5-3 建设项目档案的整理组卷--文件材料及竣工图整理组卷 序号 作业内容 验评标准或要求 1）装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。每卷单独编号，页号由“1”开始，用打码机逐张标注，采用黑色油墨。 文 件 材 料 3.对卷内文件进行文件材料5-3-1 及竣工图 整理组卷 编 页 2)印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，如整本材料的编号保持连贯性，不必重新编写页码；如整本材料的编号不能保持连贯性，则需重新编写页码，不装订的案卷，每件都需盖档号章。 3）编页的原则：均以有效书写内容的页面编写页号，空白页不编页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 4）档号章应盖在每件文件首页右上角，“档号章”样式见附录3。 1）竣工图的编页方法：竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，但每件需盖档号章。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。 2）竣工图须逐张加盖设计单位出图专用章、竣工图章，并经施工、监理单位审核盖章的竣工图章。 3）竣工图章应使用不褪色红印泥，盖在标题栏附近空白处或折叠后外翻标题栏上方。并且竣工图章中的内容应使用碳素墨水书写材料签署，签署应齐全、清楚，不得代签。 4）档号章应加盖在图样标题栏的右上方或空白处，并要在“序号”这一栏从“1”开始填写流水号（使用碳素墨水）。 5）编制《×××变更通知单与竣工图对照一览表》，格式见附录4-13。 4.使用“工程提示：“工程档案管理档案管理软系统3.0软件”数据件”录入有关须安装“工程档案管理系统3.0软件”。 条目数据及案卷封面、卷内目录、电子化移交 备考表、脊背。 全息数据 录入完可以自动生成 加盖档号章。 提示：加盖档号章时，如右上角没有空白，则可在首页的空白处备 注 竣工图 16
5-3 建设项目档案的整理组卷--文件材料及竣工图整理组卷 序号 作业内容 验评标准或要求 备 注 1）案卷封面采用案卷内封面（大封面）形式，装订的案卷需将案卷封面装订在卷内目录前，不装订的案卷需打印案卷提示： 封面放在盒内最前面，档案盒不需再粘小封面。“案卷封面”1）各类文件的保管期编制内容包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期及保管期限。 2）档号应由目录号、分类号和案卷号组成。 目录号，应填写目录编号，由建设单位档案管理部门统一拟定。 文件材料5-3-1 及竣工图 整理组卷 5.编制案卷保管期限参照表》的类别号确定。 封面 案卷号，应为分类号下的流水号，从“01”开始编写。 长。 3）案卷题名应简明准确反映卷内文件的内容，主要包括项目名称及卷内文件的内容，项目名称。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；可参照附录1《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》中案卷题名的拟定。 3）使用“工程档案管理软件”录入“档号、案卷题名、立卷单位、起止日期及保管期该案卷保管期限应从限详见附录1《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》。 2）如同一案卷内有不分类号，参照附录1《基建项目文件归档范围、分类、同保管期限的文件，4）立卷单位应填写文件组卷部门（单位）或项目负责部门。 限”后，生成“案卷5）起止日期应填写案卷内全部文件材料形成的起止日期，包括年、月、日（年度应填写四位数字）。 6）保管期限分为永久、长期、短期三种。 封面”，格式见附录4相关表格。 17
5-3 建设项目档案的整理组卷--文件材料及竣工图整理组卷 序号 作业内容 验评标准或要求 备 注 1）卷内目录编制内容包括：序号、责任者、文件编号、文件材料题名、日期、页号\\页数。 a.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。 b.责任者：填写文件的直接形成单位（即公章的单位）或个人，有多个责任者时，选择主要责任者，其余用“等”代替。竣工图的“责任者”应填写设计单位。 c.文件编号：应填写文件文号或图样的图号。 6.编制卷内 目录 d.文件材料题名：亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。一般要按文件标题照实抄录，不得随意更改和简化。如没有标题的文件要重新拟写标题，重新拟写的题名应用括号“[ ]”括起来；标题不能说明文件内容的，要在标题后用括号“[ ]”标注文件提要。 