跨部门沟通、协调10大方法及技巧 （跨部门沟通、协调十项基本原则）
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01.沟通前先做好准备 ............................................................................................................... 3 02.了解其他部门的语言 ........................................................................................................... 3 03.开诚布公是最好的对策 ...................................................................................................... 4 04.不要害怕冲突 ........................................................................................................................ 5 05.呈现事实专注中心议题 ...................................................................................................... 5 06.多提选项保持弹性 ............................................................................................................... 6 07.创造共同目标一起合作 ...................................................................................................... 6 08.尊重沟通对象的权力 ........................................................................................................... 7 09.善用幽默 ................................................................................................................................. 8 10.确保沟通信息无误 ............................................................................................................... 8
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01.沟通前先做好准备
在跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚。
不要毫无准备就去，否则很可能得不到你想要的东西。
下面的几个问题应该事先想清楚： 1 .你希望对方帮你做什么事？ 2 .你认为他会要求你做什么？
3 .如果对方不同意你提出来的做法，有没有其它选择方案？
4 .如果双方没共识，你会有什么后果？ 5 .对方又会有什么后果？
02.了解其他部门的语言
跨部门沟通不良，很多时候都是“语言不通”所引起。
例如：
营销部人员平常讲的是“相同语言”，他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。
同样地，财务、生产、人资等部门，也有自己的语言与观点。
因此，想要沟通顺畅，前提就是“听懂对方的语言”。
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学会换位思考，试着站在对方的立场考虑： a .这么做，对业务部的业绩有帮助吗？ b .如果我是他，会接受这种做法吗？ c .这个方法真的有用吗？
跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。
03.开诚布公是最好的对策
你面对的是必须长期共事的同事。
因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。
部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。
相反的，互信会让双方在沟通时打开心防，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。
诚信沟通三个要素： a .错的不要解释；
b .务必不要争执，不打断对方说话； c .微笑再微笑。
频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。
因此，时不时的跟其他部门的同事吃吃饭、聊聊
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天，有好无坏。
04.不要害怕冲突
在跨部门会议上，每个主管为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。
有些主管，尤其是新手主管，为了怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。
如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突，决策质量就会低落。
千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。
有时候，太过和谐反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。
因此，经理人态度要柔软，但立场要坚定，别太快或太轻易就顺从认命。
记住，你是部门主管，虽然你要和其他部门保持良好关系，但是，捍卫部门及部属的权益，更是你责无旁贷的使命。
05.呈现事实专注中心议题
让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。
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事实（例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等）可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。
在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑。
但“事实就是事实”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。
因此，可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。
06.多提选项保持弹性
当你进行跨部门协商时，不要执着在单一做法上，而是开发多元选项。
例如：一次提出3～5个方案，让其它经理人有更大的选择空间。
多元选项能让选择不再“非黑即白”。
经理人有较大的弹性调整自己的支持度，也可以轻易变换立场，不觉得有失颜面，因此能够降低沟通时的人际冲突。
07.创造共同目标一起合作
各部门间一定同时存在合作与竞争关系。 部门间若想进行建设性的沟通，一定要强调彼此
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的合作关系，竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。
因此，尽量去创造一个横跨各部门的共同目标，然后一起努力，就算有争执也没关系。
在跨部门沟通中，达成一致的目标需要弄清楚四个问题：
1 .双方的共同目标是什么？ 2 .有什么阻碍双方合作？ 3 .创造共同目标的资源是什么？ 4 .合作的价值是什么？
08.尊重沟通对象的权力
每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者，而他们也期待别人尊重他的这种权力。
因此，当你在进行横向沟通时，一定要挑对对象。
例如：
你们最新的网络营销计划下周就要上路了，但是信息部门的网站建置还未完成。
这时，不要心急地马上跑去找负责的工程师，你应该去找他的主管，进行协调，找出解决之道。
总之，跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系，以免造成不必要的误会。
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09.善用幽默
幽默可以做为沟通时的缓冲剂，也可视为一种防御机制。
当你必须呈现可能会触犯到他人的事实，或是要沟通棘手讯息时，以轻松或幽默的方式来传达，比较能保留对方的面子，也有助于正面的沟通。
幽默使用法则的四条禁忌： 1 .不谈论对方家庭； 2 .不以人身攻击； 3 .不涉及组织敏感话题； 4 .幽默有度，点到即止。
10.确保沟通信息无误
当你针对某件项目或议题，进行完跨部门沟通后，务必要回到自己部门，向部属清楚传达最新进度与讯息。
很多时候，跨部门会议中所决定的事项，必须交由各部门的一线人员去执行。
因此，一定要确保所有信息传达无误，才不会让好不容易达成的共识大打折扣。
为了确保沟通信息无误，管理者可以利用以下三个方法：
1 .向对方重复沟通中的主要内容；
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2 .利用澄清的方式提出不明白的内容； 3 .谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。
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