有限公司 程 序 文 件 记录控制程序 编 号 版本/版次 A / 0 1 / 3 页 文件类别 文件名称 1 目的 页 码 生效日期 通过对质量环境记录控制，提供产品质量环境符合要求及体系有效运行的客观证据，为产品可追溯性提供依据。 2 范围 本程序适用经营过程和质量环境体系运行的所有记录的管理。 3 职责 3.1 品管课是记录的归口管理部门；负责建立和管理质量环境记录。 3.2 各有关部门负责本部门质量环境记录的编制、填写、传递和管理。 4 工作程序 4.1 记录表的建立 4.1.1 各相关部门负责本部门质量环境记录表的设置和设计，由部门负责人审核，管理者代表批准，经批准后的记录空表报品管课按《文件控制程序》编号，规定保存期，登录到《记录总清单》中。 4.1.2 各部门分别建立本部门《质量环境记录清单》。 4.2 记录使用和流转 4.2.1 记录填写必须认真，做到规范、准确、及时、完整、清晰（除有特别的要求与指定，原则上不能使用铅笔），严格按照相关程序文件或作业文件要求填写记录中相关项，签署完整确保质量环境记录的真实性，完整性和有效性。 4.2.2 字迹要清晰、易于识别，一般不得涂改，当必须作出更正时，只能划杠修改，应保持原内容仍清晰可见，并由修改责任人在修改地方签名或盖章。 4.2.3 流转中的记录在交换时均得进行自检与互检，以防漏填，承接者有权拒收不完善的记录。 4.2.4 流转中记录不得有污损、失落，若发现失落应及时补上或修复。 4.3 记录的管理 4.3.1 标识:质量环境记录通过编号或采用其它方式予以标识，以便检索，查阅。 4.3.2 收集:各部门每周收集本部门相关的质量环境记录，月底汇总，装订成册统一保管。 编 制
审 核 批 准 日 期 日 期 日 期 有限公司 程 序 文 件 记录控制程序 编 号 版本/版次 A / 0 2 / 3 页 文件类别 文件名称 页 码 生效日期 4.3.3 编目:按质量环境记录的编号进行分类，按时间顺序排列，装订成册，加上标有记录名称、起止时间的封面。 4.3.4 归档:将编目后的质量环境记录按时间的顺序排列归档。 4.3.5 查阅:质量环境记录应便于查阅。合同要求时，在商定期内质量环境记录可提供给顾客或其代表评审时查阅，但需作好登记。 4.3.6 存储:各种质量环境记录的存储期限应根据实际需要，由品管部负责拟定。 4.3.7 保管:对存储期内的质量环境记录必须妥善保管，做到不丢失、不破损、不变质，因此需要有防雨、防潮、防鼠、防虫、防火、防盗，保持通风等适宜的环境。 4.3.8 处理:质量环境记录超过规定的存储期后，应填写《质量环境记录销毁清单》一份。经各部门主管审核，管理者代表批准后，将超过存储期的质量环境记录销毁，《质量环境记录销毁清单》由品管课时保存。 5 术语解释 5.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 6 相关文件 6.1 《文件控制程序》 7 记录 7.1 《质量环境记录总清单》 7.2 〈质量环境记录销毁清单〉
有限公司 程 序 文 件 记录控制程序 编 号 版本/版次 A/0 3 / 3 页 文件类别 文件名称 页 码 生效日期
附：记录控制流程图 记录格式编制 责权部门（人） 记录 各部门 记录清单 记录清单 记录销毁清单 管理者代表 收 集 编 目 。
超期销毁 贮存、防护 记录填写 印购、发放 编号、备案 审批 部门课长 品管课 各部门 各部门 各部门 各部门 品管课 各部门
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