遇到各类检查、调研时不至于手忙脚乱。
一、年度分类法
根据各部门形成和处理的资料，先运用年度分类法，将资料进行归纳、分类，但应注意跨年度的资料处理，一般可以将其分到关系最密切的年度或最后办结的年度。如果碰到一些资料没有标注具体年份或者日期，可采取适当的方法来判断大概的年度，将其妥善归类。
二、问题分类法
根据各部门的职能特点，按照资料内容所涉及的问题或
“事由”进行分类。这种分类方法能较好地保持资料之间的内在联系，使性质相同的文件比较集中，避免或减少同类问题资料分散的现象，并能突出地反映一个立档单位主要工作活动的面貌。比方说，涉及部门人事、计划总结、招标项目、合同等类别分类。使用此方法分类时应注意：1.分类层次和类目不宜过多过碎，尽量做到同类合并。2.正确使用逻辑学原理进行分类。3.要仔细研究部门的职权范围和工作任务，并依据具体情况进行分类。4.若遇到一份资料同时涉及几个问题，应研究并确认其主要问题，然后将其归入相应的类别。5.建议设立综合类，将一些综合性资料或者难以归类的资料纳入其中。
三、保管期限分类法
各部门按照资料形成的特点，进行价值鉴定，确定其保管期限，根据划定的不同保管期限对资料进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同价值的资料从实体上区分开来，使各部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为资料管理、移交和到期鉴定等工作提供便利。
四、组织机构分类法
各部门根据资料形成和处理的承办单位进行分类。组织机构分类法的类别设置，往往是一个机构设一个类。像我们医疗机构包括医务处、办公室、公共卫生处、人事处、总务处、财务处、保卫处、设备处等，采用组织机构分类法就可将档案分为医务类、办公室类、后勤类、人事处类、财务处类、保卫处类、公共卫生处类、设备处类等。这种分类方法能客观地反映各部门间的分工情况，较好地保持全宗内文件之间的固有联系，便于从职能活动方面历史地研究问题；也能保持资料之间在内容上的相互联系，有助于利用者按照某方面的专题查找和利用。
在实际工作中，我们可以根据各部门资料形成的特点，结合实际工作情况，选择以上四种分类法中其中两种或者两种以上的分类方法结合使用。一般最常用的方法主要有：年度——问题分类法、年度——组织机构分类法、年度——组织机构——保管期限分类法。
档案工作是一项细水长流的基础性工作，常常因为不直接产生经济效益而被忽视。但是档案资料全面记录了一个单位实践活动的开展情况，没有档案就无法证明甚至无法查找工作的开展情况和指标的达标程度。因此，档案工作是衡量管理部门管理质量的具体体现，是一个单位、一个部门发展最权威的写照，具有凭证性的价值，是完善部门管理的重要依据。各单位、各部
门要视档案工作为常态化工作，着眼基础，专注长效，才能更好地使档案工作向纵深领域发展。
【参考文献】
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[2]武秀珍.医院评审与档案的规范化管理[J].基层医学论坛,2008(12).
关于部门处（室）档案资料立卷的思考
