Excel统计报表的规范化设计

Excel统计报表的规范化设计

袁艺;张连伟

【摘 要】@@ 在政府机关日常办公中,由上级部门统一制定和设计Excel格式的统计报表模板,发放到下属单位填写后再上报,然后将各单位报表进行合并和汇总处理,从而得到本部门总的统计报表,这不失为一种快捷、便利和高效的数据统计方式. 【期刊名称】《信息化建设》 【年(卷),期】2009(000)003 【总页数】1页(P60) 【作 者】袁艺;张连伟

【作者单位】(Missing);(Missing) 【正文语种】中 文 【中图分类】工业技术

公务员学电脑 2009年第3 期 Excel统 计 蝎 表 的 规 范 他 设 计 9 袁 艺 张连伟 在政府机关 日常办公 中， 由上级部 门统一制定和设计 Excel 格式的统 计报表模板， 发放到下 属单位填写后 再上报，然后将各单位报表进行合并和 汇总处理， 从而得到本部 门总的统计报表，这不失为一种快捷 、 便 利和高效的数据统计方式 。 然而， 在实际 操作过程中， 由于 Excel 的功能和界面 比 Word要复杂得多， 很多人 Excel 的 操作水平和熟悉程度都不是很高， 在 上报 的报表 中往往会 出现擅 自改动 表 格布局样式、 数据格式不统一等问题， 给上级部 门的汇 总和合并处理带来困 难 。如果上级部 门在制定和设计统计 报表模板 时， 从技术上采取一

些强制 性和预 防性的规范化措施， 如表格保 护、输入限 制 、 增加帮助 、 优化界面等，就能大大减少这类问题的发生。 下 面就是一些对 Excel 统计报表进行规 范化设计的实用技巧 。，一 ． 规范数字输入在需要输入数字 的单元格 中如不 进行强制性的规范， 用户有时会输入 汉字数字 、 全 角数字等不正确格式的 数字，或输入超过指定范围的数字、 或 需 要 整数数字 时输 入 带小 数点 数字 。 为减少用户类似的输入错误， 需要对 单元格 的输入格式加 以限制 。 其操作 步骤是，选择想要设置输入限制的单元格， 然后点击主菜单 “数据 ／有效性 ” ， 在弹出窗 口 中选择“ 设置 ” 页标 签，之 后根据需要设置相 关的输入限制，如只允许输入整数， 数字范围介于1到 100 之间等。 同时， 我们还可以设 置输入提示， 提醒用户输入正确的数 字； 可 以在进入该单元格时 自动关 闭 中文输入法： 可 以设置输入错误提示， 并显 示 自定义错误信息 。 以设置 输入错误提示为例， 其操作步骤是， 切换到“ 错误警告 ”页标签， 设置错误信息的 标题为“无效的数据输入” ， 错误信息 为只能输入大于等于 0 小于等于 100的数字 ” ， 设置好了之后， 如果在单元格 中输入非数字字符或数字大小超 出范围，就会 自动弹 出错误提示窗 口 ．一 · 规范文本输入在输入文本时， 如果 明确只 需要 输入确定 的文本 内容， 如 性别 、 职称 等，则完全可 以设置成下 拉列表进行选择，不需要 用户键入， 从 而减少输入错误 。其操作步骤是 ， 选择需要进行 内容限制的单元格， 依次单击 主菜单 “ 数据 ／有效性 ”，在弹出窗 口 中选择 “ 设置 ” 页标签， 在 “ 允许 ” 下拉列 表框 中选择“ 序列 ” ， 然后在 “ 来源 ”文本框中输入相应的内容， 如“ 男 ， 女 ”（中间用半角逗号隔开 ） ， 同时钩选“提供下拉箭头” ， 最后， 点击确定按钮退 出．这时，将鼠标移至单元格， 都会出现一个下拉箭头， 点击该下拉箭头， 在 弹 出的下拉列表 中选择需要输入 的内 容即可。对于统计报表封面上 的标题， 由于需要跨多个单元格， 可 以采 用绘 图工具 条中的文本框进行输入 。 其操 作步骤是， 依次点击主菜单 “视图 ／ 工

具栏 ／ 绘图” ， 显示 “绘图 ” 工具条， 选 择工具条中的“ 文本框 ” 输入标题， 并 拖放到指定位置 。．：、 增加帮助提 示 在统计报表 中增加一些 帮助 和提示 ，能避免用户无谓 的摸索， 加快操作速度。其操作步骤与上述封面标题的输入方法是一致 的。 但 为了打 印时 这些 帮助提示语不被打 印出来， 必 须 要再另外进行一些相应 的设置 。 其操 作步骤是， 选取帮助提示语， 点击右 键，在弹 出菜单中选择“ 设 置文本框 60 信息化建设格式 ” ， 在弹出窗 口 中选择“ 属性 ” 页 标签，不钩选 “ 打印对象 ”即可 。 此 外，还可 以更 改需要突出显示 的工 作 表标签 的颜 色， 使其更加醒 目。 其操 作步骤是， 右键点击工作表标签 ， 在 弹出菜单 中选择工作表标签颜色” ， 在弹 出窗 口 中选择红色等醒 目的颜色，点击确定按钮退 出。四 、 设 置表格保护为杜绝有 的用 户随意更 改表格的 设计样式， 必 须对表格进行保护， 即 对普通 用户 的权限进行设置 ， 使得 用 户只 能操作指定需要填写 的部分， 不 具 有修改包括表头在 内的表格其它部 分 的权限， 从而达到规范和统一 表格 布局和样式的 目的。首先，要对工作簿进行保护， 使之不能插入 、 删除、 重命名、 移动和复制 工作表等操作。 其操作步骤 是， 依次 点击主菜单工具 ／保护 ／保护工作簿 ” ． 在弹出窗 口 中设置一个易记且较复杂的密码， 按确定按钮退 出 。 由于设 置 了密码． 普通 用户就不能随意取消这种保护 了 ． 第二， 要对工作表进行保护。 先设置 用户允许操作的区域， 其操作步骤是，选定用户可操作区， 点击右键， 在弹 出菜单中选择设置单元格格式” ， 在弹出窗 口 中选择“ 保护 ” 页标签， 去 掉其中“ 锁定 ” 选项的选中状态。 随后对此工 作表进行保护， 依次点击主 菜单 “ 工具 ／ 保护 ／ 保护工作表” ， 在弹 出窗 口 中设置 一 个易记且较复杂的密码， 并钩选 “ 选定未锁定的单元格” ， 同 时还 可根据需要， 分配给普通用 户相应 的权限， 如“ 添加行 ” 、 “ 删除行 ”最 后按确定按钮退 出。 这样用户 就只 能在指定 的操作区 间进行指定 的 操作了。囝 9袁艺张连伟在政府机关 日常办公 中， 由上级部 门统