档案标准化管理实施办法
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生效时间：年月 版本：第版
目 录
第一章 总则 ·····················································2 第二章 档案管理体系与管理职责 ···································2 第三章 档案管理范围 ·············································5 第四章 档案的归档 ···············································7 第五章 档案的整理卷 ··········································· 11 第六章 档案的保管 ···············································16 第七章 档案的移交 ···············································19 第八章 档案的借阅和利用 ·········································20 第九章 档案的鉴定与销毁 ·········································24 第十章 档案的信息化管理 ·········································25 第十一章 档案归档范围及编码调整更新 ···························28 第十二章 档案审计 ·············································28 第十三章 档案培训 ·············································28 第十四章 附则 ·················································29
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第一章 总则
第一条 为规范公司档案工作，加强公司档案的管理，有效保护和利用档案，实现公司档案管理的标准化和规范化。根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规和标准，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所针对的档案是公司在日常经营活动中直接形成的各种具有保存、参考、备查、利用价值的文字、照片、录音、录像、光盘等以不同形式、不同内容留存的原始记录性资料。
第三条 本办法适用于合生集团总部、非项目板块、住宅地产板块、商业地产板块、建筑企业板块，大后台相关部门可参照本办法执行。
第二章 档案管理体系与管理职责
第四条 档案管理体系及档案管理机构职责 一、档案管理体系
档案管理遵循：集团领导，各地区分散管理的原则。 二、档案管理机构设置及管理职责 （一）档案管理组织机构设置
1. 集团人力资源与行政管理中心是档案管理的主责部门，负责所属单位的档案管理工作。
2. 集团总部人力资源与行政管理中心职责：
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（1）负责制订档案管理制度和标准； （2）制定和完善各类型档案目录库； （3）具体负责集团总部档案的管理工作；
（4）对全集团档案管理工作进行指导、监督和检查； （5）组织跨地区的档案管理员、资料员进行业务知识交流与培训；
（6）协调、处理跨集团、跨地区的档案借阅事宜；
（7）对集团、地区、住宅地产项目、商业地产项目、物业、酒店、建筑企业的档案管理工作进行档案审计工作。
3. 集团总部各中心职责：
（1）配合集团人力资源与行政管理中心制定和完善目录库； （2）负责监督指导下级单位本管线的业务档案管理工作； （3）负责本中心的档案管理工作。
4. 地产板块（住宅、商业）各地区公司、物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺人事行政部门职责：
（1）负责本公司的档案管理工作；
（2）对本公司各中心及所属项目/小区/分公司档案管理工作进行指导和检查；
（3）组织本公司档案管理员、资料员进行业务培训。 5. 项目公司行政部/物业小区/职能中心职责：负责本项目/本小区/本中心的档案管理工作。
（二）档案管理实施、保管机构设置 1. 档案保管的三个阶段：
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（1）第一阶段是在本中心/部门、项目/小区保管：档案产生时，第一时间交本中心/部门、项目/小区资料员保管，并将档案进行初步整理、立卷、系统录入，确保档案不丢失。
（2）第二阶段是在档案室保管：各中心、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本地区公司档案。
（3）第三阶段是在集团档案馆保管：当档案已不需要随时利用原件时，各档案室/资料室应将此部分档案移交到集团档案馆集中管理，确保历史档案的完整，同时为集团档案的编研提供保障。
2. 集团总部分别设立档案室和集团档案馆；地产板块地区公司设立档案室。
3. 住宅地产项目各地区公司、商业地产项目各地区公司、各项目，物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺各部门、各小区根据保管档案的需要可设置资料室。
（三）档案管理人员配备
1. 档案室和档案馆配置具备专业知识的专职档案管理人员。 2. 集团各中心/部门、项目/小区配备兼职档案员即资料员，工程项目资料员应持证上岗。
（四） 档案管理人员及经办人员职责 1. 专职档案管理员
（1） 熟悉公司业务及归档范围，督促所辖各中心、项目、小区及时归档。
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某集团行政档案标准化管理实施办法