e.日期：填写文件形成的日期，竣工图日期应填写竣工图文件材料5-3-1 及竣工图 整理组卷 章上的日期。 f.页号：填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。 g.页数：填写该份文件的页数（用于不装订案卷，如竣工图纸、设备厂家资料的卷内目录中，填写每份文件材料的页数）。 关表格。 提示：使用“工程档案管理软件”录入“序号、责任者、文件编号、文件材料题名、日期、页号\\页数”的内容，生成“卷内目录”，格式见附录4相1）备考表编制内容包括：说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期及互见号。 a.说明：主要标明卷内文件的件数、总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。 7.编制卷内 备考表 b.立卷人应由该案卷组卷人员签名。 c.立卷日期应填写该案卷组卷完成日期。 d.检查人应由案卷质量审核者签名。 e.检查日期应填写审核的日期。 f.互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。 提示：1）立卷人、立卷日期、检查人、检查日期应手签。 18
5-3 建设项目档案的整理组卷--文件材料及竣工图整理组卷 序号 作业内容 8.编制案卷 脊背 验评标准或要求 1）案卷背脊编制内容包括：保管期限、档号及案卷题名。 2）使用“工程档案管理软件”录入数据后，可生成“案卷脊背”，格式见附录4-5。 备 注 1）案卷装订的顺序是：案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表。 2）案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 3）案卷内破损的文件要先修复，幅面不一致的科技文件材料必须折成或裱成一致的幅面，幅面采用国际标准A4型（297mm×210mm）。如小于A4的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，必须用白乳胶，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。 4）案卷装订时，应去掉金属物（如订书针、大头针等），装订时做到右下齐、无倒面、不漏订，用棉线按三孔一线的方文件材料5-3-1 及竣工图 整理组卷 9.装订案卷 法装订（孔距8cm，装订线距纸边1.5cm，）在案卷左边，活结应打在文件材料的背面。装订要求结实、整齐、美观。 5）以件为单位装订的（单份文件可采用不锈钢钢钉进行装订，永久保存的除外），其科技文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，并在每份文件材料的首页右上方加盖档号章，档号章内容有：档号、序号，档号填写此文件所在案卷的档号，序号用阿拉伯数字填写此文件在本案卷中的顺序号。档号章样式见附录3。 6）装订的厚度：装订的案卷，厚度以20 mm或30 mm左右为宜，一般不超过40mm。 8）粘贴脊背时必须使用“白乳胶”粘贴，不可使用浆糊或胶水，粘贴要求平整、牢固、不起皱。 9）外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。 10）折叠竣工图：按GB/T10609.3—1989《技术用图复制图的折叠方法》，统一折叠成A4图幅（210mm×297mm），归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命；也可保留设计院提供的折叠方法，但标题栏应露在右下角。 19
5-3 建设项目档案的整理组卷--文件材料及竣工图整理组卷 序号 作业内容 验评标准或要求 备 注 1）“工程档案移交书”由“基建项目档案移交表”，基建项10.编制工程档案移交书 目档案移交清册封面、案卷移交目录、卷内目录共同组成，格式详见附录4，并按照此顺序装订成册。 文件材料5-3-1 及竣工图 整理组卷 1）档案目录夹的编制包括：竣工档案立卷说明、科技档案分类目录及对应分类目录中的卷内目录。 2）竣工档案立卷说明应包含下列内容： a.工程概况：包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程11.编制档案 造价等。 目录夹 b.立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。 c.标题字体采用二号黑体、正文字体采用三号仿宋体。 d. 编制竣工档案立卷说明。 3）编制科技档案分类目录：科技分类目录中各项目内容填写需与案卷封面内容一致；格式见附录4-6。 20
基建项目档案归档整理作业指引手册
